Personnalisation des taux kilométriques dans Expensya

Mis à jour 9/4/2025 par Rim Ferchichi

En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer les barèmes kilométriques pour vos employés en utilisant deux principales options :

1. Configuration basée sur le pays
2. Configuration basée sur l'attribution

Configuration basée sur le pays

Cette option vous permet de définir les barèmes kilométriques en fonction du pays d'un utilisateur. Suivez ces étapes pour configurer les barèmes kilométriques :

1. Accéder à la configuration des barèmes kilométriques: Accédez à l'interface de configuration des barèmes kilométriques.

   

2. Ajouter un pays à la liste: Cliquez sur "Modifier cette liste" pour ajouter le pays que vous souhaitez configurer.

Choisissez l'une des options suivantes :

• Si des barèmes régionaux sont déjà configurés pour le pays sélectionné, ils seront automatiquement appliqués à tous les utilisateurs de ce pays par défaut. Cependant, vous pouvez les personnaliser si nécessaire.
• Si aucun barème régional n'est configuré, vous pouvez définir un barème personnalisé pour le pays sélectionné.

1. Afficher et configurer les types de véhicules: Après avoir sélectionné un pays, vous pouvez afficher et configurer tous les types de véhicules réglementés pour ce pays.

   

Barèmes kilométriques spécifique par pays

• Des barèmes kilométriques, spécifiques et conformes aux lois locales, sont disponibles pour la Suède, la Pologne, l'Allemagne, la Norvège et la France. Lorsqu'un administrateur choisit l'un de ces pays, les barèmes correspondants sont automatiquement appliqués à tous les employés, sauf si une configuration basée sur l'attribution a été définie.
• Ces tarifs sont régulièrement mis à jour pour refléter les évolutions légales. D'autres pays seront bientôt pris en charge.

Configuration basée sur l'attribution

Cette option vous permet d'attribuer des barèmes kilométriques spécifiques à un ou plusieurs utilisateurs en fonction d'attributs personnalisés tels que des champs, des projets ou des groupes. Voici comment activer et configurer cette fonctionnalité :

• Activer la fonctionnalité

1. Depuis l'onglet Admin, allez dans Paramètres globaux.
2. Cliquez sur Dépense et activez la fonctionnalité "Configuration des indemnités kilométriques".

   

3. Enregistrez vos modifications.

• Configurer la fonctionnalité

1. Accédez à Barèmes et véhicules > Barème kilométriques depuis le menu latéral.
2. Cliquez sur le bouton + pour ajouter une nouvelle configuration.
3. Fournissez un titre pour la configuration, sélectionnez son type d'élément, puis cliquez sur Confirmer.

   

4. Définissez l'année, le type de véhicule, la tarification et la devise de l'échelle, puis enregistrez la configuration.

• Attribuer la configuration

À un utilisateur unique

1. Allez dans Admin > Utilisateurs et accès > Utilisateurs.
2. Trouvez l'utilisateur que vous souhaitez modifier, double-cliquez sur sa ligne et mettez à jour son profil.
3. Dans la section Autres, sélectionnez la configuration de taux kilométrique souhaitée.
4. Enregistrez vos modifications.

À plusieurs utilisateurs ou groupes

1. Allez dans Admin > Utilisateurs.
2. Sélectionnez plusieurs utilisateurs, puis cliquez sur Actions > Modification Multiple.
3. Configurez le barème kilométrique et enregistrez.

Supprimer un barème kilométrique

1. Depuis Admin > Barèmes et véhicules > Barèmes kilométriques, cliquez sur Modifier cette liste.
2. Utilisez l'icône de corbeille à côté de l'échelle que vous souhaitez supprimer.

Priorisation des configurations et des barèmes kilométriques

Expensya détermine le barème kilométrique applicable en fonction de la structure hiérarchique suivante :

1. Configuration basée sur l'attribution par type d'élément (Champs personnalisés, Projets) :
   • La priorité la plus élevée. Si une note de frais kilométrique est liée à un champ personnalisé ou un projet avec un barème spécifique, ce barème sera appliqué.
2. Configuration basée sur l'attribution par type d'élément (Utilisateur/Groupes) :
   • Si aucun barème spécifique au projet n'existe, le système vérifie les barèmes configurés pour l'utilisateur ou son groupe.
3. Configuration basée sur le pays pour un pays spécifique :
   • Si aucune configuration spécifique utilisateur/groupe n'est trouvée, le système applique le barème défini par l'entreprise pour le pays de l'utilisateur.
4. Configuration par défaut basée sur le pays :
   • C'est la configuration par défaut appliquée aux utilisateurs dans les pays sans configurations spécifiques.

Configuration par période

• Après avoir identifié la configuration applicable, le système vérifie les barèmes spécifiques à une période (par exemple, annuelle ou trimestrielle).
• Si aucun barème spécifique à la période n'est trouvé, le niveau de configuration suivant est utilisé.

Priorisation des taux

• Une fois la configuration identifiée, le système vérifie si un barème est défini pour le type de véhicule utilisé dans la note de frais kilométrique. Si aucun barème n'est trouvé, la note de frais est bloquée.

Blockage des notes de frais kilométriques

Expensya bloque les notes de frais kilométriques dans les scénarios suivants :

1. Aucun taux configuré pour le type de véhicule :
   • Le type de véhicule utilisé n'a pas de barème défini dans la configuration applicable.
2. Aucun taux configuré pour la période sélectionnée :
   • La période de la note de frais kilométrique ne dispose pas d'un barème configuré.
3. Type de véhicule non pris en charge pour le pays de l'utilisateur :
   • Le type de véhicule n'est pas pris en charge dans le pays de l'utilisateur en raison de changements réglementaires ou de mises à jour du pays.

En suivant ces directives, vous pouvez assurer une configuration précise et efficace des barèmes kilométriques pour votre organisation avec Expensya.

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