Uso y seguimiento del consumo de un anticipo

Selim Ounis actualizado por Selim Ounis

En Expensya es posible utilizar y seguir el consumo de un anticipo previamente validado por un mánager y archivado por un contable. 

El empleado podrá utilizar el anticipo como forma de pago al introducir un nuevo gasto. 

Todas las personas incluidas en el flujo de validación de un anticipo podrán seguir el consumo de este último disponiendo del detalle de los gastos vinculados así como del saldo restante. 

Cómo disponer de un anticipo como medio de pago 

Corresponde al administrador o al contable poner el anticipo a disposición del empleado como medio de pago. 

El proceso es muy sencillo: 

  1. Ve al menú "anticipos"
  2. Selecciona el anticipo ya archivado 
  3. Etiqueta el anticipo como "pagado" 

 

Si dispones del formato de exportación SEPA para anticipos como integración, puedes exportar los anticipos y se marcarán automáticamente como "pagados". 
Una vez marcado el anticipo como "pagado", el empleado tendrá acceso a él desde la lista desplegable de los medios de pago al introducir un gasto. 
Cómo utilizar un anticipo como medio de pago 

Para utilizar un anticipo como medio de pago, solo tienes que: 

  1. Ir al menú "gastos” 
  2. Introducir un nuevo gasto o acceder a un gasto existente 
  3. Elegir el anticipo en el menú desplegable de los medios de pago. 

Se añade una nueva línea debajo del importe del gasto en la que se especifica el importe que debe deducirse del anticipo. Este importe se calcula según las normas de gasto configuradas. 

Si un anticipo tiene un saldo restante de 0 ya no se muestra como medio de pago. 

Al registrar el gasto y pasar el ratón por encima del importe del gasto, se añade una nueva línea al "tooltip" para especificar el importe que debe deducirse y el importe que debe reembolsarse se calcula en consecuencia. 

Cómo seguir el consumo de un anticipo: 

Como empleado: 

  1. Ve al menú de anticipos
  2. Elige el anticipo que quieres consultar 
  3. Haz clic en "Gastos vinculados" 

Es posible seguir el saldo restante del anticipo en función de los gastos vinculados. Pero también según los gastos en estado "borrador". 

Como validador: 

  1. Ve al menú de anticipos
  2. Elige el anticipo que quieres consultar 
  3. Haz clic en "Gastos vinculados" 

También es posible seguir el saldo restante del anticipo en función de los anticipos vinculados. 

Aparecerá una línea adicional que representa el importe reservado; éste representará la suma de los gastos vinculados que aún se encuentran en modo borrador en el lado del empleado. 

Encontrarás más detalles sobre anticipos en el siguiente artículo: Gestión de los anticipos 
Cómo realizar una restitución: 

Una de las ventajas de poder seguir el consumo de un anticipo es poder devolver la cantidad adecuada en función del saldo restante. 

Para ello, basta con que el empleado: 

  1. Vaya al menú de anticipos
  2. Haga clic en añadir un anticipo 
  3. Marque la casilla de restitución 
  4. Elija el anticipo a devolver 
  5. Introduzca el importe adecuado en función del saldo restante 

 

Cómo cerrar un anticipo: 

Un anticipo se marcará automáticamente como "Cerrado" si el importe restante = 0 y se archivan todos los gastos vinculados. 

Un anticipo no se marcará como cerrado si los gastos siguen en estado de borrador en la cuenta del empleado. Este último tendrá que enviarlos para que sean validados. 

 

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