Diviser une dépense
Division d'une dépense en plusieurs catégories
Si vous disposez d'une facture comportant des dépenses dans plusieurs catégories et que vous souhaitez voir toutes les catégories reconnues sur la facture afin de les examiner et les envoyer pour approbation, vous devriez opter pour l'option Diviser la dépense.
Le processus est assez simple sur le site Expensya. Il vous suffit de suivre ces étapes simples:
- Téléversez votre facture contenant les dépenses dans plusieurs catégories en utilisant l'option Scan Rapide.
- Vérifiez les champs pré-remplis et sélectionnez un projet.
- Choisissez l'option Diviser la dépense.
- Une nouvelle fenêtre s'affichera, vous permettant de :
- Ajouter des lignes de catégories
- Modifier les données de chaque ligne de catégorie
- Supprimer des lignes de catégories
- Une fois enregistrée, une dépense sera créée pour chaque catégorie, sous le statut À vérifier.
Maintenant, vous pouvez poursuivre avec les étapes restantes :
- Examinez chaque dépense créée séparément.
- Confirmez-les.
- Attachez-les à une note.
- Envoyez-les pour approbation.
Division des Dépenses par Centre de Coût (Affaire)
La fonctionnalité de division par Centre de Coût (affaire) complète le système existant de gestion des dépenses en permettant aux utilisateurs de répartir les dépenses selon plusieurs dimensions, y compris les Centres de Coût, les Champs Personnalisés et les dépenses liées à des transactions.
Cette fonctionnalité est essentielle pour les équipes financières, les comptables et les chefs de projet qui ont besoin d’une répartition précise des dépenses afin de garantir un suivi et un reporting financier exacts.
Comment utiliser la fonctionnalité Répartition par Centre de Coût
- Accédez à une dépense ayant le statut À Vérifier ou À Soumettre.
- Cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sur le bouton Diviser la dépense. Par défaut, l’interface de répartition affichera les colonnes obligatoires suivantes :
- Catégorie
- Montant
- TVA%
- Valeur TVA
Des colonnes supplémentaires facultatives peuvent être ajoutées, telles que :
- Champs Personnalisés
- Projets (Centres de Coût)
Le montant total des dépenses réparties doit être égal à la valeur initiale de la dépense.
- Un indicateur de calcul affichera le solde restant.
- Le bouton de répartition restera inactif jusqu’à ce que le total corresponde au montant initial.
- Le montant total apparaîtra en rouge jusqu’à ce qu’il soit équilibré.
- Une fois toutes les répartitions correctement catégorisées et équilibrées, cliquez sur Enregistrer pour finaliser la répartition.
