Wie kann ich ein Budget beantragen ?
Bevor Sie Ihre Karte benutzen, müssen Sie ein Budget beantragen und es genehmigen lassen, bevor Sie mit Ihrer Expensya Card einkaufen.
Um ein Budget zu beantragen, können Sie eine der beiden unten aufgeführten Methoden anwenden.
Option 1: Beantragen Sie ein Budget auf der Seite „Meine Karten”.
Sie können ein Budget direkt auf der Seite „Meine Karten” unter den Unterabschnitten „Virtuelle Karte” und/oder „Physische Karte” beantragen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Navigieren Sie zum Menü „Kostenkarte”.
- Öffnen Sie das Untermenü „Meine Karten”.
- Wählen Sie „Virtuelle Karte” oder „Physische Karte”.
- Klicken Sie auf „Ein neues Budget beantragen”.
Option 2: Beantragen Sie ein Budget auf der Seite „Meine Budgets”.
Sie können ein Budget direkt auf der Seite „Meine Budgets” beantragen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Navigieren Sie zum Menü „Ausgabenkarte”.
- Öffnen Sie das Untermenü „Meine Budgets”.
- Klicken Sie auf „Ein Budget beantragen”.
Welche Angaben muss ich bei der Beantragung eines Budgets machen ?
Bei der Beantragung eines Budgets müssen folgende Angaben gemacht werden:
- Grund: Beschreiben Sie in wenigen Worten den Grund, warum Sie dieses Budget benötigen, z. B. „LinkedIn-Abonnement” oder „Geschäftsreise nach Madrid”. Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, kann der Prüfer den Grund für den Budgetantrag nachvollziehen.
- Betrag: In dieses Feld müssen Sie den beantragten Betrag in Euro eingeben. Falls Sie ein Budget für eine Transaktion beantragen, die in einer anderen Währung abgewickelt wird, sollten Sie das Budget trotzdem in Euro beantragen. Dazu müssen Sie den zu erwartenden Betrag umrechnen und eine Marge für den Währungsumtausch einrechnen.
- Häufigkeit der automatischen Erneuerung: Für die Häufigkeit des Budgets stehen zwei Optionen zur Verfügung: Wenn es sich um eine einmalige Ausgabe handelt, sollten Sie „Einmalig” wählen. Wenn die Art der Ausgabe jedoch eine regelmäßige Wiederholung erfordert, sollten Sie „Monatlich” wählen.
- Ablaufdatum: Wenn Sie die Häufigkeit „Einmalig” für das Budget wählen, müssen Sie ein Ablaufdatum für das angeforderte Budget angeben. Nach Ablauf des angegebenen Datums läuft das Budget automatisch ab.
- Projekt: Sie müssen das Projekt auswählen, das dem beantragten Budget entspricht.
- Details: In diesem optionalen Feld können Sie zusätzliche Informationen über den Budgetantrag angeben. Dies wird dem Prüfer helfen, die Gründe für den Budgetantrag zu verstehen.
- Kategorien: Hier können Sie die Händlerkategorien anzeigen, für die Sie Ausgaben tätigen dürfen.
- Angehängte Dateien: Wenn Sie eine Datei haben, die den Budgetantrag rechtfertigen kann, können Sie diese hochladen.
Sobald Sie die erforderlichen Felder ausgefüllt haben, sollten Sie auf „Absenden” klicken.
Der Budgetantrag wird sofort an den Prüfer zur Überprüfung und Validierung weitergeleitet. Sobald das Budget genehmigt ist, wird das System Ihre Karte automatisch mit dem neu genehmigten Budget verknüpfen, sofern Sie keine anderen Budgets genehmigt haben.
Sie erhalten eine E-Mail-Bestätigung, sobald der Prüfer auf den Budgetantrag reagiert hat.
