La digitalización certificada en España

La digitalización certificada consiste en no tener que archivar los tiques, recibos y facturas en formato papel puesto que la copia digital tiene validez legal.

Expensya pone a su disposición esta funcionalidad para todas las empresas españolas o con filial en España.

La solución de Expensya ha sido homologada por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) según la orden EHA/962/2007 para la digitalización certificada de documentos.

Esto significa que todo documento digitalizado y encriptado por Expensya tiene total validez legal en caso de inspección, y por consecuencia, puede tirar la copia física. Expensya se ocupa por usted de almacenar las imágenes hasta el fin del período fiscal impuesto y de encriptarlas según las normas vigentes para garantizar su veracidad.

Importante: Expensya podrá encriptar solamente las imágenes, recibos y justificantes de pago que hayan sido capturados utilizando el reconocimiento inteligente de Expensya o, en su defecto, facturas que contengan la firma electrónica del proveedor. Los archivos que no contengan la firma electrónica del proveedor y los justificantes que no hayan sido digitalizados a partir del reconocimiento inteligente de Expensya, no podrán ser encriptados por Expensya, y por tanto y conforme a la legislación española, tendrá que guardar la copia en formato papel.

La digitalización certificada en Expensya

A partir de la app móvil:
  • Tome una foto de su tique a partir del reconocimiento inteligente de Expensya (la imagen no puede haber sido seleccionada desde su galería de móvil).
  • Después de tomar la foto, Expensya archivará la imagen y la encriptará, garantizando la autenticidad del archivo ante la legislación española.
  • Un candado cerrado aparecerá en la esquina de la imagen indicando que la imagen ha sido encriptada y archivada correctamente.

Los archivos adjuntos funcionan de la misma manera:

  • Un candado cerrado aparecerá en la esquina de la imagen indicando que el documento ha sido encriptado por Expensya.

  • Si el archivo no ha podido ser encriptado, encontrará un candado abierto. Esto significa que Expensya no puede garantizar la integridad de la imagen puesto que no ha sido digitalizada utilizando la aplicación móvil de Expensya. En este caso, será necesaria la conservación del documento original.
A partir de la versión web:

Las facturas añadidas en su cuenta que contengan la firma electrónica del proveedor serán encriptadas por Expensya y el archivo digital tendrá validez legal.

¿Cómo saber si el archivo ha sido encriptado por Expensya?

  • Si aparece un icono de un candado cerrado, significa que la imagen ha sido archivada en los servidores de Expensya y tiene validez legal.
  • Si aparece un candado abierto, significa que la imagen ha sido archivada en nuestros servidores, pero no ha podido ser firmada por Expensya, puesto que el archivo original no había sido firmado por el proveedor. Por lo tanto, esa imagen no es válida en caso de inspección fiscal y tendrá que conservar la factura original en papel.
  • Los archivos adjuntos que contengan la firma del proveedor serán también archivados y encriptados por Expensya.
  • Si hace clic en el candado, podrá ver los detalles de la firma y archivo del documento.
  • En los archivos adjuntos que no hayan podido ser encriptados por Expensya, encontrará un candado abierto.   
En caso de inspección de Hacienda, podrá descargar todos los archivos, tanto los añadidos como gasto como los adjuntos a un gasto, que hayan sido archivados y encriptados por Expensya.


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