Flux d'une Dépense
Chez Expensya, une dépense correspond à une somme engagée et payée avec vos propres moyens financiers dans le cadre professionnel.
Chaque dépense saisie passe par plusieurs statuts durant son cycle de vie:
- Téléchargée: Le reçu a été téléchargé et la dépense est en cours de création par la reconnaissance intelligente.
- A vérifier: La dépense a été saisie à travers la reconnaissance intelligente. Le système a besoin que vous vérifiiez et confirmiez que les informations lues sont correctes.
- A soumettre: la dépense a été saisie manuellement ou a déjà été vérifiée. Le système ne vous demandera pas de vérification supplémentaire car le scan intelligent n'a pas été utilisé.
A partir de là, le statut d'une dépense est calqué sur celui de la note à laquelle elle est assignée.
- Envoyée: la dépense a été assignée à une note et envoyée à votre supérieur hiérarchique pour validation.
- En validation: ce statut n’est applicable que si votre entreprise met en place un niveau supérieur de vérification des notes approuvées par votre manager.
Si la note soumise à votre supérieur hiérarchique pour validation est approuvée, elle passe au statut suivant. Si elle est rejetée, la note repasse à l’état ‘Rejetée’ et les dépenses qui y ont assignées porteront le statut "A soumettre".
Si une note est rejetée par le validateur, l'employé doit apporter des modifications avant de pouvoir la renvoyer. Il n'est pas possible de renvoyer une note rejetée sans modifications.
- A la compta: la note qui contient votre dépense a été approuvée par votre manager et transmise à votre comptabilité.
Dans le cas où l'employé a plus d'un validateur, la dépense n'est transmise à la comptabilité qu'après avoir été validée par tous les validateurs. Ainsi, le comptable ne peut voir la dépense dans l'onglet "Comptable" qu'après sa validation par tous les validateurs.
- Archivée: votre comptable a archivé la note. Elle est extraite d’Expensya et intégrée sur votre système de comptabilité. Le remboursement aura lieu selon les délais et moyens fixés par votre entreprise, et ce, en dehors du cadre d'Expensya.
Les statuts visibles par les utilisateurs dépendent du flux de validation établi par leur employeur sur Expensya.
