Konfigurationsmöglichkeiten für Ausgaberegeln
Aktualisiert
Um die Ausgabenpolitik klar zu gestalten und optimal zu kontrollieren, ist es wichtig, die geltenden Regeln zu verstehen und sie vernünftig zu gestalten. Ziel dieses Artikels ist die Entmystifizierung dieser entscheidenden Parameter und die Bereitstellung einer detaillierten Perspektive für die Anpassung der Finanzrichtlinien in Ihrem Unternehmen.
Regeln für die Ausgabenrichtlinien:
In Expensya werden vier Arten von Ausgabenregelungen angeboten, die jeweils ihre eigenen Ziele und Vorteile haben.
Warnung:
Der Zweck von Warnregeln ist die Benachrichtigung der Benutzer, wenn sie sich einer bestimmten Grenze oder Bedingung nähern. Sie werden verwendet, um die Benutzer für die Ausgabenpolitik zu sensibilisieren, ohne ihre Aktionen zu blockieren.
Beispielsweise können Sie eine Warnregel für Ausgaben erstellen, die einen bestimmten Betrag überschreiten, und eine Benachrichtigung generieren, um die Benutzer darauf aufmerksam zu machen.
Erstattung nach Höchstbetrag:
Regeln für Obergrenzen legen Obergrenzen für die Ausgaben in bestimmten Kategorien fest. Dies hilft, die Kosten unter Kontrolle zu halten. Übermäßige Ausgaben werden vermieden.Ein Beispiel hierfür wäre die Festlegung eines monatlichen Limits für Geschäftsreisen.
Blockierende Richtlinie:
Mit Blockierungsregeln werden Benutzer daran gehindert, Ausgaben zu tätigen, die gegen die festgelegten Richtlinien verstoßen. Diese Regeln sind strikt und verhindern alle Aktionen, die nicht im Einklang mit den Richtlinien sind.
Um beispielsweise Ausgaben außerhalb der Arbeitszeiten zu verhindern, können Sie eine blockierende Regel einrichten.
Pauschale Erstattung:
Pauschalregeln werden verwendet, um für bestimmte Kategorien einen festen Betrag oder einen Bereich von zulässigen Ausgaben festzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ausgaben innerhalb der festgelegten Grenzen bleiben.
Zum Beispiel können Sie einen monatlichen Pauschalbetrag für Verpflegungskosten festlegen, um übermäßige Ausgaben zu begrenzen.
Bedingungen für die Anwendung der Regeln :
- Ausgabedatum :
Beispiel: In einem Unternehmen werden aus internen Gründen die Ausgaben für Transportkosten auf die Werktage der Woche beschränkt. Ausgaben, die am Wochenende getätigt werden, unterliegen dann automatisch bestimmten Bedingungen gemäß der festgelegten Regel.
- Ausgabenkategorie:
Beispiel: Wenn ein Unternehmen die Ausgaben für Mahlzeiten kontrollieren möchte, könnte es eine spezielle Regel erstellen, die nur für die Kategorie "Mahlzeiten" gilt und die Budgetverwendung für diese Ausgabenart einschränkt.
- Maximaler Ausgabenbetrag :
Beispiel: Ein Unternehmen könnte eine Obergrenze für die Erstattung von Reisekosten in Höhe von 1000 Euro festlegen. Die Regel wird ausgelöst, wenn ein Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung einreicht, die dieses Limit überschreitet.
• Rückerstattungsfähigkeit der Ausgaben :
Beispiel: Mit dieser Option können Unternehmen wählen, ob die Regel nur für erstattungsfähige oder nicht erstattungsfähige Ausgaben gilt.
- Interne und externe Gäste :
Für interne Gäste: Ein Unternehmen könnte eine Sonderregel für Ausgaben mit Gästen anwenden.
- Rechnungsstellung an den Kunden:
Beispiel: Für die Kosten, die den Kunden in Rechnung gestellt werden, kann ein Unternehmen bestimmte Regeln anwenden.
- zu einer bestimmten Nutzergruppe gehören:
Beispiel: Ein Unternehmen kann eine Ausgabenregel einer einzelnen oder mehreren Gruppen zuweisen, um die zugewiesenen Budgets zielgerichteter zu verwalten.
- Projekt oder Wert des benutzerdefinierten Feldes:
Beispiel: Ein Unternehmen, die verschiedene Projekte bearbeitet, könnte für jeden Fall oder für jeden Wert eines bereits angelegten Benutzerfeldes spezifische Regeln anlegen
