L’export Cube BI
Qu’est-ce qu’un fichier Export Cube BI ?
L’export BI Cube de Expensya est un fichier au format CSV délimité par points virgules.
Ce fichier centralise les dépenses de l’entreprise dans Expensya.
Chaque ligne dans l’export Cube BI représente une dépense dans Expensya
Quelles sont les données représentées dans le cube BI ?
Nous pouvons retrouver les données suivantes dans le Cube :
- Les dépenses.
- Les avances.
- Les réservations.
- Les avoirs.
- Les indemnités de voyage.
- Les dates et échéance de validation.
- Les noms de tous les valideurs (tout le flux de validation).
==> Certaines données ne peuvent figurer dans l’export BI Cube que si certaines configurations sont déjà mises en place au niveau du compte d’un client. Exemple : si un client ne dispose pas du module Travel, les données qui sont liées à la partie réservation ne seront pas affichés dans le Cube.
Notamment, il y’a la possibilité d’inclure :
- Le fichier des tags par utilisateurs.
- Le fichier des transactions.
Informations supplémentaires :
Les données exposées dans l’export BI Cube sont exposées selon la dernière mise à jour apportée au niveau des dépenses.
Exemple : quand une dépense passe du statut « à la compta » en « archivée », dans l’export BI Cube nous afficherons une ligne de dépense avec le statut archivée.
Expensya met à jour le Cube en faisant appel à toutes les dépenses des clients à partir de la date de création de l’entreprise jusqu’au J-1.
Le filtrage des données du cube par rapport au dates, catégories de dépense etc… ne se fait du côté d’Expensya.
Spécification du fichier BI Cube :
Voici une spécification des colonnes et leurs descriptions dans l’export BI Cube :
Colonne | Nom de la colonne | Description |
A | Id | L’identifiant unique de la dépense dans la base de données de Expensya. |
B | Value | La valeur de la dépense avec la devise dans laquelle elle a été faite. |
C | ValueInCurrency | La valeur de la dépense dans la devise de l’entreprise. Si la dépense est en devise étrangère, la valeur correspond à la valeur convertie. |
D | ValueToReimburse | La valeur à rembourser de la dépense convertie dans la devise de la compagnie. C’est àdireleplafondde remboursement ou bien si la dépense est non remboursable cette valeur sera 0. |
E | Currency | La devise de la dépense. |
F | DateInvoice | La date à laquelle la dépense a été faite. |
G | DateCreation | La date d’ajout de la dépense dans Expensya. |
H | MerchantName | Nom du fournisseur (McDonald's, Ibis Hôtel, Shell…). |
I | MerchantCountry | Pays dans lequel la dépense a été faite |
J | MissionID | L’identifiant unique de la note (mission) contenant la dépense. |
K | MissionShortId | L’identifiant unique de la note (mission) dans l’entreprise contenant la dépense (vide si c’est un ordre de mission) |
L | MissionOrderShortId | L’identifiant unique de l’ordre de mission dans l’entreprise contenant la dépense (vide si ce n’est pas un ordre de mission) |
M | MissionType | Un entier qui décrit le type de la qui contient la dépense. |
N | MissionState | Ce champ décrit l’état de la note qui contient la dépense (rejetée, en compta, validée, archivée, envoyée, saisie). |
O | CategoryName | Le nom de la catégorie. |
P | Categorie | Le type de la catégorie. Exemple : Restauration, Hébergement… |
Q | ToReimburse | Ce champ indique si la dépense est remboursable « True » ou non « False ». |
R | IsBillable | Ce champ indique si la dépense est facturable au client « True » ou non « False ». |
S | TvaValue | Valeur de la TVA de la dépense. |
T | TvaInCurrency | La valeur de la TVA convertie dans la devise de l’entreprise. |
U | VatClaim | Valeur de la TVA récupérable |
V | VatClaimPourcent | Le pourcentage de la récupération de la TVA |
W | CompanyId | L’identifiant de l’entreprise dans la base de données Expensya. |
X | CompanyCreationDate | La date de création de l’entreprise de dans Expensya. |
Y | CountryCode | Pays de l’entreprise du collaborateur qui a créé la dépense. |
Z | InFRCompany | L’emplacement de l’entreprise : France Autres pays |
AA | UserID | L’identifiant unique de l’utilisateur (Collaborateur) qui a créé la dépense dans la |
AB | UserMail | Le courriel du collaborateur qui a créé la dépense. |
AC | UserName | Le prénom et le nom du collaborateur qui a créé la dépense. |
AD | PayId | La matricule de l’utilisateur |
AE | PayId2 | Le 1er axe analytique de l’utilisateur qui a créé la dépense. |
AF | PayId3 | Le 2ème axe analytique de l’utilisateur qui a créé la dépense. |
AG | PayId4 | Le 3ème axe analytique de l’utilisateur qui a créé la dépense. |
AH | PayId5 | Le 4ème axe analytique de l’utilisateur qui a créé la dépense |
AI | PayId6 | Le 5ème axe analytique de l’utilisateur qui a créé la dépense. |
AJ | UserCurrency | La devise du collaborateur qui a créé la dépense. Ce champ est vide ou égale à “NULL” lorsque l’utilisateur a la même devise que son entreprise. |
AK | UserType | Le rôle Expensya du collaborateur qui a créé la dépense. |
AL | UserCreationDate | La date d’ajout/création de l’utilisateur de l’entreprise dans Expensya. |
AM | LocalCountry | Pays du collaborateur. Si c’est vide ou “NULL” ça veut dire que l’utilisateur a le même pays de son entreprise. |
AN | ProjectName | Le nom de l’affaire de la dépense. |
AO | ProjectReference | La référence de l’affaire de la dépense |
AP | ProjectExternalId | L’unique identifiant d’une affaire. |
AQ | ProjectValidatorId | L’unique identifiant du valideur d’une affaire. |
AR | VehiculeID | Dans le cas d’une indemnité kilométrique cette colonne contient l’identifiant unique du véhicule (utilisé pour ce déplacement) dans la base de données Expensya |
AS | VehicleType | Lorsqu’il s’agit d'indemnités kilométrique cette colonne contient le type du véhicule utilisé. |
AT | ChargeAccount | Compte de charge de la catégorie de la dépense. Exemple : 625100, 625200... |
AU | Units | Dans le cas d’une dépense ayant des invités (externes et/ou internes) cette colonne contient le nombre d’invités + 1 (le collaborateur est inclus) Sinon, si la catégorie de la dépense est hébergement et contient plusieurs nuitées, cette colonne contient le nombre de nuitées. Sinon, s’il y a des invités et des nuitées elle sera calculée de la façon suivante : Units = (nombre d’invités + 1) * nombre de nuitées. Sinon elle sera toujours définie à 1. |
AV | Guests | Contient la liste des identifiants uniques des différents invités liés à une dépense (généralement une liste des e-mails). |
AW | GuestsFullNames | Contient la liste des prénoms et noms des différents invités liés à une dépense. |
AX | Conformite | Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient « False ». Dans le cas contraire elle contient « True». |
AY | BrokenRuleBudget | Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient le plafond de la règle à appliquer. |
AZ | RuleCurrency | Cette colonne contient la devise de la règle. |
BA | Depassement | Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient la différence entre la valeur de la dépense et le plafond de la règle appliquée sur cette dépense. |
BB | OneUnitValue | La valeur de la dépense divisée par le nombre de « units » (nombre de nuitées pour les hébergements ou nombre d’invités dans une dépense). |
BC | RuleDescription | Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient la description de la règle à appliquer sur la dépense. |
BD | RuleType | Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient le type de la règle à appliquer sur la dépense. -Warning. - Mandatory. -ReimbursableByCeiling (Règle par plafond). -ReimbursableByFlatRate (Règle par forfait.) -Demande d’exception. |
BE | RuleStartPeriodDate | Cette colonne contient la date de début effective de la règle si c’est une règle par période. |
BF | RuleEndPeriodDate | Cette colonne contient la date de fin effective de la règle. Sinon, elle serait vide. |
BG | RuleName | Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient le nom de la règle à appliquer sur la dépense. |
BH | ManagerName | Le prénom et le nom du manager du collaborateur ayant créé la dépense. |
BI | ReviewerName | Le prénom et le nom du vérificateur du collaborateur ayant créé la dépense. |
BJ | InvoiceStartDate | Dans le cas d'indemnités Kilométriques ou frais voyage c’est la date de départ. |
BK | TravelPolicy | Dans le cas d’une interface avec un acteur de voyage comme Egencia, ce champ décrit la conformité de la dépense aux politiques de l’entreprise, par les valeurs « Oui » ou « Non ». |
BL | TravelReasonDescription | Pour les frais de voyage et dans le cas d’une dépense non conforme cette colonne contient la raison pour laquelle la dépense a été créé. |
BM | TravelDetails | Pour les frais de voyage, cette colonne contient toutes les informations liées aux réservations. |
BN | DateEnvoi | Date de l’envoi de la note à la vérification ou à la validation. |
BO | DateValidation | Date dans laquelle la note a été validée ou rejetée. |
BP | DateArchivage | Date de l’archivage de la note. |
BQ | MileageDistance | La distance parcourue s’il s’agit d’une indemnité kilométrique |
BR | InvoiceSource | L’origine de la dépense (web, mobile, email, transaction). |
BS | InFR | Ce champ indique si la dépense a été faite en France ou non. |
BT | BI1 | Un champ pour stocker une config-utilisateur si demandé. |
BU | BI2 | Un champ pour stocker une config-utilisateur si demandé. |
BV | BI3 | Un champ pour stocker une config-utilisateur si demandé. |
BW | Retard | Le retard depuis la date de la dépense à sa création dans Expensya. |
BX | VoyageLocal | La nature de la dépense par rapport à l’emplacement de l’entreprise :
|
BY | RejectionComment | Le commentaire de rejet de la dépense. |
BZ | PaymentInstrument | Le moyen de paiement utilisé. |
CA | IKConformity | La conformité de la dépense s’il s’agit d’une indemnité kilométrique :
parcourue n’a pas été modifiée par l’utilisateur.
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CB | VehicleName | Dans le cas d’une indemnité kilométrique cette colonne contient le nom du véhicule utilisé pour ce déplacement. |
CC | RejectorFullName | Le nom de l’utilisateur qui a rejeté la dépense. |
CD | PrimitiveCategories | La catégorie primitive dans Expensya |
CE | InvoiceCustomFieldsValues | Cette colonne contient un dictionnaire de mapping de l’ensemble des champs personnalisés de la dépense entre le nom du champs et la valeur correspondante. |
CF | Tags | La liste des tags associés à la dépense séparés par des virgules |
CG | Label | Le nom de la dépense |
CH | Validators | La liste des noms et prénoms des valideurs de la dépense séparés par des virgules |
CI | HorsePower | Dans le cas d’une indemnité kilométrique cette colonne contient la puissance fiscale du véhicule utilisé pour ce déplacement. |
CJ | IKRate | Dans le cas d’une indemnité kilométrique cette colonne contient le barème kilométrique utilisé. |
CK | StartCity | Dans le cas d’une indemnité kilométrique cette colonne contient l’adresse de départ pour ce déplacement. |
CL | EndCity | Dans le cas d’une indemnité kilométrique cette colonne contient l’adresse d’arrivé pour ce déplacement. |
CM | InvoiceDescription | La description de la dépense |
CN | CreationYearKm | Dans le cas d’une indemnité kilométrique, cette colonne contient, pour le véhicule utilisé, le nombre de kilomètres de l'année en cours déclarés en dehors de l'Expenya. |
CO | LastYearDistanceKm | Dans le cas d’une indemnité kilométrique, cette colonne contient, pour le véhicule utilisé, le nombre de kilomètres de l'année précédente déclarés en dehors de l'Expenya. |
CP | CategoryES | Ce champs contient le nom de la catégorie en espagnol. |
CQ | CategoryNameES | Ce champs contient le nom de la catégorie en espagnol configuré dans Expensya. |
CR | CategoryEN | Ce champs contient le nom de la catégorie en anglais. |
CS | CategoryNameEN | Ce champs contient le nom de la catégorie en anglais configuré dans Expensya. |
CT | CategoryId | L’identifiant unique de la catégorie dans Expensya. |
CU | CategoryParentId | L’identifiant unique de la catégorie mère dans Expensya. |
CV | EntityName | Ce champs renseigne le groupe affecté à la catégorie de la dépense. |
CW | DelaiRemboursement | C’est le délai entre la date de validation et la date d’archivage de la dépense. |
CX | DelaiValidation | C’est le délai entre la date de l’envoi et la date de la première validation de la dépense. |
CY | DelaiSaisi | C’est le délai entre la date de création et la date de la facture de la dépense. |
CZ | DelaiEnvoiManager | C’est le délai entre la date l’envoi de la dépense et la date de validation du manager. |
DA | DateEnvoiManager | Ce champs contient la date d’envoi à la validation de la dépense par le manager |
DB | DateValidationManager | C’est la date de la validation du manager de la dépense. |
DC | IsConsumedBooking | Dans le cas d’un frais de voyage, ce champ indique si la réservation est consommée «True » ou non « False ». |
DD | ExceedingValueTTC | La conformité de la dépense par rapport aux modifications de la valeur TTC:
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DE | ValueInLocalCurrency | La valeur de la dépense dans la devise du collaborateur. |
DF | LocalCurrency | La devise du collaborateur. |
DG | HasPhoto | Ce champ indique si un justificatif est attaché à la dépense « True » ou non « False ». |
DH | RejectionDate | Date du rejet de la dépense. |
DI | ValidatorsMails | La liste des emails des valideurs de la dépense séparés par des virgules |
DJ | ValidatorsPayIds | La liste des payIds des valideurs de la dépense séparés par des virgules |
DK | ProjectExtraData | Cette colonne contient un dictionnaire de mapping de l’ensemble des données supplémentaires configurées au niveau de l'affaire (Projet) |
