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Kostenerstattung: eine Aufgabe für Ihr Unternehmen.

Es ist eine wichtige Aufgabe der Manager, die Abrechnungen der Mitarbeiter zu überprüfen und die Ausgaben zu validieren oder abzulehnen. Wir gehen den Prozess Schritt für Schritt durch, um ein besseres Verständnis zu ermöglichen.

  1. E-Mail-Benachrichtigung des Rechnungsprüfers

Sobald eine Abrechnung zur Prüfung eingereicht wird, erhalten die Prüfer eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Buchhaltung erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Abrechnung an die Buchhaltung gesendet wird.

Wenn es mehr als einen Buchhalter für ein Konto gibt, erhält keiner der Buchhalter eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Buchhalter können auch alle drei Tage per E-Mail daran erinnert werden, dass Abrechnungen zur Prüfung vorliegen.
Diese Option wird vom Kontoadministrator unter Admin --> Globale Einstellungen --> Validierung aktiviert.
Sobald die E-Mail an die Rechnungsprüfer gesendet wurde, ist der nächste Schritt die Validierung der Ausgaben:

  1. Die Validierung der Ausgaben:

Hierfür stehen drei Alternativen zur Verfügung:

  • Validierung im Web:

Bitte lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, welche Schritte für diese Aufgabe notwendig sind.

  • Validierung per Mobiltelefon:

Die Validierung kann auch über die mobile Anwendung erfolgen. Alle Details dazu finden Sie in diesem Artikel.

  • Validierung mit der Teams-App:

Mit der Expensya-App für Teams können Benutzer ihre Geschäftsausgaben hinzufügen, überprüfen und einreichen. Darüber hinaus bietet sie Managern die Möglichkeit, Mitarbeiterberichte zu überprüfen und Ausgaben zu bestätigen oder abzulehnen.

Unter diesem Link finden Sie einen Artikel, der die verschiedenen Funktionen der Expensya-App für Teams und insbesondere den Validierungsprozess beschreibt.
Abgelehnte Ausgaben und Abrechnungen gehen immer an den Besitzer zurück.
  1. Sonderanträge:

In bestimmten Situationen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, spezielle Anträge - so genannte Ausnahmeanträge - zu stellen, die von ihren Prüfern geprüft werden. Diese Anträge betreffen die Erstattung des vollen Betrags einer Ausgabe oder eines Betrags, der einen vom Unternehmen festgelegten Höchstbetrag überschreitet.

Dieser Artikel beschreibt die Ausnahmeanträge.

Hat der Mitarbeiter mehrere Genehmiger, wird die Ausgabe erst an die Buchhaltung weitergeleitet, wenn alle Genehmiger sie genehmigt haben. Folglich kann der Buchhalter die Ausgaben auf der Registerkarte "Buchhaltung" erst einsehen, wenn alle Genehmigenden zugestimmt haben.

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