El archivo con valor probatorio en Francia
El propósito del archivo con valor probatorio:
El archivo con valor probatorio permite a los clientes de Expensya conservar los justificativos en formato digital en lugar de mantenerlos en papel.
Esto permite a los clientes desechar el recibo en papel una vez que el gasto es añadido en Expensya con el justificativo y está archivado en la solución Expensya.
Un tratamiento seguro del archivo conforme a las disposiciones legales francesas:
Para que los recibos en formato digital sean reconocidos en caso de una inspección fiscal en Francia, deben cumplir con las normas y reglas impuestas por la administración fiscal francesa, como indica el artículo A102 B-2 de la ley francesa "Libro de Procedimientos Fiscales".
La solución Expensya garantiza este procedimiento de la siguiente manera:
- Al digitalizar el recibo, Expensya aplica una firma electrónica conforme a eIDAS*
- El registro se basa en la tecnología WORM (Write Once, Read Many) y el documento digitalizado se guarda en el formato PDF A/3 (ISO 19005-3)*.
- El almacenamiento de los archivos electrónicos se realiza dentro de la Unión Europea conforme al artículo 32 del GDPR sobre la seguridad del tratamiento.
Las opciones de archivo con valor probatorio disponibles por Expensya:
Expensya ofrece dos servicios distintos de archivo (Expensya-CDC o Expensya-Vault). Ambas opciones son de pago y figuran en el Pedido o en el anexo "Condiciones Comerciales" del contrato.
La tabla a continuación responde a las diferentes preguntas frecuentes sobre las dos opciones de archivo legal propuestas por Expensya y el almacenamiento de Expensya:
- PDF/A*: Es una versión normativa ISO del formato PDF especializada para el archivo y la conservación a largo plazo de documentos digitales. El PDF/A difiere del formato PDF estándar al prohibir funcionalidades no adecuadas para el archivo a largo plazo, como el enlace de fuentes y la encriptación.
- eIDAS*: Electronic IDentification Authentication and trust Services es un reglamento de la UE sobre la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas dentro de la Unión Europea.
- SEC 17a-4(f), CFTC 1.31(d) y FINRA*: Estas reglas pertenecen a la Regulación estadounidense sobre la conservación de documentos electrónicos, como la duración de conservación, el formato, la calidad y la disponibilidad de los documentos.
- ISO/IEC 27001:2013*: Especifica los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de seguridad de la información dentro del contexto de una organización.
- NF Z42-013*: Una norma internacional que trata sobre las especificaciones para el diseño y la operación de sistemas informáticos usados para el archivo electrónico.
