Comment savoir si une dépense entre dans le champ de la facturation électronique

Mis à jour 7/9/2026 par Roufaida Djouadi

Depuis la réforme de la facturation électronique en France, certains achats professionnels doivent être justifiés par une facture électronique plutôt que par un reçu papier ou PDF. Medius Expense détecte automatiquement lorsqu'une dépense est susceptible d'entrer dans ce périmètre et vous en informe.

Savoir quelles dépenses sont concernées vous permet de demander votre facture éléctronique au fournisseur au moment de l'achat — et d'éviter des délais en cas de remboursement.

Facture électronique vs. reçu classique

Quelles dépenses sont concernées ?

L'obligation de facturation électronique s'applique aux transactions B2B — achats réalisés entre deux entreprises assujetties à la TVA en France. La DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) a défini les cas d'usage concernés pouvant impacter le côté acheteur dans le cadre de la gestion des notes de frais.

Dans le champ — une facture électronique est attendue :

• Cas d'usage 05 : Dépense payée par le collaborateur, avec une facture émise au nom de l'entreprise.
• Cas d'usage 07 : Dépense payée avec une carte logée / carte financée par l'entreprise.
• Cas d'usage 27 : Dépense de restaurant d'un montant HT ≥ 150 €, avec une facture émise au nom de l'entreprise.
• Cas d'usage 28 : Dépenses de péage — abonnement au nom de l'entreprise.

Hors champ — un reçu classique suffit :

• Cas d'usage 06 : Dépense payée par le collaborateur, avec une facture émise à son nom.
• Cas d'usage 27 : Dépense de restaurant d'un montant HT < 150 €.
• Cas d'usage 27 : Dépense de restaurant d'un montant HT ≥ 150 €, avec une facture émise au nom du collaborateur.
• Cas d'usage 28 : Reçus de péage émis au nom du collaborateur.
• Transactions avec des fournisseurs étrangers.

Comment Medius Expense détecte les dépenses concernées

Lorsqu'un collaborateur crée une dépense entrant dans le champ de la facturation électronique — manuellement, par numérisation rapide du reçu papier, ou lorsqu'une transaction bancaire génère automatiquement une dépense — Medius Expense analyse les données de la dépense pour déterminer si une facture électronique est attendue. La détection repose sur des signaux tels que la taille du fournisseur, la catégorie de dépense et le montant HT.

Lorsqu'une dépense est identifiée comme potentiellement concernée, Medius Expense va :

• Taguer la dépense pour indiquer qu'une facture électronique est attendue.
• Attendre la réception de la facture électronique et sa fusion avec la dépense crée.
• Bloquer la soumission de la dépense jusqu'à réception de la facture électronique ou octroi d'une dérogation.

Que faire si ma dépense est bloquée ?

Si votre dépense est signalée comme nécessitant une facture électronique et qu'aucune n'a encore été reçue, vous ne pourrez pas la soumettre dans une note de frais.

Que faire :

1. Vérifiez que vous avez bien communiqué vos identifiants de routage au fournisseur au moment de l'achat.
2. Patientez le temps que la facture électronique soit transmise et traitée — cela peut prendre quelques heures, voire plusieurs jours.
3. Si la facture électronique n'arrive toujours pas, contactez votre administrateur ou votre comptable — la facture a peut-être été reçue au niveau de l'entreprise mais n'a pas pu être rapprochée en raison d'un identifiant employé manquant.

Comment débloquer la soumission d'une dépense

Dans certains cas, une dépense peut être signalée à tort comme nécessitant une facture électronique — par exemple, si vous n'en avez pas demandé une au fournisseur.

Si vous estimez que votre dépense ne devrait pas nécessiter de facture électronique :

1. Marquez-la comme "e-facture non attendue" pour débloquer la soumission.
2. Saisissez une justification dans le champ "description" — celui-ci devient obligatoire.

Cet article vous a-t-il été utile ?