La digitalización certificada en España
La digitalización certificada consiste en no tener que archivar los tiques, recibos y facturas en formato papel puesto que la copia digital tiene validez legal.
Expensya pone esta funcionalidad a disposición de todas las empresas españolas o con filial en España.
La solución de Expensya ha sido homologada por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) según la orden EHA/962/2007 para la digitalización certificada de documentos.
Esto significa que todo documento digitalizado y encriptado por Expensya tiene total validez legal en caso de inspección, y por consecuencia, puedes tirar la copia física. Expensya se ocupa de almacenar las imágenes hasta el fin del período fiscal impuesto y de encriptarlas según las normas vigentes para garantizar su veracidad.
Importante:
Expensya podrá encriptar solamente las imágenes, recibos y justificantes de pago que hayan sido capturados utilizando el reconocimiento inteligente de Expensya o las facturas que contengan la firma electrónica del proveedor.
Los archivos que no contengan la firma electrónica del proveedor y los justificantes que no hayan sido digitalizados a partir del reconocimiento inteligente de Expensya, no podrán ser encriptados por Expensya, y por tanto y conforme a la legislación española, tendrás que guardar la copia en formato papel.
La digitalización certificada en Expensya
A partir de la app móvil
- Toma una foto de tu tique a partir del reconocimiento inteligente de Expensya (la imagen no ha de ser seleccionada desde la galería del móvil).
- Después de tomar la foto, Expensya archivará la imagen y la encriptará, garantizando la autenticidad del archivo ante la legislación española.
- Un candado cerrado aparecerá en la esquina de la imagen indicando que la imagen ha sido encriptada y archivada correctamente.
Los archivos adjuntos funcionan de la misma manera:
- Un candado cerrado aparecerá en la esquina de la imagen indicando que el documento ha sido encriptado por Expensya.
- Si el archivo no ha podido ser encriptado, encontrarás un candado abierto. Esto significa que Expensya no puede garantizar la integridad de la imagen puesto que no ha sido digitalizada utilizando la aplicación móvil de Expensya. En este caso, será necesaria la conservación del documento original.
A partir de la versión web, integrando una factura recibida en PDF
Las facturas añadidas en tu cuenta que contengan la firma electrónica del proveedor serán encriptadas por Expensya y el archivo digital tendrá validez legal.
¿Cómo saber si el archivo ha sido encriptado por Expensya?
- Si aparece un icono de un candado cerrado, significa que la imagen ha sido archivada en los servidores de Expensya y tiene validez legal.
- Si aparece un candado abierto, significa que la imagen ha sido archivada en nuestros servidores, pero no ha podido ser firmada por Expensya, puesto que el archivo original no había sido firmado por el proveedor. Por lo tanto, esa imagen no es válida en caso de inspección fiscal y tendrás que conservar la factura original en papel.
- Los archivos adjuntos que contengan la firma del proveedor serán también archivados y encriptados por Expensya.
- Si haces clic en el candado, podrás ver los detalles de la firma y archivo del documento.
- En los archivos adjuntos que no hayan podido ser encriptados por Expensya, encontrarás un candado abierto.
A partir de la versión web, integrando una factura papel
Para que un documento se pueda tirar en su forma papel, es necesario integrarlo en el software homologado sin que el proceso de integración tenga tercero o interrupción por medio de manipulación.
- Poner el documento en el escáner con el cual Expensya se va a conectar:
- Seleccionar el escáner donde has puesto el documento
Instalar la conectividad al escáner
Tendrás que hacerlo una sola vez en tu cuenta para poder activar la llamada a los escáneres por Expensya.
Después podrás elegir según los escáneres que tengas a tu disposición en el lugar en el que te encuentres.
