¿Cómo gestionar mis presupuestos?

Solicitar y gestionar varios presupuestos permite hacer un seguimiento de los gastos, y controlar sus gastos para mantenerse dentro de los límites.

Es importante tener en cuenta que solo se puede asociar un presupuesto a una tarjeta a la vez. Cuando pagues un gasto con tu tarjeta Expensya, la transacción se registrará con el presupuesto asociado a esa tarjeta. Un único presupuesto evita confusiones y garantiza que todos los gastos se registren correctamente en el presupuesto correspondiente. Lo que hará que las revisiones de gastos y transacciones sean más fáciles de seguir. Si tienes una tarjeta virtual y otra física, ambas estarán asociadas al mismo presupuesto.

¿Cómo solicitar un presupuesto? ¿Dónde puedo encontrar mis presupuestos?

Consulta la sección ¿Cómo solicitar un presupuesto? en la que se describe el proceso de solicitud de presupuesto.

Para previsualizar tus presupuestos, debes seguir estos pasos:

Ve al menú "Tarjeta Expensya"
Haz clic en el submenú "Mis presupuestos"
Verás la lista de presupuestos aprobados, incluidos los que están pendientes de validación.

Los presupuestos inactivos y caducados se encuentran aquí.

El límite de pago de la tarjeta Expensya se refiere al monto máximo autorizado para las transacciones realizadas con la tarjeta. Este límite es establecido por el administrador de la tarjeta, determinando la suma máxima que el titular de la tarjeta puede gastar durante un período dado.

Por otro lado, los presupuestos son asignaciones específicas de gastos. Pueden ser establecidos por el administrador de la cuenta o solicitados por el titular de la tarjeta, y se utilizan para monitorear y limitar los gastos dentro de un contexto definido. Un presupuesto puede representar un saldo disponible que el titular de la tarjeta está autorizado a gastar, mientras que el límite determina el monto máximo permitido para los gastos durante un período fijo, independientemente del presupuesto aprobado.

El presupuesto está aprobado, ¿y ahora qué?

Tan pronto como sea aprobado por el validador, y no haya otro presupuesto, el sistema asociará automáticamente el recientemente aprobado a tu tarjeta.

Ya puedes empezar a utilizar tu tarjeta Expensya para pagar tus facturas. Si tienes una tarjeta física, debes activarla antes de utilizarla, puedes encontrar en ¿Cómo activar mi tarjeta física? instrucciones sobre cómo activar tu tarjeta.

Con la excepción del presupuesto inicial, cuando se aprueba la solicitud de presupuesto de un titular de tarjeta, el sistema emparejará automáticamente el presupuesto con la tarjeta inmediatamente después de la aprobación.

El titular de la tarjeta recibirá un correo electrónico (captura de pantalla a continuación) que contiene una confirmación explícita de que el presupuesto ha sido emparejado con éxito con la tarjeta.

Esto se aplica únicamente a los presupuestos solicitados por los empleados. Los presupuestos El único escenario en el que el sistema no emparejará automáticamente el presupuesto recién aprobado con la tarjeta es cuando, en el momento de la aprobación del presupuesto, la tarjeta ya está emparejada con un presupuesto de equipo.

💳 Caso 1: Presupuesto automáticamente emparejado con la tarjeta

John tiene su tarjeta emparejada con el presupuesto individual ‘Almuerzo de negocios’.
John solicita un presupuesto individual ‘Viaje a Suecia’.
El presupuesto ‘Viaje a Suecia’ es aprobado.
La tarjeta de John se emparejará automáticamente con el presupuesto recién aprobado ‘Viaje a Suecia’.

💳 Caso 2: Presupuesto no automáticamente emparejado con la tarjeta

John tiene su tarjeta emparejada con el presupuesto de equipo ‘Departamento de ventas’.
John solicita un presupuesto individual ‘Viaje a Suecia’.
El presupuesto ‘Viaje a Suecia’ es aprobado.
La tarjeta de John permanecerá emparejada con el presupuesto de equipo ‘Departamento de ventas’.asignados por los administradores aún deben ser emparejados manualmente con la tarjeta.

¿Qué ocurre cuando se aprueba un presupuesto pero ya está asociado a otro?

Puedes solicitar tantos presupuestos como desees y enviarlos para su validación. Una vez aprobado el nuevo presupuesto solicitado, se vinculará automáticamente a la tarjeta. La única excepción en la que el presupuesto recién aprobado no se vinculará a la tarjeta es cuando, en el momento de aprobar el presupuesto, la tarjeta esté vinculada a un presupuesto compartido.

¿Cómo asociar mi tarjeta a otro presupuesto?

Puedes cambiar tu tarjeta de presupuesto cuando quieras siguiendo estos pasos :

Ve al menú "Tarjeta Expensya"

Haz clic en el submenú "Mis presupuestos"
Verás la lista de presupuestos aprobados, incluidos los que están pendientes de validación
Haz clic en el presupuesto aprobado al que deseas asociar tu tarjeta.
Los detalles del presupuesto se cargarán en la parte derecha, haz clic en "Asociar a mi tarjeta".
Tu tarjeta se asociará inmediatamente al nuevo presupuesto, y verás la nueva información actualizada.

¿Qué ocurre si caduca un presupuesto?

Si tu presupuesto llega a la fecha de caducidad y sigue asociado a tu tarjeta, el sistema lo desasociará automáticamente y quedará oculto de la lista. No puedes prorrogar la fecha de caducidad de un presupuesto previamente aprobado, sólo puedes cerrarlo y solicitar un nuevo presupuesto.

¿Qué es un presupuesto auto-renovable? ¿Cómo puedo identificarlo?

Un "presupuesto auto-renovable" es un presupuesto que se renovará automáticamente cada primer día de mes. Su frecuencia debe determinarse al presentar una solicitud de presupuesto.

Puedes identificarlo en la lista de presupuestos con un icono y en la sección de detalles del presupuesto.