Validierungszyklus und Ausgabeworkflow
In Expensya entspricht eine Ausgabe einem Betrag, der in einem beruflichen Kontext mit eigenen Finanzmitteln verausgabt wurde.
Jede Ausgabe durchläuft während ihres Lebenszyklus mehrere Status.
- Offen: Die Quittung wurde hochgeladen und die Ausgabe wird durch die intelligente Zeichenerkennungstechnologie erstellt.
- Zu prüfen: Die Ausgabe wurde kürzlich mit dem Schnellscanverfahren erfasst. Das System bittet um Überprüfung und Bestätigung der Richtigkeit der eingelesenen Informationen.
- Zum einreichen: Die Ausgabe wurde entweder manuell erfasst oder bereits geprüft. Daher wird das System keine weitere Prüfung anfordern.
An diesem Punkt müssen Sie die Ausgabe einer Abrechnung zuordnen, um mit der Bearbeitung fortfahren zu können. Ausgaben und Abrechnungen haben dann den gleichen Status.
- Eingereicht: Die Ausgabe wurde einer Abrechnung zugeordnet und zur Genehmigung an Ihren Vorgesetzten geschickt.
- In validierung: Dieser Status trifft nur zu, wenn Ihr Unternehmen ein höheres Prüfungsniveau für die von Ihrem Manager genehmigten Abrechnungen einführt.
- Genehmigt oder Abgelehnt: Wenn die Abrechnung genehmigt wurde, kann der nächste Status erreicht werden. Wird sie abgelehnt, erhält sie den Status "Entwurf". Die Ausgaben werden als "geprüft" gekennzeichnet.
Wird eine Abrechnung abgelehnt, muss der Mitarbeiter Änderungen vornehmen, bevor er die Abrechnung zurücksendet. Es ist nicht möglich, eine abgelehnte Abrechnung ohne Änderungen zurückzusenden.
- Bei der Buchhaltung: Die Abrechnung mit Ihren Ausgaben wurde von Ihrem Vorgesetzten genehmigt und an die Buchhaltung weitergeleitet.
Hat der Mitarbeiter mehr als einen Genehmigenden, wird die Ausgabe erst nach Genehmigung durch alle Genehmigenden an die Buchhaltung weitergeleitet. Folglich kann der Buchhalter die Ausgaben auf der Registerkarte "Buchhaltung" erst einsehen, wenn alle Genehmigenden zugestimmt haben.
- Archiviert: Die abrechnung wurde von Ihrem Buchhalter archiviert. Sie wird aus Expensya entnommen und in Ihr Buchhaltungssystem integriert. Die Rückerstattung erfolgt außerhalb von Expensya gemäß den Fristen Ihres Unternehmens.
Der Status, der für die Benutzer sichtbar ist, hängt von dem Validierungsfluss ab, den der Arbeitgeber auf Expensya eingerichtet hat
