L’export Cube BI

Qu’est-ce qu’un fichier Export Cube BI ? 

L’export BI Cube de Expensya est un fichier au format CSV délimité par points virgules. 

Ce fichier centralise les dépenses de l’entreprise dans Expensya.  

Chaque ligne dans l’export Cube BI représente une dépense dans Expensya 

  

Quelles sont les données représentées dans le cube BI ? 

Nous pouvons retrouver les données suivantes dans le Cube : 

  • Les dépenses, 
  • Les avances, 
  • Les réservations, 
  • Les avoirs, 
  • Les perdiem, 
  • Les dates et échéance de validation, 
  • Les noms de tous les valideurs (tout le flux de validation), 

==> Certaines données ne peuvent figurer dans l’export BI Cube que si certaines configurations sont déjà mises en place au niveau du compte d’un client.   Exemple : si un client ne dispose pas du module Travel, les données qui sont liées à la partie réservation ne seront pas affichés dans le Cube. 

Notamment, il y’a la possibilité d’inclure : 

  • Le fichier des tags par utilisateurs, 
  • Le fichier des transactions. 

  

Informations supplémentaires : 

Les données exposées dans l’export BI Cube sont exposées selon la dernière mise à jour apportée au niveau des dépenses. 

Exemple : quand une dépense passe du statut « à la compta » en « archivée », dans l’export BI Cube nous afficherons une ligne de dépense avec le statut archivée. 

  

Expensya met à jour le Cube en faisant appel à toutes les dépenses des clients à partir de la date de création de l’entreprise jusqu’au J-1.   

Le filtrage des données du cube par rapport au dates, catégories de dépense etc… ne se fait du côté d’Expensya.  

  

Spécification du fichier BI Cube : 

Voici une spécification des colonnes et leurs descriptions dans l’export BI Cube : 

Colonne 

Nom de la colonne 

Description 

Id 

L’identifiant unique de la dépense dans la base de données de Expensya. 

Value 

La valeur de la dépense avec la devise dans laquelle elle a été faite. 

ValueInCurrency 

La valeur de la dépense dans la devise de l’entreprise. 

Si la dépense est en devise étrangère, la valeur correspond à la valeur convertie. 

ValueToReimburse 

La valeur à rembourser de la dépense convertie dans la devise de la compagnie. 

C’est    àdireleplafondde remboursement   ou   bien   si   la dépense est non remboursable cette valeur sera 0. 

Currency 

La devise de la dépense. 

DateInvoice 

La date à laquelle la dépense a été faite. 

DateCreation 

La date d’ajout de la dépense dans Expensya. 

MerchantName 

Nom du fournisseur (McDonald's, Ibis Hôtel, Shell…). 

MerchantCountry 

Pays dans lequel la dépense a été faite 

MissionID 

L’identifiant unique de la note (mission) contenant la dépense. 

MissionShortId 

L’identifiant unique de la note (mission) dans l’entreprise contenant la dépense (vide si c’est un ordre de mission) 

MissionOrderShortId 

L’identifiant unique de l’ordre de mission dans l’entreprise contenant la dépense (vide si ce n’est pas un ordre de mission) 

MissionType 

Un entier qui décrit le type de la qui contient la dépense. 

MissionState 

Ce champ décrit l’état de la note qui contient la dépense (rejetée, en compta, validée, archivée, envoyée, saisie). 

CategoryName 

Le nom de la catégorie. 

Categorie 

Le type de la catégorie. Exemple : Restauration, Hébergement… 

ToReimburse 

Ce champ indique si la dépense est remboursable 

« True » ou non « False ». 

IsBillable 

Ce champ indique si la dépense est facturable au client « True » ou non « False ». 

TvaValue 

Valeur de la TVA de la dépense. 

TvaInCurrency 

La valeur de la TVA convertie dans la devise de l’entreprise. 

VatClaim 

Valeur de la TVA récupérable 

VatClaimPourcent 

Le pourcentage de la récupération de la TVA 

CompanyId 

L’identifiant de l’entreprise dans la base de données Expensya. 

CompanyCreationDate 

La date de création de l’entreprise de dans Expensya. 

CountryCode 

Pays de l’entreprise du collaborateur qui a créé la dépense. 

InFRCompany 

L’emplacement de l’entreprise : France 

Autres pays 

AA 

UserID 

L’identifiant unique de l’utilisateur (Collaborateur) qui a créé la dépense dans la 

AB 

UserMail 

Le courriel du collaborateur qui a créé la dépense. 

AC 

UserName 

Le prénom et le nom du collaborateur qui a créé la dépense. 

AD 

PayId 

La matricule de l’utilisateur 

AE 

PayId2 

Le 1er axe analytique de l’utilisateur qui a créé la dépense. 

AF 

PayId3 

Le 2ème axe analytique de l’utilisateur qui a créé la dépense. 

AG 

PayId4 

Le 3ème axe analytique de l’utilisateur qui a créé la dépense. 

AH 

PayId5 

Le 4ème axe analytique de l’utilisateur qui a créé la dépense 

AI 

PayId6 

Le 5ème axe analytique de l’utilisateur qui a créé la dépense. 

AJ 

UserCurrency 

La devise du collaborateur qui a créé la dépense. Ce champ est    vide ou égale à “NULL” lorsque l’utilisateur a la même devise que son entreprise. 

AK 

UserType 

Le rôle Expensya du collaborateur qui a créé la dépense. 

AL 

UserCreationDate 

La date d’ajout/création de l’utilisateur de l’entreprise dans Expensya. 

AM 

LocalCountry 

Pays du collaborateur. Si c’est vide ou “NULL” ça veut dire que l’utilisateur a le même pays de son entreprise. 

AN 

ProjectName 

Le nom de l’affaire de la dépense. 

AO 

ProjectReference 

La référence de l’affaire de la dépense 

AP 

ProjectExternalId 

L’unique identifiant d’une affaire. 

AQ 

ProjectValidatorId 

L’unique identifiant du valideur d’une affaire. 

AR 

VehiculeID 

Dans le cas d’un frais kilométrique cette colonne contient l’identifiant unique du véhicule (utilisé pour ce déplacement) dans la base de données Expensya 

AS 

VehicleType 

Lorsqu’il s’agit de frais kilométrique cette colonne contient le type du véhicule utilisé. 

AT 

ChargeAccount 

Compte de charge de la catégorie de la dépense. Exemple : 625100, 625200... 

AU 

Units 

Dans le cas d’une dépense ayant des invités (externes et/ou internes) cette colonne contient le nombre  d’invités + 1 (le collaborateur est inclus) 

Sinon, si la catégorie de la dépense est hébergement et contient plusieurs nuitées, cette  colonne contient le nombre de nuitées. 

Sinon, s’il y a des invités et des nuitées elle sera calculée de la façon suivante : 

Units = (nombre d’invités + 1) 

* nombre de nuitées. 

Sinon elle sera toujours définie à 1. 

AV 

Guests 

Contient la liste des identifiants uniques des différents invités liés à une dépense (généralement une liste des e-mails). 

AW 

GuestsFullNames 

Contient la liste des prénoms et noms des différents invités liés à une dépense. 

AX 

Conformite 

Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient « False ». Dans le cas contraire elle contient « True». 

AY 

BrokenRuleBudget 

Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient le plafond de la règle à appliquer. 

AZ 

RuleCurrency 

Cette colonne contient la devise de la règle. 

BA 

Depassement 

Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient la différence entre la valeur de la dépense et le plafond de la règle appliquée sur cette dépense. 

BB 

OneUnitValue 

La valeur de la dépense divisée par le nombre de 

« units » (nombre de nuitées pour les hébergements ou nombre d’invités dans une dépense). 

BC 

RuleDescription 

Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient la description de la règle à appliquer sur la dépense. 

BD 

RuleType 

Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient le type de la règle à appliquer sur la dépense. 

-Warning. 

- Mandatory. 

-ReimbursableByCeiling (Règle par plafond). 

-ReimbursableByFlatRate (Règle par forfait.) 

-Demande d’exception. 

BE 

RuleStartPeriodDate 

Cette colonne contient la date de début effective de la règle si c’est une règle par période. 

BF 

RuleEndPeriodDate 

Cette colonne contient la date de fin effective de la règle. Sinon, elle serait vide. 

BG 

RuleName 

Si la dépense n’est pas conforme aux règles de l’entreprise, cette colonne contient le nom de la règle à appliquer sur la dépense. 

BH 

ManagerName 

Le prénom et le nom du manager du collaborateur ayant créé la dépense. 

BI 

ReviewerName 

Le prénom et le nom du vérificateur du collaborateur ayant créé la dépense. 

BJ 

InvoiceStartDate 

Dans le cas de frais Kilométriques ou frais voyage c’est la date de départ. 

BK 

TravelPolicy 

Dans le cas d’une interface avec un acteur de voyage comme Egencia, ce champ décrit la conformité de la dépense aux politiques de l’entreprise, par les valeurs « Oui » ou « Non ». 

BL 

TravelReasonDescription 

Pour les frais de voyage et dans le cas d’une dépense non conforme cette colonne contient la raison pour laquelle la dépense a été créé. 

BM 

TravelDetails 

Pour les frais de voyage, cette colonne contient toutes les informations liées aux réservations. 

BN 

DateEnvoi 

Date de l’envoi de la note à la vérification ou à la validation. 

BO 

DateValidation 

Date dans laquelle la note a été validée ou rejetée. 

BP 

DateArchivage 

Date de l’archivage de la note. 

BQ 

MileageDistance 

La distance parcourue s’il s’agit d’un frais kilométrique 

BR 

InvoiceSource 

L’origine de la dépense (web, mobile, email, transaction). 

BS 

InFR 

 Ce champ indique si la dépense a été faite en France ou non. 

BT 

BI1 

Un champ pour stocker une config-utilisateur si demandé. 

BU 

BI2 

Un champ pour stocker une config-utilisateur si demandé. 

BV 

BI3 

Un champ pour stocker une config-utilisateur si demandé. 

BW 

Retard 

Le retard depuis la date de la dépense à sa création dans Expensya. 

BX 

VoyageLocal 

La nature de la dépense par rapport à l’emplacement de l’entreprise : 

  • A l’étranger  
  • Local 

BY 

RejectionComment 

Le commentaire de rejet de la dépense. 

BZ 

PaymentInstrument 

Le moyen de paiement utilisé. 

CA 

IKConformity 

La conformité de la dépense s’il s’agit d’un frais kilométrique : 

  • True : si la distance 

parcourue n’a pas 

été modifiée par 

l’utilisateur. 

  • False : dans le cas contraire. 

CB 

VehicleName 

 Dans le cas d’un frais kilométrique cette colonne contient le nom du  véhicule utilisé pour ce déplacement. 

CC 

RejectorFullName 

Le nom de l’utilisateur qui a 

rejeté la dépense. 

CD 

PrimitiveCategories 

La catégorie primitive dans Expensya 

CE 

InvoiceCustomFieldsValues 

Cette colonne contient un dictionnaire de mapping de l’ensemble des champs personnalisés de la dépense entre le nom du champs et la valeur correspondante. 

CF 

Tags 

La liste des tags associés à la dépense séparés par des virgules 

CG 

Label 

Le nom de la dépense 

CH 

Validators 

La liste des noms et prénoms des valideurs de la dépense séparés par des virgules 

CI 

HorsePower 

 Dans le cas d’un frais kilométrique cette colonne contient la puissance fiscale du véhicule utilisé pour ce déplacement. 

CJ 

IKRate 

Dans le cas d’un frais kilométrique cette colonne contient le barème kilométrique  utilisé. 

CK 

StartCity 

Dans le cas d’un frais kilométrique cette colonne contient l’adresse de départ  pour ce déplacement. 

CL 

EndCity 

Dans le cas d’un frais kilométrique cette colonne contient l’adresse d’arrivé pour ce déplacement. 

CM 

InvoiceDescription 

La description de la dépense 

CN 

CreationYearKm 

Dans le cas d’un frais kilométrique, cette colonne contient, pour le véhicule utilisé,  le nombre de kilomètres de l'année en cours déclarés en dehors de l'Expenya. 

CO 

LastYearDistanceKm 

Dans le cas d’un frais kilométrique, cette colonne contient, pour le véhicule utilisé,  le nombre de kilomètres de l'année précédente déclarés en dehors de l'Expenya. 

CP 

CategoryES 

Ce champs contient le nom de la catégorie en espagnol. 

CQ 

CategoryNameES 

Ce champs contient le nom de la catégorie en espagnol configuré dans Expensya. 

CR 

CategoryEN 

Ce champs contient le nom de la catégorie en anglais. 

CS 

CategoryNameEN 

Ce champs contient le nom de la catégorie en anglais configuré dans Expensya. 

CT 

CategoryId 

L’identifiant unique de la catégorie dans Expensya. 

CU 

CategoryParentId 

L’identifiant unique de la catégorie mère dans Expensya. 

CV 

EntityName 

Ce champs renseigne le groupe affecté à la catégorie de la dépense. 

CW 

DelaiRemboursement 

C’est le délai entre la date de validation et la date d’archivage  de la dépense. 

CX 

DelaiValidation 

C’est le délai entre la date de l’envoi et la date de la première validation  de la dépense. 

CY 

DelaiSaisi 

C’est le délai entre la date de création et la date de la facture  de la dépense. 

CZ 

DelaiEnvoiManager 

C’est le délai entre la date l’envoi de la dépense et la date de validation du manager. 

DA 

DateEnvoiManager 

Ce champs contient la date d’envoi à la validation de la dépense par le manager 

DB 

DateValidationManager 

C’est la date de la validation du manager de la dépense. 

DC 

IsConsumedBooking 

Dans le cas d’un frais de voyage, ce champ indique si la réservation est consommée «True » ou non « False ». 

DD 

ExceedingValueTTC 

La conformité de la dépense par rapport aux modifications de la valeur TTC: 

  • True : si le montant modifié par le collaborateur dépasse le montant détecté par l’OCR. 
  • False : dans le cas contraire. 

DE 

ValueInLocalCurrency 

La valeur de la dépense dans la 

devise du collaborateur. 

DF 

LocalCurrency 

La devise du collaborateur. 

DG 

HasPhoto 

Ce champ indique si un justificatif est attaché à la dépense « True » ou non « False ». 

DH 

RejectionDate 

Date du rejet de la dépense. 

DI 

ValidatorsMails 

La liste des emails des valideurs de la dépense séparés par des virgules 

DJ 

ValidatorsPayIds 

La liste des payIds des valideurs de la dépense séparés par des virgules 

DK 

ProjectExtraData 

Cette colonne contient un dictionnaire de mapping de l’ensemble des données supplémentaires configurées au niveau de l'affaire (Projet) 


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