Verwalten von Dienstfahrzeugen in Expensya
Die Verwaltung von Dienstfahrzeugen und deren Ausgaben geht über eine bloße administrative Aufgabe hinaus. Es handelt sich um ein strategisches Unterfangen, das erhebliche Auswirkungen auf die Finanzen eines Mandanten, die Produktivität der Mitarbeiter und sogar das Markenimage haben kann. Tatsächlich können Unternehmen durch einen proaktiven Ansatz zur Nachverfolgung und Kontrolle von fahrzeugbezogenen Ausgaben erhebliche Kosteneinsparungen erzielen und gleichzeitig ihre Abläufe optimieren.
Als Administrator können Sie Dienstfahrzeuge über die Webversion verwalten.
- Klicken Sie auf den Tab Admin und dann auf Fahrzeuge im Seitenmenü.
- Klicken Sie auf Geschäftsfahrzeuge.
Ein Geschäftsfahrzeug manuell hinzufügen
- Klicken Sie auf neues Fahrzeug hinzufügen.
- Füllen Sie die verschiedenen Felder aus.
- Fügen Sie das Zulassungsdokument aus Nachweise ein
- Und weisen Sie das Fahrzeug einem Mitarbeiter zu (nicht obligatorisch)
- Klicken Sie auf “Speichern“.
Geschäftsfahrzeugen importieren
Eine weitere Möglichkeit, Geschäftsfahrzeuge zu erfassen, besteht darin, sie über unsere Excel-Vorlage zu importieren. Um eine Liste von Geschäftsfahrzeugen zu importieren:
- Klicken Sie auf Geschäftsfahrzeuge importieren und dann auf Vorlage herunterladen
Hier erfahren Sie, wie Sie die Beispieldatei ausfüllen.
- VehicleExternalId: Feld für die interne Kennung des Fahrzeugs.
- VehicleName: Feld für den Fahrzeugnamen.
- VehicleType: Feld für den Fahrzeugtyp (Auto, Motorrad, usw.).
- CurrentYearKm: Feld für die gelaufenen Kilometer des Fahrzeugs aus dem aktuellen Jahr.
- LastYearDistanceKm: Anzahl der während des Jahres N-1 gefahrenen Kilometer.
- Klicken Sie auf Importieren. Dann sehen Sie die Meldung "Import erfolgreich abgeschlossen".
Um die Liste der Zuweisungen zu importieren
- Klicken Sie auf Zuweisungen importieren
- Laden Sie die Vorlage herunter und füllen Sie sie aus, so geht's:
- AssignmentExternalId: Bezeichner der Zuweisung.
- VehicleExternalId: Der Bezeichner des Fahrzeugs innerhalb Ihrer Organisation.
- AffectedUserMail: E-Mail des betroffenen Benutzers für dieses Fahrzeug.
- AffectedUserPayId: Eindeutige ID des betroffenen Benutzers.
- AssignmentStartDate: Beginn der Zuweisung.
- AssignmentEndDate: Ende der Zuweisung.
- AssignmentIsActive: Ja, wenn angewendet werden soll, Nein, wenn nicht.
- Klicken Sie auf Importieren und eine Benachrichtigung wird angezeigt: Import erfolgreich abgeschlossen.
