Buchhaltungsdaten der Kategorien nach Gruppe
Für den Administrator eines Unternehmens mit mehreren Niederlassungen vereinfacht diese Funktion die Verwaltung und Pflege des Expensya-Accounts. Wenn Sie für eine Spesenkategorie je nach Benutzergruppe unterschiedliche Buchhaltungsdaten haben, können Sie diese Funktion aktivieren, um die Kategorien in Unterkategorien nach Gruppen zu unterteilen und für jede Unterkategorie die spezifischen Buchhaltungsdaten je nach Bedarf zu konfigurieren.
1- Aktivierung der Buchhaltungsdaten der Kategorien nach Gruppe:
Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie auf die Registerkarte „Admin“
- Klicken Sie auf das Menü „Globale Einstellungen“ und dann auf das Untermenü „Buchhaltung“
- Aktivieren Sie die Option: „Buchhaltungsdaten für Kategorien nach Gruppe: Sie können Unterkategorien erstellen, die unter einer globalen Kategorie (Hauptkategorie) gruppiert sind.”
2- Erstellung der Unterkategorien nach Gruppe für eine Hauptkategorie: Beispiel Flugreisen
Um Unterkategorien nach Gruppe und somit nach Kontenplan zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Admin“, das Menü „Einstellungen“ und das Untermenü „Kategorien“
- Suchen Sie die Kategorie „Flugreisen“ und klicken Sie darauf
- Klicken Sie auf „Diese Liste bearbeiten“
- Klicken Sie auf das Feld „Betroffene Benutzergruppen“ und wählen Sie die betreffende Gruppe aus, dann speichern Sie.
- Bevor Sie die Einstellungen ändern, achten Sie immer darauf, welche Unterkategorie gerade in Bearbeitung ist (diese wählen Sie in der Dropdown-Liste “Unterkategorie” aus). Ändern Sie dann alle gewünschten Angaben – z.B. den Namen der Unterkategorie, das Kostenkonto und das Mehrwertsteuerkonto unter der Registerkarte „Steuer“, und speichern Sie die Änderungen.
- Gruppe 1: Deutschland: umfasst Nutzer, die zur deutschen Niederlassung gehören
- Gruppe 2: Österreich: umfasst Nutzer, die zur österreichischen Niederlassung gehören
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Aktivieren Sie die angezeigten Einstellungen für diese Unterkategorie“ für die Gruppe Österreich deaktivieren, führt dies dazu, dass Nutzer in Österreich nur die standardmäßige Hauptkategorie (Flugreisen) und nicht die Unterkategorie „Flugreisen Österreich“ sehen. Und wenn Sie es für die Gruppe Deutschland aktivieren, werden Nutzer in Deutschland nur die Unterkategorie „Flugreisen Deutschland“ und nicht die Hauptkategorie „Flugreisen“ sehen.
- Globale Einstellungen
- Benutzerdefinierte Felder
- Buchhaltung
Was die vordefinierten Kategorien, Benutzergruppen und Händler-Websites betrifft, so gelten diese für die Mutterkategorie (die Standardwerte der Kategorie Gastronomie in diesem Beispiel). Sie haben nicht die Möglichkeit, sie separat einzustellen, weder über das Web noch über den Import.
3- Ein praktisches Beispiel
Ein Unternehmen mit zwei Tochtergesellschaften (Deutschland und Österreich) mit jeweils einem Kontenplan. Der Administrator möchte für diese beiden Tochtergesellschaften die Kategorie Flugreisen konfigurieren.
Zunächst wird er die folgenden zwei Gruppen erstellen:
- Gruppe 1: Deutschland
- Gruppe 2: Österreich
Option 1:
- Die Hauptkategorie („Standardwerte“) Flugreisen hat keine zugewiesene Gruppe
- Kostenkonto ist leer
- Sie ist aktiv
- Unterkategorie 1:
- Titel: Flugreisen Deutschland
- Der Gruppe 1 „Deutschland“ zugewiesen
- Kostenkonto XXXX
- Unterkategorie 2:
- Titel: Flugreisen Österreich
- Der Gruppe 2 „Österreich“ zugewiesen
- Kostenkonto YYYY
Option 2:
- Die Hauptkategorie („Standardwerte“) Flugreisen hat keine zugewiesene Gruppe
- Kostenkonto leer
- Deaktivieren
Unterkategorie 1:
Titel: Flugreisen Deutschland
- Der Gruppe 1 „Deutschland“ zugewiesen
- Kostenkonto XXXX
- Unterkategorie 2:
- Titel: Flugreisen Österreich
- Der Gruppe 2 „Österreich“ zugewiesen
- Kostenkonto YYYY
Option 3:
- Die Hauptkategorie („Standardwerte“) Flugreisen wird der Gruppe 1 „Deutschland“ zugewiesen
- Titel: Flugreisen Deutschland
- Deutsches Kostenkonto XXXX
- Die Hauptkategorie verhält sich in diesem Fall wie eine Unterkategorie
- Unterkategorie 2:
- Titel: Flugreisen Österreich
- Der Gruppe 2 „Österreich“ zugewiesen
- Kostenkonto YYYY
In der nachstehenden Situation geschieht für jede der oben genannten Optionen folgendes:
Situation | Option 1 | Option 2 | Option 3 |
Sie deaktivieren die Unterkategorie „Flugreisen Österreich“, die der Gruppe 2 „Österreich“ zugewiesen ist | Die Hauptkategorie ist aktiviert, hat keine definierte Gruppe und ist für alle Gruppen sichtbar, einschließlich der Gruppe „Österreich“. Die Ausgaben für „Flugreisen“ von Mitarbeitenden der Gruppe „Österreich“ haben jedoch kein Exportkostenkonto. | Mitarbeitende der Gruppe „Österreich“ sehen die Kategorie „Flugreisen“ überhaupt nicht | Mitarbeitende der Gruppe „Österreich“ sehen die Kategorie „Flugreisen“ überhaupt nicht |
