Wie verwalten Sie Fahrzeuge in Expensya?
Als Administrator können Sie in der Webversion von Expensya (Geschäfts-)Fahrzeuge verwalten. Diese Funktion ist ausschließlich für die Webplattform zugänglich.
Um diese Funktion zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an den Expensya-Support unter support@expensya.com.
- Klicken Sie auf den Tab "Admin" und dann auf "Fahrzeuge" im Seitenmenü.
- Klicken Sie auf “Geschäftsfahrzeuge“.
Ein Geschäftsfahrzeug manuell hinzufügen
- Klicken Sie auf neues Fahrzeug hinzufügen.
- Füllen Sie die verschiedenen Felder aus.
Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen.
- Sie können den Fahrzeugschein einfügen, indem Sie auf "Nachweise" klicken.
- Sie können dieses Fahrzeug einem Ihrer Mitarbeiter zuweisen, indem Sie auf “Zuordnung“ klicken. Zudem können Sie die Zuordnung durch ein Start- und Enddatum begrenzen.
- Klicken Sie auf “Speichern“.
Eine Liste mit Geschäftsfahrzeugen importieren
- Klicken Sie auf “Fahrzeuge importieren“.
- Klicken Sie auf "Import Datei", um Ihre Fahrzeugliste zu importieren. Wenn Sie über keine Datei verfügen, können Sie eine mithilfe unserer Vorlage eine Import-Liste erstellen, dafür klicken Sie auf “Vorlage herunterladen".
Hier erfahren Sie, wie Sie die Beispieldatei ausfüllen.
- VehicleExternalId: Feld für die interne Kennung des Fahrzeugs.
- VehicleName: Feld für den Fahrzeugnamen.
- VehicleType: Feld für den Fahrzeugtyp (Auto, Motorrad, usw.).
- CurrentYearKm: Feld für die gelaufenen Kilometer des Fahrzeugs aus dem aktuellen Jahr.
- LastYearDistanceKm: Anzahl der während des Jahres N-1 gefahrenen Kilometer.
- Klicken Sie auf "Importieren". Dann sehen Sie die Meldung "Import erfolgreich abgeschlossen".
Eine Liste von Zuordnungen importieren
- Klicken Sie auf “Zuordnung importieren“.
- Klicken Sie auf "Import Datei", um Ihre Zuordnungsliste zu importieren. Wenn Sie über keine Datei verfügen, können Sie eine mithilfe unserer Vorlage eine Import-Liste erstellen, dafür klicken Sie auf “Vorlage herunterladen".
Hier erfahren Sie, wie Sie die Beispieldatei ausfüllen.
- VehicleExternalId : Interne Kennung des Fahrzeugs.
- AffectedUserMail : E-Mail des zugewiesenen Benutzers dieses Fahrzeugs.
- AffectedUserPayId : Personalnummer des zugeordneten Benutzers.
- AssignmentStartDate : Startdatum der Zuordnung.
- AssignmentEndDate : Enddatum der Zuordnung.
- AssignmentIsActive : Feld das angibt, ob die Zuordnung aktiv ist.
- Klicken Sie auf "Importieren". Dann sehen Sie die Meldung "Import erfolgreich abgeschlossen".
Sie können Geschäftsfahrzeuge nicht deaktivieren, auch wenn Sie Administrator sind.
Sie können das Hinzufügen von persönlichen Fahrzeugen aus dem Seitenmenü "Firmeneinstellungen", unter dem Tab "Ausgaben" deaktivieren.
