Exportación de Cube BI
¿Qué es un archivo de Exportación Cube BI?
La exportación BI Cube de Expensya es un archivo en formato CSV delimitado por puntos y comas.
Este archivo centraliza los gastos de la empresa en Expensya.
Cada línea en la exportación Cube BI representa un gasto en Expensya.
¿Qué datos se representan en el cube BI?
Podemos encontrar los siguientes datos en el Cubo:
- Los gastos.
- Las anticipos.
- Las reservas.
- Los créditos.
- Las indemnizaciones de viaje.
- Las fechas y vencimientos de validación.
- Los nombres de todos los validadores (todo el flujo de validación).
==> Algunos datos solo pueden aparecer en la exportación BI Cube si se han configurado ciertas configuraciones a nivel de la cuenta de un cliente. Ejemplo: si un cliente no tiene el módulo Travel, los datos relacionados con la parte de reserva no se mostrarán en el Cubo.
Específicamente, hay la posibilidad de incluir:
- El archivo de etiquetas por usuarios.
- El archivo de transacciones.
Información adicional:
Los datos expuestos en la exportación BI Cube se muestran según la última actualización realizada a nivel de los gastos.
Expensya actualiza el Cubo llamando a todos los gastos de los clientes desde la fecha de creación de la empresa hasta el D-1.
El filtrado de los datos del cubo con respecto a las fechas, categorías de gasto, etc., no se realiza desde Expensya.
Especificación del archivo BI Cube:
Aquí hay una especificación de las columnas y sus descripciones en la exportación BI Cube:
Columna | Nombre de la columna | Descripción |
A | Id | El identificador único del gasto en la base de datos de Expensya. |
B | Value | El valor del gasto con la divisa en la que se realizó. |
C | ValueInCurrency | El valor del gasto en la divisa de la empresa. Si el gasto está en una moneda extranjera, el valor corresponde al valor convertido. |
D | ValueToReimburse | El valor a reembolsar del gasto convertido en la divisa de la compañía. Esto es el límite de reembolso o bien si el gasto es no reembolsable, este valor será 0. |
E | Currency | La divisa del gasto. |
F | DateInvoice | La fecha en la que se realizó el gasto. |
G | DateCreation | La fecha de adición del gasto en Expensya. |
H | MerchantName | Nombre del proveedor (McDonald's, Ibis Hotel, Shell…). |
I | MerchantCountry | País en el que se realizó el gasto |
J | MissionID | El identificador único de la nota (misión) que contiene el gasto. |
K | MissionShortId | El identificador único de la nota (misión) dentro de la empresa que contiene el gasto (vacío si es un orden de misión) |
L | MissionOrderShortId | El identificador único del orden de misión dentro de la empresa que contiene el gasto (vacío si no es un orden de misión) |
M | MissionType | Un entero que describe el tipo de la (misión) que contiene el gasto. |
N | MissionState | Este campo describe el estado de la nota que contiene el gasto (rechazada, en contabilidad, validada, archivada, enviada, registrada). |
O | CategoryName | El nombre de la categoría. |
P | Categorie | El tipo de categoría. Ejemplo: Restaurante, Alojamiento... |
Q | ToReimburse | Este campo indica si el gasto es reembolsable "True" o no "False". |
R | IsBillable | Este campo indica si el gasto es facturable al cliente "True" o no "False". |
S | TvaValue | Valor del IVA del gasto. |
T | TvaInCurrency | El valor del IVA convertido en la divisa de la empresa. |
U | VatClaim | Valor del IVA recuperable |
V | VatClaimPourcent | El porcentaje de la recuperación del IVA |
W | CompanyId | El identificador de la empresa en la base de datos de Expensya. |
X | CompanyCreationDate | La fecha de creación de la empresa en Expensya. |
Y | CountryCode | País de la empresa del colaborador que creó el gasto. |
Z | InFRCompany | La ubicación de la empresa: Francia Otros paises |
AA | UserID | El identificador único del usuario (Colaborador) que creó el gasto en la |
AB | UserMail | El correo del colaborador que creó el gasto. |
AC | UserName | El nombre y apellido del colaborador que creó el gasto. |
AD | PayId | La matrícula del usuario |
AE | PayId2 | El 1er eje analítico del usuario que creó el gasto. |
AF | PayId3 | El 2º eje analítico del usuario que creó el gasto. |
AG | PayId4 | El 3º eje analítico del usuario que creó el gasto. |
AH | PayId5 | El 4º eje analítico del usuario que creó el gasto |
AI | PayId6 | El 5º eje analítico del usuario que creó el gasto. |
AJ | UserCurrency | La divisa del colaborador que creó el gasto. Este campo está vacío o es igual a “NULL” cuando el usuario tiene la misma divisa que su empresa. |
AK | UserType | El rol de Expensya del colaborador que creó el gasto. |
AL | UserCreationDate | La fecha de adición/creación del usuario de la empresa en Expensya. |
AM | LocalCountry | País del colaborador. Si está vacío o es “NULL” significa que el usuario tiene el mismo país que su empresa. |
AN | ProjectName | El nombre del proyecto del gasto. |
AO | ProjectReference | La referencia del proyecto del gasto |
AP | ProjectExternalId | El identificador único de un proyecto. |
AQ | ProjectValidatorId | El identificador único del validador de un proyecto. |
AR | VehiculeID | En el caso de una indemnización kilométrica esta columna contiene el identificador único del vehículo (utilizado para este desplazamiento) en la base de datos de Expensya |
AS | VehicleType | Cuando se trata de indemnizaciones kilométricas esta columna contiene el tipo de vehículo utilizado. |
AT | ChargeAccount | Cuenta de carga de la categoría del gasto. Ejemplo: 625100, 625200... |
AU | Units | En el caso de un gasto con invitados (externos y/o internos) esta columna contiene el número de invitados + 1 (el colaborador está incluido) De otro modo, si la categoría del gasto es alojamiento y contiene varias noches, esta columna contiene el número de noches. De otro modo, si hay invitados y noches, se calculará de la siguiente manera: Units = (número de invitados + 1)
De otro modo, siempre se definirá a 1. |
AV | Guests | Contiene la lista de identificadores únicos de los diferentes invitados relacionados con un gasto (generalmente una lista de correos electrónicos). |
AW | GuestsFullNames | Contiene la lista de nombres y apellidos de los diferentes invitados relacionados con un gasto. |
AX | Conformite | Si el gasto no está conforme con las reglas de la empresa, esta columna contiene "False". De lo contrario, contiene "True". |
AY | BrokenRuleBudget | Si el gasto no está conforme con las reglas de la empresa, esta columna contiene el límite de la regla a aplicar. |
AZ | RuleCurrency | Esta columna contiene la divisa de la regla. |
BA | Depassement | Si el gasto no está conforme con las reglas de la empresa, esta columna contiene la diferencia entre el valor del gasto y el límite de la regla aplicada a este gasto. |
BB | OneUnitValue | El valor del gasto dividido por el número de "units" (número de noches para alojamientos o número de invitados en un gasto). |
BC | RuleDescription | Si el gasto no está conforme con las reglas de la empresa, esta columna contiene la descripción de la regla a aplicar sobre el gasto. |
BD | RuleType | RuleType Si el gasto no está conforme con las reglas de la empresa, esta columna contiene el tipo de la regla a aplicar sobre el gasto. -Warning. -Mandatory. -ReimbursableByCeiling (Regla por límite). -ReimbursableByFlatRate (Regla por tarifa fija). -Solicitud de excepción. |
BE | RuleStartPeriodDate | Esta columna contiene la fecha de inicio efectiva de la regla si es una regla por período |
BF | RuleEndPeriodDate | Esta columna contiene la fecha de fin efectiva de la regla. De lo contrario, estaría vacía. |
BG | RuleName | Si el gasto no está conforme con las reglas de la empresa, esta columna contiene el nombre de la regla a aplicar sobre el gasto. |
BH | ManagerName | El nombre y apellido del manager del colaborador que creó el gasto. |
BI | ReviewerName | El nombre y apellido del revisor del colaborador que creó el gasto. |
BJ | InvoiceStartDate | En el caso de indemnizaciones kilométricas o gastos de viaje, es la fecha de salida. |
BK | TravelPolicy | En el caso de una interfaz con un actor de viaje como Egencia, este campo describe la conformidad del gasto con las políticas de la empresa, por los valores "Sí" o "No". |
BL | TravelReasonDescription | Para los gastos de viaje y en el caso de un gasto no conforme, esta columna contiene la razón por la cual se creó el gasto. |
BM | TravelDetails | Para los gastos de viaje, esta columna contiene toda la información relacionada con las reservas. |
BN | DateEnvoi | Fecha de envío de la nota para verificación o validación. |
BO | DateValidation | Fecha en la que la nota fue validada o rechazada. |
BP | DateArchivage | Fecha de archivado de la nota. |
BQ | MileageDistance | La distancia recorrida si se trata de una indemnización kilométrica |
BR | InvoiceSource | El origen del gasto (web, móvil, email, transacción). |
BS | InFR | Este campo indica si el gasto se realizó en Francia o no. |
BT | BI1 | Un campo para almacenar una configuración de usuario si se solicita. |
BU | BI2 | Un campo para almacenar una configuración de usuario si se solicita. |
BV | BI3 | Un campo para almacenar una configuración de usuario si se solicita. |
BW | Retard | El retraso desde la fecha del gasto hasta su creación en Expensya. |
BX | VoyageLocal | La naturaleza del gasto en relación con la ubicación de la empresa:
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BY | RejectionComment | El comentario de rechazo del gasto. |
BZ | PaymentInstrument | El medio de pago utilizado. |
CA | IKConformity | La conformidad del gasto si se trata de una indemnización kilométrica:
recorrida no ha sido modificada por el usuario.
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CB | VehicleName | En el caso de una indemnización kilométrica, esta columna contiene el nombre del vehículo utilizado para este desplazamiento. |
CC | RejectorFullName | El nombre del usuario que rechazó el gasto. |
CD | PrimitiveCategories | La categoría primitiva en Expensya |
CE | InvoiceCustomFieldsValues | Esta columna contiene un diccionario de mapeo de todos los campos personalizados del gasto entre el nombre del campo y el valor correspondiente. |
CF | Tags | La lista de etiquetas asociadas al gasto separadas por comas |
CG | Label | El nombre del gasto |
CH | Validators | La lista de nombres y apellidos de los validadores del gasto separados por comas |
CI | HorsePower | En el caso de una indemnización kilométrica, esta columna contiene la potencia fiscal del vehículo utilizado para este desplazamiento. |
CJ | IKRate | En el caso de una indemnización kilométrica, esta columna contiene la tarifa kilométrica utilizada. |
CK | StartCity | En el caso de una indemnización kilométrica, esta columna contiene la dirección de salida para este desplazamiento. |
CL | EndCity | En el caso de una indemnización kilométrica, esta columna contiene la dirección de llegada para este desplazamiento. |
CM | InvoiceDescription | La descripción del gasto |
CN | CreationYearKm | En el caso de una indemnización kilométrica, esta columna contiene, para el vehículo utilizado, el número de kilómetros del año en curso declarados fuera de Expensya. |
CO | LastYearDistanceKm | En el caso de una indemnización kilométrica, esta columna contiene, para el vehículo utilizado, el número de kilómetros del año anterior declarados fuera de Expensya. |
CP | CategoryES | Este campo contiene el nombre de la categoría en español. |
CQ | CategoryNameES | Este campo contiene el nombre de la categoría en español configurado en Expensya. |
CR | CategoryEN | Este campo contiene el nombre de la categoría en inglés. |
CS | CategoryNameEN | Este campo contiene el nombre de la categoría en inglés configurado en Expensya. |
CT | CategoryId | El identificador único de la categoría en Expensya. |
CU | CategoryParentId | El identificador único de la categoría madre en Expensya. |
CV | EntityName | Este campo proporciona el grupo asignado a la categoría del gasto. |
CW | DelaiRemboursement | Es el retraso entre la fecha de validación y la fecha de archivado del gasto. |
CX | DelaiValidation | Es el retraso entre la fecha de envío y la fecha de la primera validación del gasto. |
CY | DelaiSaisi | Es el retraso entre la fecha de creación y la fecha de la factura del gasto. |
CZ | DelaiEnvoiManager | Es el retraso entre la fecha de envío del gasto y la fecha de validación del manager |
DA | DateEnvoiManager | Este campo contiene la fecha de envío para la validación del gasto por parte del manager |
DB | DateValidationManager | Es la fecha de validación del manager del gasto. |
DC | IsConsumedBooking | En el caso de un gasto de viaje, este campo indica si la reserva se ha consumido "True" o no "False". |
DD | ExceedingValueTTC | La conformidad del gasto con respecto a modificaciones del valor TTC:
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DE | ValueInLocalCurrency | El valor del gasto en la divisa del colaborador. |
DF | LocalCurrency | La divisa del colaborador |
DG | HasPhoto | Este campo indica si un justificante está adjunto al gasto "True" o no "False". |
DH | RejectionDate | Fecha del rechazo del gasto. |
DI | ValidatorsMails | La lista de correos electrónicos de los validadores del gasto separados por comas |
DJ | ValidatorsPayIds | La lista de payIds de los validadores del gasto separados por comas |
DK | ProjectExtraData | Esta columna contiene un diccionario de mapeo de todos los datos adicionales configurados a nivel del proyecto (Proyecto) |
