Fournir une carte virtuelle Expensya à un employé
Pour commencer à émettre des cartes Expensya, l'entreprise doit avoir terminé le processus d’intégration des paiements. Pour plus de détails : Les cartes Expensya – Gestion des comptes.
En tant qu’administrateur avec le rôle Peut gérer les cartes, vous pouvez émettre et attribuer des cartes. Pour plus de détails : Les cartes Expensya – Gestion des rôles des administrateurs.
Pour attribuer des cartes à vos collaborateurs, vous pouvez choisir l’une des options suivantes :
Option 1 : Attribuer une carte Expensya virtuelle à un employé
Pour attribuer une carte Expensya virtuelle à un employé, suivez ces étapes :
- Accédez à la section Moyens de paiement dans le menu Paiement.
- Ouvrez l’onglet Cartes Expensya pour afficher la liste des cartes disponibles.
- Cliquez sur Ajouter une carte Expensya, puis renseignez les informations suivantes :
- Nom de l’employé
- Numéro de téléphone mobile de l’employé
- Sélectionnez le compte qui sera débité lors de l’utilisation de la carte. Si votre société dispose de plusieurs comptes, sélectionnez-en un. S’il n’y a qu’un seul compte, il est sélectionné par défaut.
- Définissez les jours et heures autorisés pour l’utilisation de la carte.
Par défaut, la carte est disponible du lundi au vendredi, de 08:00 à 18:00.
- Si votre fournisseur de cartes est Swan, vous pouvez définir un plafond de paiement pour la carte.
Le plafond de paiement de la carte Expensya définit le montant maximal autorisé pour les transactions effectuées avec la carte. Ce plafond est défini par le fournisseur de cartes ou l’administrateur du compte et détermine le montant total maximum que le titulaire peut dépenser pendant une période donnée. Par défaut, il peut être fixé sur une période glissante de 30 jours.
Les budgets et les plafonds de paiement ont des objectifs différents. Un budget correspond à une allocation de dépenses définie par l’administrateur ou demandée par le titulaire de la carte. Il aide à suivre et contrôler les dépenses dans un contexte défini. Le budget représente le montant disponible à dépenser, tandis que le plafond de paiement définit le maximum absolu autorisé pour les dépenses sur une carte sur une période donnée, indépendamment du budget approuvé.
- Sélectionnez les types de transactions autorisés (Paiement en ligne, Paiement en devises étrangères, Paiement international et Retrait d’espèces).
Les trois premiers sont activés par défaut, et Retrait d’espèces est désactivé.
- Sélectionnez Définir les autorisations par nature de dépense pour préciser les catégories de dépenses autorisées (Abonnement internet, Avion, Frais postaux, Hotels, Locaion de voiture, Parking et péages, Restaurants, Services & commerces, Statuons-setvices, Taxi, Transport en commun).
Par défaut, toutes les catégories sont autorisées.
- Sélectionnez Définir les paramètres comptables pour ajouter les détails comptables.
- Cliquez sur Ajouter pour émettre la carte à l’employé.
Si votre fournisseur de cartes est Swan, vous devez confirmer la création de la carte via authentification SMS.
- La carte nouvellement ajoutée apparaît dans la liste des cartes Expensya sous l’onglet Cartes Expensya avec le statut Invitation envoyée.
- L’employé recevra un email d’invitation pour accepter la carte Expensya.
Option 2 : Ajouter plusieurs cartes Expensya virtuelles en vrac
Pour ajouter plusieurs cartes Expensya virtuelles en vrac, suivez ces étapes :
- Accédez à la section Moyens de paiement dans le menu Paiement.
- Ouvrez l’onglet Cartes Expensya.
- Cliquez sur Importer, puis sur Télécharger le fichier modèle pour obtenir le modèle CSV.
Vous pouvez ajouter jusqu’à 500 cartes Expensya dans un seul fichier.
- Remplissez les données suivantes pour chaque ligne du fichier :
- LastName - nom de l’employé.
- FirstName - prénom de l’employé.
- Mail - email de l’employé (format : xxx@xxx.xxx).
- Phone - numéro de téléphone mobile (format : indicatif pays + numéro, ex. : +33607070707).
- AllDays - pour préciser les jours de la semaine où les paiements avec la carte Expensya sont autorisés.
- Saisissez 1 pour autoriser tous les jours. Laissez les champs quotidiens vides.
- Pour autoriser les paiements uniquement certains jours, laissez AllDays vide et remplissez les champs correspondants.
- Monday à Sunday - saisissez 1 pour autoriser, 0 pour bloquer, ou vide si AllDays = 1
- AllHours - pour préciser si les paiements sont autorisés à tout moment de la journée.
- Saisissez 1 pour autoriser les paiements toutes heures.
- Laissez vide si vous définissez des heures spécifiques dans StartHour et EndHour.
Si AllHours est défini sur 1, laissez StartHour et EndHour vides.
- StartHour - saisissez l’heure au format HH:MM, où HH va de 00 à 23 et MM de 00 à 59.
- EndHour - saisissez l’heure au format HH:MM, où HH va de 00 à 23 et MM de 00 à 59.
- Authorizations - pour préciser les catégories de dépenses autorisées. Saisissez "All" pour autoriser toutes les catégories, ou listez des catégories spécifiques séparées par des virgules. Options disponibles : Abonnement internet, Avion, Frais postaux, Hotels, Locaion de voiture, Parking et péages, Restaurants, Services & commerces, Statuons-setvices, Taxi, Transport en commun
- AccountName - saisissez le nom exact du compte. Ce champ est obligatoire.
Pour ajouter des cartes à un compte existant, vous devez avoir le rôle Gérer les cartes activé pour ce compte.
- Importez le fichier CSV, puis cliquez sur Confirmer.
- Un récapitulatif du nombre d'invitations à envoyer des cartes s'affiche. Cliquez sur le bouton Confirmer.
Si votre fournisseur de cartes est Swan et que vous êtes administrateur avec le rôle de paiement autorisé, vous devez confirmer la création des cartes Expensya via authentification SMS.
- Les cartes nouvellement ajoutées apparaissent dans l’onglet Cartes Expensya avec le statut Invitation envoyée.
- Chaque employé reçoit un email d’invitation pour sa carte Expensya assignée.
Une fois qu’une carte virtuelle est créée pour un employé, l’administrateur peut demander une carte physique. Pour plus de détails, consultez Comment demander une carte physique Expensya pour un employé ?
