Verwendung und Verfolgung des Verbrauchs eines Vorschusses

In Expensya ist es möglich, den Verbrauch eines Vorschusses, der zuvor von einem Manager freigegeben und von einem Buchhalter gewährt wurde, zu nutzen und zu verfolgen.

Der/die Angestellte kann den Vorschuss als Zahlungsmittel verwenden, wenn er/sie eine neue Ausgabe eingibt.

Alle Personen, die in den Ablauf der Genehmigung eines Vorschusses einbezogen sind, können den Verbrauch des Vorschusses verfolgen, indem sie die Details der angehängten Ausgaben und den verbleibenden Saldo sehen.

Wie man einen Vorschuss als Zahlungsmittel zur Verfügung stellt

Es ist Aufgabe des Verwalters oder des Buchhalters, dem/der Angestellten den Vorschuss als Zahlungsmittel zur Verfügung zu stellen.

Um dies zu tun, brauchen Sie nur die nachfolgenden Schritte zu befolgen:

Gehen Sie zum Menü Vorschüsse
Den bereits archivierten Vorschuss auswählen
Den Vorschuss mit „Gezahlt“ taggen

Wenn Sie das SEPA-Exportformat für Vorschüsse als Integration haben, können Sie die Vorschüsse exportieren und sie werden automatisch als „Gezahlt“ markiert.

Sobald der Vorschuss als „Gezahlt“ markiert ist, hat der Mitarbeiter bei der Eingabe einer Ausgabe über die Dropdown-Liste der Zahlungsmethoden Zugriff darauf.

Wie man einen Vorschuss als Zahlungsmittel verwendet:

Um einen Vorschuss als Zahlungsmittel zu verwenden, müssen Sie nur:

In das Menü „Ausgaben“ gehen
Eine neue Ausgabe eingeben oder eine bereits vorhandene Ausgabe aufrufen
Wählen Sie im Dropdown-Menü der Zahlungsmethoden den Vorschuss aus.

Unter dem Ausgabenbetrag wird eine neue Zeile hinzugefügt, die den Betrag angibt, der vom Vorschuss abgezogen werden soll. Dieser Betrag wird anhand der eingerichteten Ausgabenregeln berechnet.

Wenn ein Vorschuss einen verbleibenden Saldo von 0 hat, wird er nicht mehr als Zahlungsmittel angezeigt.

Wenn Sie die Ausgabe speichern und mit der Maus über den Betrag der Ausgabe fahren, wird dem „tooltip“ eine neue Zeile hinzugefügt, die den abzuziehenden Betrag angibt, und der zu erstattende Betrag wird entsprechend berechnet.

Wie man den Verbrauch eines Vorschusses verfolgt:

Als Angestellte/r:

In das Menü Vorschuss gehen
Den zu konsultierenden Vorschuss wählen
Auf „Angehängte Ausgaben“ klicken

Es ist möglich, den verbleibenden Betrag des Vorschusses anhand der angehängten Ausgaben zu verfolgen. Aber auch auf der Grundlage von geplanten Ausgaben.

Als Validierer:

In das Menü Vorschuss gehen
Den zu konsultierenden Vorschuss wählen
Auf „Angehängte Ausgaben“ klicken

Es ist möglich, den verbleibenden Betrag des Vorschusses anhand der angehängten Ausgaben zu verfolgen.

Eine zusätzliche Zeile wird angezeigt, die den reservierten Betrag darstellt; dies entspricht der Addition der angehängten Ausgaben, die sich auf Seiten des Mitarbeiters noch im Entwurfsmodus befinden.

Weitere Details zu Vorschüssen finden Sie in folgendem Artikel: Beantragung und Verwaltung von Vorschüssen

Wie man eine Rückgabe durchführt:

Einer der Vorteile, den Verbrauch eines Vorschusses verfolgen zu können, ist die Möglichkeit, den richtigen Betrag entsprechend dem verbleibenden Saldo zurückzuzahlen.

Um dies zu tun, muss der Mitarbeiter nur:

In das Menü Vorschuss gehen
Auf Vorschuss hinzufügen klicken
Das Feld Rückgabe ankreuzen
Den zurückzugebenden Vorschuss wählen
Den richtigen Betrag entsprechend dem verbleibenden Saldo eingeben

Wie man einen Vorschuss abschließt:

Ein Vorschuss wird automatisch als „Abgeschlossen“ markiert, wenn der verbleibende Betrag = 0 ist, und alle angehängten Ausgaben werden archiviert.

Ein Vorschuss wird nicht als abgeschlossen markiert, wenn die Ausgaben auf dem Konto des Mitarbeiters noch im Entwurfsstatus sind. Dieser muss sie zur Validierung einreichen.