Comment gérer les véhicules professionnels dans Expensya

Chaïma Bnina Mis à jour par Chaïma Bnina

En tant qu’administrateur, vous pouvez gérer les véhicules professionnels depuis la version web.

Pour activer cette fonctionnalité, veuillez contacter le support de Expensya au support@expensya.com

Pour cela :

  1. Rendez-vous dans l’onglet « Administration », sous-menu « Véhicules »,
  2. Vous allez voir qu’il y’a 2 volets « Véhicules personnels » et « Véhicules professionnels ». Cliquez sur « Véhicules professionnels ».
Pour ajouter manuellement un véhicule professionnel :
  1. Cliquez sur « Ajouter un nouveau véhicule »,
  1. Remplissez les différents champs,
Les champs qui sont accompagnés par *, ce sont des champs obligatoires que vous devez remplir.
  1. Vous pouvez insérer la carte grise depuis l’onglet « Justificatifs »,
  1. Vous pouvez même affecter ce véhicule à l’un de vos collaborateurs depuis l’onglet « Affectations ». Vous pouvez même cerner son affectation par une date de début et de fin,
  2. Et sauvegardez.
Pour importer une liste de véhicules professionnels :
  1. Cliquez sur « Importer les véhicules »,
  1. Cliquez sur « fichier d’import » pour importer votre liste de véhicules. Si vous n’avez pas de fichier, vous pouvez télécharger notre exemplaire depuis « Télécharger le fichier modèle »,
Voici comment remplir le fichier exemplaire.
  • VehiculeExternalId c'est l'identifiant interne du véhicule.
  • VehiculeName c'est le nom du véhicule.
  • VehiculeType c'est le type du véhicule (voiture, moto, etc...).
  • CurrentYearKm c'est le nombre de kilométrage parcouru pendant l'année actuelle.
  • LastYearDistanceKm c'est le nombre de kilométrage parcouru pendant l'année N-1.
  1. Cliquez sur « Importer » et vous allez voir qu’il y’a une notification qui vous dit « opération d'import effectuée avec succès ».
Pour importer la liste des assignations :
  1. Cliquez sur « Importer les assignations »,
  1. Cliquez sur « fichier d’import » pour importer votre liste d'assignations. Si vous n’avez pas de fichier, vous pouvez télécharger notre exemplaire depuis « Télécharger le fichier modèle »,
Voici comment remplir le fichier exemplaire.
  • VehiculeExternalId c'est l'identifiant interne du véhicule.
  • AffectedUserMail c'est le mail de l'utilisateur affecté pour ce véhicule.
  • AffectedUserPayId c'est le matricule de l'utilisateur affecté.
  • AssignmentStartDate c'est la date de début de l'affectation.
  • AssignmentEndDate c'est la date de fin de l'affectation.
  • AssignmentIsActive c'est pour dire si l'affectation est active.
  1. Cliquez sur « Importer » et vous allez voir qu’il y’a une notification qui vous dit « opération d'import effectuée avec succès ».

Vous ne pouvez pas désactiver les véhicules professionnels même en étant un administrateur.
Vous pouvez interdire l’ajout des véhicules personnels depuis le sous-menu « paramètres de l’entreprise », onglet « Dépenses ».

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Comment remplir le fichier modèle d'import des Affaires

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