Gérer mes budgets

Vous pouvez demander et gérer plusieurs budgets pour suivre vos dépenses de manière efficace, ce qui vous permet de contrôler vos dépenses et rester dans les limites de votre budget.

Il est important de noter qu'un seul budget peut être lié qu'à une carte à la fois. Cela signifie que lorsque vous utilisez votre carte Expensya pour payer une dépense, la transaction sera enregistrée sur le budget lié à la carte. Le fait d'avoir un seul budget lié à une carte permet d'éviter toute confusion et de s'assurer que les dépenses sont enregistrées avec précision sur le budget approprié. Cela facilite également le suivi de vos dépenses et vous permet de visualiser clairement les dépenses et les transactions.

Si vous disposez d'une carte virtuelle et d'une carte physique, les deux seront liées au même budget.

Comment puis-je demander un budget ? Où puis-je trouver mes budgets ?

Veuillez vous référer à l'article : Comment demander un budget ? expliquant la procédure de demande de budget.

Pour prévisualiser vos budgets, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

Rendez- vous au menu Expensya Card.
Accédez au sous-menu Mes budgets.
Vous verrez la liste des budgets approuvés et ceux qui sont encore en attente d'approbation par l'approbateur.

Les budgets clôturés et expirés peuvent être visualisés en cliquant sur le lien ci-dessous.

Le plafond de paiement de la carte Expensya se réfère au montant maximum autorisé pour les transactions effectuées avec la carte. C'est une limite fixée par l'administrateur de la carte, qui détermine la somme maximale que le titulaire de la carte peut dépenser sur une période donnée.

D'autre part, les budgets sont des allocations de dépenses spécifiques. Ils peuvent être fixés par l'administrateur du compte ou demandés par le titulaire de la carte, et servent à contrôler et limiter les dépenses dans un contexte défini. Un budget peut représenter un solde disponible que le titulaire de la carte est autorisé à dépenser alors que le plafond détermine le montant maximal autorisé pour les dépenses sur une période fixe indépendamment du budget approuvé.

Que se passe-t-il lorsque le budget est approuvé ?

Dès que le budget est approuvé par l'approbateur, si vous n'avez pas d'autres budgets, le système fera la liaison automatique entre le budget nouvellement approuvé et votre carte, et vous pourrez commencer à utiliser votre carte Expensya immédiatement.

Si vous avez une carte physique, vous devez vous assurer qu'elle est activée avant de l'utiliser.

Vous trouverez tous les détails relatif à l'activation de votre carte physique au niveau de cet article : Comment activer ma carte physique ?

Que se passe-t-il lorsqu'un budget est approuvé mais qu'un autre y est déjà lié ?

Vous pouvez demander autant de budgets que nécessaire et les envoyer pour approbation. Une fois que le nouveau budget demandé est approuvé, il est automatiquement lié à la carte. La seule exception où le budget nouvellement approuvé ne sera pas lié à la carte est lorsque, au moment de l'approbation du budget, la carte est liée à un budget partagé.

À l'exception du budget initial, lorsque la demande de budget d'un titulaire de carte est approuvée, le système associera automatiquement le budget à la carte immédiatement après l'approbation.

Le titulaire de la carte recevra un e-mail contenant une confirmation explicite que le budget a été associé avec succès à la carte.

Cela s'applique uniquement aux budgets demandés par les employés. Les budgets attribués par les administrateurs doivent toujours être associés manuellement à la carte.

Le seul scénario où le système ne couplera pas automatiquement le budget nouvellement approuvé à la carte est lorsque, au moment de l’approbation du budget, la carte est déjà associée à un budget d'équipe.

💳 Cas 1 : Budget automatiquement associé à la carte

John a sa carte associée au budget individuel Déjeuner d'affaires.
John demande un budget individuel Voyage en Suède.
Le budget Voyage en Suède est approuvé.
La carte de John sera automatiquement associée au budget nouvellement approuvé Voyage en Suède.

💳 Cas 2 : Budget non automatiquement associé à la carte

John a sa carte associée au budget d'équipe Département des ventes.
John demande un budget individuel Voyage en Suède.
Le budget Voyage en Suède est approuvé.
La carte de John restera associée au budget d'équipe Département des ventes.

Comment puis-je associer ma carte à un autre budget ?

Pour associer votre carte à un autre budget, vous pouvez suivre ces étapes :

Naviguez vers le menu Expensya Card.
Accédez au sous-menu Mes budgets.
Vous verrez la liste des budgets approuvés et ceux qui sont encore en attente d'approbation par l'approbateur.
Cliquez sur le budget approuvé auquel vous souhaitez lier votre carte.
Les détails du budget s'affichent sur le côté droit. Cliquez sur Associer à ma carte.

Votre carte sera instantanément associée au nouveau budget, et vous pourrez le confirmer en consultant le budget.

Que se passe-t-il si un budget expire ?

Si votre budget atteint la date d'expiration et qu'il est lié à votre carte, le système le dissociera automatiquement et il ne sera plus visible dans la liste des budgets.

Vous ne pouvez pas prolonger la date d'expiration d'un budget approuvé à l’avance, vous ne pouvez que le clôturer et demander un nouveau budget.

Qu'est-ce qu'un budget à renouvellement automatique ? Et comment puis-je l'identifier ?

C’est un budget qui sera automatiquement renouvelé chaque premier jour du mois.

La fréquence de celui-ci doit être déterminée lors de la soumission d'une demande de budget.

Vous pouvez l'identifier dans la liste des budgets grâce à une icône, et dans la section des détails.