Mise à jour des paramètres de la carte Expensya
Mis à jour
Pour mettre à jour les paramètres d'une carte Expensya, il faut tout d'abord s'assurer que les conditions suivantes sont pré- remplies :
- L'entreprise doit avoir terminé le processus d'onboarding. Pour plus de détails, veuillez consulter l'article : Les cartes Expensya – Gestion des comptes.
- L'administrateur doit avoir le rôle de paiement Peut gérer les cartes. Plus de détails sont disponible au niveau de : Les cartes Expensya – Gestion des rôles des administrateurs
- L'employé doit déjà avoir une carte virtuelle Expensya activée. Vous trouverez plus de détails dans : Comment fournir une (des) carte(s) virtuelle(s) Expensya à un (des) employé(s) ?
Mettre à jour les jours d'utilisation autorisés
Pour mettre à jour les jours autorisés pour la carte, suivez ces étapes :
- Accédez à la section Moyens de paiement dans le menu Paiement.
- Ouvrez l’onglet Cartes Expensya pour afficher la liste des cartes.
- Sélectionnez la carte Expensya virtuelle à mettre à jour. La carte ne doit pas avoir le statut Désactivée.
- Sélectionnez ou désélectionnez les jours que vous souhaitez autoriser.
- Cliquez sur Modifier pour confirmer votre sélection.
Mettre à jour les heures d'utilisation autorisées
Pour mettre à jour les heures d'utilisation autorisées pour la carte, suivez ces étapes :
- Accédez à la section Moyens de paiement dans le menu Paiement.
- Ouvrez l’onglet Cartes Expensya pour afficher la liste des cartes.
- Sélectionnez la carte Expensya virtuelle à mettre à jour. La carte ne doit pas avoir le statut Désactivée.
- Désélectionnez Toute la journée si vous souhaitez définir des heures précises, puis indiquez les heures dans les champs De et Au.
Sélectionnez Toute la journée si vous souhaitez permettre l’usage de la carte de 08:00 à 18:00.
- Cliquez sur Modifier pour confirmer la mise à jour.
Mettre à jour le plafond de paiement de la carte
Vous pouvez définir ou mettre à jour le plafond de paiement de la carte uniquement si votre fournisseur de cartes est Swan. Si votre fournisseur est Adyen, le plafond se définit automatiquement et ne peut pas être modifié.
Pour mettre à jour le plafond de paiement, suivez ces étapes :
- Accédez à la section Moyens de paiement dans le menu Paiement.
- Ouvrez l’onglet Cartes Expensya pour afficher la liste des cartes.
- Sélectionnez la carte Expensya virtuelle à mettre à jour. La carte ne doit pas avoir le statut Désactivée.
- Mettez à jour le montant dans le champ Plafond de paiement. Le montant maximal autorisé est de 60 000 €.
- Mettez à jour la période dans le champ Période. Options disponibles : 30 jours glissants, 7 jours glissants ou 24 heures.
- Cliquez sur Modifier pour confirmer la mise à jour.
Vous devez confirmer la mise à jour via une authentification par SMS afin de valider votre autorisation.
Mettre à jour les types de transactions autorisés
Pour mettre à jour les types de transactions autorisés, suivez ces étapes :
- Accédez à la section Moyens de paiement dans le menu Paiement.
- Ouvrez l’onglet Cartes Expensya pour afficher la liste des cartes.
- Sélectionnez la carte Expensya virtuelle à mettre à jour. La carte ne doit pas avoir le statut Désactivée.
- Activez ou désactivez les types de transactions souhaités : Paiement en ligne, Paiement en devises étrangères, Paiement international ou Retrait d’espèces.
- Cliquez sur Modifier pour confirmer la mise à jour.
Si votre fournisseur de cartes est Swan, vous devez confirmer la mise à jour via une authentification par SMS.
Mettre à jour les catégories de dépenses autorisées
Pour mettre à jour les catégories de dépenses autorisées, suivez ces étapes :
- Accédez à la section Moyens de paiement dans le menu Paiement.
- Ouvrez l’onglet Cartes Expensya pour afficher la liste des cartes.
- Sélectionnez la carte Expensya virtuelle à mettre à jour. La carte ne doit pas avoir le statut Désactivée.
- Pour autoriser toutes les catégories de dépenses, désélectionnez Définir les autorisations par nature de dépense?
- Pour limiter les dépenses à certaines catégories, sélectionnez Définir les autorisations par nature de dépense? puis choisissez une ou plusieurs options : Abonnements internet, Avion, Frais postaux, Hotels, Location de voiture, Parking et péages, Restaurants, Services & commerces, Stations-services, Taxi, Transport en commun.
- Cliquez sur Modifier pour confirmer la mise à jour.
Mettre à jour les paramètres comptables
Pour mettre à jour les paramètres comptables, suivez ces étapes :
- Accédez à la section Moyens de paiement dans le menu Paiement.
- Ouvrez l’onglet Cartes Expensya pour afficher la liste des cartes.
- Sélectionnez la carte Expensya virtuelle à mettre à jour. La carte ne doit pas avoir le statut Désactivée.
- Vous pouvez soit mettre à jour les paramètres, soit choisir de ne pas les inclure en désélectionnant Définir les paramètres comptables.
- Cliquez sur Modifier pour confirmer la mise à jour.
