Opciones de configuración de las reglas de gastos
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Para proporcionar claridad y control óptimo sobre las políticas de gastos, es imperativo entender y configurar sabiamente las reglas que las gobiernan. Nuestro artículo busca desmitificar estos parámetros cruciales, ofreciendo así una perspectiva detallada sobre cómo personalizar las directrices financieras dentro de su organización.
Las reglas de la política de gasto:
Expensya ofrece cuatro tipos de reglas de política de gastos, cada una con su propio objetivo y beneficios.
Alerta:
Las reglas de alerta están diseñadas para informar a los usuarios cuando se acercan a un límite o condición específica. Sirven para concienciar a los usuarios sobre las políticas de gastos sin bloquear sus acciones.
Por ejemplo, puedes crear una regla de alerta para los gastos superiores a cierta cantidad, generando así una notificación para que los usuarios sean conscientes.
Forfait:
Las reglas de forfait permiten establecer un monto fijo o un rango de gastos autorizados para ciertas categorías. Esto asegura que los gastos permanezcan dentro de los límites predefinidos.
Por ejemplo, podrías definir un forfait mensual para gastos de comida, limitando así los gastos excesivos.
Bloqueante:
Las reglas bloqueantes impiden que los usuarios realicen gastos que no cumplen con las políticas establecidas. Estas reglas son estrictas y previenen cualquier acción que viola las directrices.
Por ejemplo, podrías implementar una regla bloqueante para prevenir gastos fuera del horario laboral.
Plafond:
Las reglas de plafond establecen límites máximos de gastos para categorías específicas. Esto ayuda a controlar los costos y prevenir gastos excesivos.
Por ejemplo, podrías imponer un plafond mensual para viajes de negocios.
Las condiciones de aplicación de las reglas:
- Fecha del gasto:
Ejemplo: Una empresa podría restringir los gastos de transporte solo a los días laborables de la semana por razones de política interna. Así, los gastos realizados en fin de semana serían automáticamente sujetos a condiciones específicas siguiendo la regla establecida.
- Categoría del gasto:
Ejemplo: Si una empresa desea controlar los gastos relacionados con comidas, podría crear una regla específica que solo se aplique a las categorías "Comidas" y "Restaurante", limitando así el uso de fondos para este tipo de gastos.
- Monto máximo del gasto:
Ejemplo: Una empresa podría establecer un techo de 1000 euros para gastos de viaje. Si un empleado envía un gasto de viaje que supera este límite, se activará la regla.
- Reembolsabilidad del gasto:
Ejemplo: Esta opción permite a las empresas elegir si la regla se aplica solo para gastos reembolsables, no reembolsables, o indistintamente.
- Invitados internos y externos:
Para invitados internos: Una empresa podría aplicar una regla específica a los gastos compartidos con invitados.
- Facturabilidad al cliente:
Ejemplo: Una empresa puede aplicar reglas específicas a los gastos que serán facturados a sus clientes.
- Pertenencia a un grupo de usuarios específico:
Ejemplo: Una empresa puede asignar una regla de gasto a uno o varios grupos, permitiendo una gestión más enfocada de los presupuestos asignados.
- Asunto o campo personalizado:
Ejemplo: Una empresa que trabaja en diferentes proyectos podría crear reglas específicas para cada asunto o para un valor de un campo personalizado que ya ha creado.
