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Compréhension et configuration des politiques de dépense : Guide pour les comptables

Mis à jour par Rim Ferchichi

En tant qu'administrateur, vous avez le pouvoir d'introduire des politiques de dépenses sur la plateforme Expensya, vous permettant ainsi de notifier vos collaborateurs en temps réel lors de dépassements, tout en ayant une vue d'ensemble immédiate de la situation.

Créer une règle de dépense
Pour créer une règle de dépense, l'administrateur de votre compte du tenant doit suivre les étapes suivantes;
  1. Rendez-vous sur Administration, sous menu Politiques de dépenses
  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle règle de dépense

  1. Sélectionnez le type de règle

Afin de comprendre en détail les options fournies, veuillez consulter cet article : Options de Configuration des Règles de Dépenses.

  1. Cliquez sur Suivant
  2. Paramétrez les conditions d'application de la règle

Vous pouvez consulter cet article afin de comprendre l’utilité de chaque option de conditionnement.
  1. Cliquez sur Suivant

  1. Vérifiez l'exactitude de vos paramètres, nommez la règle et accordez des exceptions si nécessaire
  2. Cliquez sur Ajouter la règle

Une fois qu'une règle est créée, elle s'applique uniquement aux nouvelles dépenses. Pour l'appliquer aux dépenses déjà soumises, il est nécessaire de les rejeter et de les renvoyer.

Il est possible d’appliquer une règle de dépense pour gérer les avoirs : pour plus de détails veuillez consulter cet article via ce lien : Gestion des règles avec les avoirs

Les utilisateurs avec des moyens de paiement professionnels, ainsi que les managers et administrateurs, pourront désormais consulter facilement les règles de dépenses associées à leurs transactions. Cela permettra de garantir la cohérence avec les politiques du tenant.

Lorsqu'une dépense est effectuée avec un moyen de paiement professionnel, les utilisateurs verront une icône spécifique et le contenu de la règle associée à leur transaction ainsi que des alertes dans le cas de dépassement de politique. Cette fonctionnalité est accessible à tous les niveaux du tenant pour une gestion des dépenses plus efficace.

Il convient de souligner que l'application de ces règles de dépense n'implique pas l'interdiction des transactions réalisées au moyen de la carte Expensya. À titre illustratif, dans l'hypothèse où un collaborateur possède un solde de trente euros et procède à un règlement de vingt-cinq euros pour un déjeuner, ladite transaction sera approuvée, même dans le cas où une restriction prévoyant un plafond de quinze euros par repas aurait été instaurée par l'administrateur. Dans ce contexte, il incombe aux administrateurs ainsi qu'aux personnes en charge de l'approbation des dépenses de procéder à un examen rigoureux des transactions effectuées au moyen des cartes Expensya, dans le but d'adopter les ajustements internes nécessaires. 

Désactiver une règle de dépense
  1. Rendez-vous sur l’onglet Administration, sous menu Politiques de dépenses
  2. Sélectionnez la règle à désactiver puis cliquez sur Désactiver
Les règles une fois créées sur Expensya peuvent être désactivées mais pas supprimées

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