Aufteilen einer Ausgabe

Aufteilen einer Ausgabe in mehrere Kategorien

Wenn Sie eine Rechnung mit Ausgaben in mehreren Kategorien haben und die erkannten Kategorien überprüfen, bestätigen und zur Validierung senden möchten, verwenden Sie die Option Ausgabe aufteilen.

Der Prozess ist ziemlich einfach mit der Expensya-Website, folgen Sie einfach diesen einfachen Schritten:

  1. Laden Sie Ihre Rechnung mit den Ausgaben in mehreren Kategorien mithilfe der Fast Scan®-Option hoch.
  2. Überprüfen Sie die vorausgefüllten Felder und wählen Sie ein Projekt aus.
  3. Wählen Sie die Option Die Ausgabe teilen.
  4. Ein neues Fenster wird geöffnet, in dem Sie:
  • Kategorielinien hinzufügen können.
  • Die Daten jeder Kategorielinie ändern können.
  • Kategorielinien löschen können.

  1. Nachdem Sie gespeichert haben, wird für jede Kategorie eine Ausgabe im Status Zu prüfen erstellt.

Jetzt können Sie mit den verbleibenden Schritten fortfahren:

  1. Überprüfen Sie jede erstellte Ausgabe separat.
  2. Bestätigen Sie sie.
  3. Fügen Sie sie einer Notiz hinzu.
  4. Senden Sie sie zur Validierung.
Aufteilen von Ausgaben nach Kostenstelle (Projekt)

Die Funktion „Aufteilung nach Kostenstelle“ ergänzt das bestehende Ausgabenmanagementsystem, indem sie den Benutzern ermöglicht, Ausgaben auf verschiedene Dimensionen wie Kostenstellen, benutzerdefinierte Felder und transaktionsbezogene Ausgaben zu verteilen. Dies ist entscheidend für Finanzteams, Buchhalter und Projektmanager, die eine präzise Zuordnung der Ausgaben für eine genaue finanzielle Nachverfolgung und Berichterstattung benötigen.

Wie man die Funktion „Aufteilen nach Kostenstelle“ verwendet

  1. Navigieren Sie zu einer Ausgabe, die den Status Zu prüfen oder Zum Einzureichen hat.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü Aktionen auf die Schaltfläche Die Ausgabe Teilen. Standardmäßig zeigt die Split-Interface die folgenden obligatorischen Spalten an:

  • Kategorie
  • Betrag
  • MwSt.%
  • MwSt.-Wert

Zusätzliche optionale Spalten können hinzugefügt werden, wie z. B.:

  • Benutzerdefinierte Felder
  • Projekte (Kostenstellen)
Sie können eine Ausgabe in maximal 10 Teile aufteilen.

Der Gesamtbetrag der geteilten Ausgaben muss dem ursprünglichen Ausgabenwert entsprechen.

  • Ein Rechnerindikator zeigt den verbleibenden Saldo an.
  • Der Split-Button bleibt inaktiv, bis der Gesamtbetrag mit dem Originalbetrag übereinstimmt.
  • Der Gesamtbetrag wird rot angezeigt, bis er ausgeglichen ist.

  1. Sobald alle Aufteilungen richtig kategorisiert und ausgeglichen sind, klicken Sie auf „Speichern“, um die Teilung abzuschließen.

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