Toutes les catégories ​ > ​ ​Facturation éléctronique ​ > ​ ​Facturation électronique en France ​ > ​     Examiner et traiter les dépenses avec facture électronique — France

Examiner et traiter les dépenses avec facture électronique — France

Mis à jour par Roufaida Djouadi

Ceci s'applique uniquement si votre entreprise a activé le module de facturation électronique dans Medius Expense et est configurée pour recevoir des factures électroniques. En cas de doute, contactez votre administrateur.

Lorsque les collaborateurs soumettent des dépenses, deux types peuvent afficher des indicateurs de facturation électronique visibles par les approbateurs et les comptables : les dépenses avec une facture électronique jointe (tag Facture électronique), et les dépenses pour lesquelles le collaborateur a outrepassé l'obligation de facturation électronique détectée par le système (tag Facture électronique non attendue).

Dépenses avec une facture électronique jointe

Lorsqu'une facture électronique est jointe à une dépense soumise, la dépense affiche un tag "e-facture". Ce tag indique qu'une facture électronique conforme a été reçue du fournisseur et associée à cette dépense.

Depuis la dépense, les approbateurs et les comptables peuvent :

  • Prévisualiser le PDF lisible généré de la facture électronique directement dans l'onglet dédié, afin de vérifier la cohérence des données de la dépense avec celles de la facture (fournisseur, montant, date, TVA, etc.).
  • Télécharger le fichier de la facture électronique originale (format Factur-X, UBL ou CII) à des fins d'audit ou de comptabilité.
Aucune action supplémentaire n'est requise concernant la facture électronique elle-même. Le rôle de l'approbateur ou du comptable est de vérifier que les informations de la dépense sont cohérentes avec la facture, puis d'approuver ou de rejeter en conséquence.
Dépenses pour lesquelles le collaborateur a outrepassé l'obligation de facturation électronique

Dans certains cas, Medius Expense peut détecter qu'une dépense entre dans le champ de la réforme de la facturation électronique en France et la taguer automatiquement comme "e-facture attendue", bloquant ainsi la soumission jusqu'à réception de la facture électronique.

Cependant, un collaborateur peut choisir d'outrepasser cette obligation et soumettre la dépense en la marquant comme "e-facture non attendue", ce qui l'oblige à fournir une justification écrite dans la description de la dépense.

Lorsqu'un approbateur ou un comptable examine ce type de dépense, il voit :

  • Un tag "e-facture électronique" sur la dépense, indiquant que le collaborateur a outrepassé l'obligation détectée par le système.
  • Une bannière sur la dépense détaillant l'action effectuée par le collaborateur et la justification fournie.

Ce que doivent faire les approbateurs et les comptables

L'approbateur ou le comptable doit décider si la justification est valable :

  • Approuver — si la raison invoquée par le collaborateur est légitime (ex. : le fournisseur n'est pas soumis aux obligations de facturation électronique, le collaborateur n'a pas demandé de facture électronique, ou une autre exception valable s'applique).
  • Rejeter — si la justification est insuffisante ou si la facture électronique est attendue et doit être reçue avant la soumission de la dépense. Dans ce cas, il est recommandé d'indiquer dans le commentaire de rejet que le collaborateur doit attendre la réception de la facture électronique dans son compte Medius Expense avant de soumettre à nouveau.

Cet article vous a-t-il été utile ?

Powered by HelpDocs (opens in a new tab)