Datos contables de las categorías por grupo
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Si eres un administrador de una instancia multiusuario, puedes utilizar esta funcionalidad para simplificar la gestión y el mantenimiento de la cuenta. Por ejemplo, si tienes datos contables distintos para una misma categoría, podrás duplicar las categorías y convertirlas en subcategorías, en función de los grupos, y configurar los datos contables para cada una de ellas según tus necesidades.
Aviso: Primero tendrás que haber creado grupos de usuarios. En el siguiente artículo te explicamos cómo hacerlo.
1- Activación de los datos contables en las categorías por grupo:
A continuación te explicamos los pasos a seguir para activar esta funcionalidad:
- Dirígete a Administración
- Haz clic en Configuración global y seguidamente en Contabilidad
- Activa la opción «Datos contables de las categorías por grupo: crear subcategorías agrupadas bajo una misma categoría global (categoría principal).»
2- Creación de subcategorías por grupo para una categoría global: Ejemplo: Comida
Sigue estos pasos para crear subcategorías por grupo y por lo tanto, por plan contable:
- Haz clic en la pestaña Administración, en el menú de la derecha selecciona Configuración avanzada y luego Categorías
- Busca la categoría Comida en la barra de navegación y haz clic en ella
- Haz clic en Modificar esta lista
- Haz clic en el campo Filial o entidad y selecciona la filial que quieras. Cambia el título de la categoría, en la pestaña Contable modifica la cuenta de gastos y la cuenta de IVA y haz clic en Guardar.
- Grupo 1: Francia; agrupa a los usuarios que residen en Francia
- Grupo 2: España; agrupa a los usuarios que residen en España
Si desmarcamos la casilla «Activar los ajustes que se muestran a continuación para esta subcategoría» para el grupo España, los usuarios que residen en España solamente verán la categoría principal por defecto (Comida) y no la subcategoría «Comida España». Si activamos la misma casilla para el grupo Francia, los usuarios que residen en Francia solamente verán la subcategoría «Comida Francia» y no la categoría principal «Comida».
- Parámetros básicos
- Contabilidad
- Personalización
En cuanto a las categorías predefinidas, los grupos de usuarios y los sitios comerciales, éstos son aplicables para la categoría principal (los valores por defecto para la categoría Comida en este ejemplo). No tienes la posibilidad de configurarlos por separado, ni desde la web ni desde el importe.
3- Un caso práctico :
Una empresa con dos filiales, una en Francia y otra en España, cada una de ellas con un plan contable. El administrador quiere configurar la categoría Comida para estas dos filiales.
Primero de todo, creará los dos grupos siguientes:
- Grupo 1: Francia
- Grupo 2: España
Opción 1:
- La categoría principal Comida, «valores por defecto», no tiene grupo asignado
- Cuenta de gastos vacía
- Está activada
- Subcategoría 1:
- Título: Comida Francia
- Asignada al grupo 1 «Francia»
- Cuenta de gastos XXXX
- Subcategoría 2:
- Título: Comida España
- Asignada al grupo 2 «España»
- Cuenta de gastos YYYY
Opción 2:
- La categoría principal Comida, «valores por defecto», no tiene grupo asignado
- Cuenta de gastos vacía
- La desactivamos
- Subcategoría 1:
- Título: Comida Francia
- Asignada al grupo 1 «Francia»
- Cuenta de gastos XXXX
- Subcategoría 2:
- Título: Comida España
- Asignada al grupo 2 «España»
- Cuenta de gastos YYYY
Opción 3:
- La categoría principal, «valores por defecto», está asignada al grupo 1: «Francia»
- Título: Comida Francia
- Cuenta de gastos francesa XXXX
- En este caso la categoría principal se comporta como una subcategoría
- Subcategoría 2:
- Título: Comida España
- Asignada al grupo 2 «España»
- Cuenta de gastos YYYY
Esto es lo que sucede en la siguiente situación para cada una de las opciones anteriores :
Situación | Opción 1 | Opción 2 | Opción 3 |
Desactivar la subcategoría «Comida Francia» asignada al grupo 2 «Francia» | Categoría principal activada, no tiene grupo definido, visible para todos los grupos, entre ellos el grupo «Francia» Sin embargo, los gastos de «Comida» de los empleados del grupo «Francia» no tendrán una cuenta de gastos para exportar. | Los empleados del grupo «Francia» no pueden ver la categoría «Comida» | Los empleados del grupo «Francia» no pueden ver la categoría «Comida» |
