Archivage à valeur légale en Espagne

L’archivage à valeur légale consiste à ne plus garder les justificatifs au format papier.

Expensya met à votre disposition cette fonctionnalité pour les sociétés et filiales Espagnoles.

Nous avons une certification légale pour certifié/ signé les justificatifs selon les normes réglementaires (Ordre EHA/962/2007)

Le principe est simple : tout justificatif numérisé et signé par Expensya est opposable en cas de contrôle fiscale, et par conséquence, vous pourrez jeter le papier. Expensya s’occupera de les archiver jusqu’à la fin du délai fiscal imposé et de les signer selon la norme légale locale.

Important : Expensya peut signer uniquement les images des justificatifs capturés via la reconnaissance intelligente et les factures qui contiennent la signature électronique du fournisseur ou prestataire. Les fichiers qui ne contiennent pas la signature électronique du fournisseur et les justificatifs qui ne sont pas numérises via la reconnaissance intelligente, ne peuvent pas être signés par Expensya, et donc, pour la législation espagnole, vous devez garder votre justificatif au format papier.

Depuis l’application mobile :
  • Vous devez prendre en photo votre justificatif (l’image ne doit pas être sélectionné depuis la galerie du téléphone ou partager depuis une application) à travers notre scan intelligent.
  • Une fois que la photo est prise, Expensya archivera le justificatif, le signera, garantissant une piste d'audit fiable au regard de la legislation Espagnole et Européenne.

De même pour les fichiers attachés :

  • Si le fichier est signé, il s’affichera avec un cadenas fermé :
  • Si le fichier n'est pas signé, il s'affichera avec un cadenas ouvert, indiquant qu'Expensya ne peut garantir la piste d'audit, ce fichier n'ayant pas été numérisé à l'aide de l'application mobile Expensya.

Depuis la version web :

Vous allez télécharger un fichier qui contient la signature électronique du fournisseur ou prestataire pour qu’il puisse être signé par Expensya.

Pour faire la différence entre un justificatif archivé et/ou signé :

  • S’il y a l’icône d’un cadenas fermé ceci veut dire que votre justificatif est archivé dans nos serveurs et il a une valeur légale.
  • S’il y’a l’icône d’un cadenas ouvert cela veut dire que votre justificatif est archivé dans nos serveurs mais que nous ne pouvons garantir la piste d'audit, et donc, pour la législation espagnole, vous devez garder votre justificatif au format papier.

  • Vos fichiers attachés, ceux qui sont signés à la source, sont aussi archivés et signés :
  • Et en cliquant sur le cadenas, vous pouvez voir les détails de l'archivage :
  • Les fichiers attachés qui ne sont pas signés à la source, s’afficheront avec un cadenas ouvert :

En cas de contrôle fiscal, vous pouvez télécharger vos justificatifs qui sont archivés et signés par Expensya qu'ils soient dans les fichiers attachés ou dans l'aperçu de la dépense en question.


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