Ajout d'une dépense
Chez Expensya, une dépense correspond à un montant engagé et payé avec vos propres moyens financiers dans un contexte professionnel. Chaque dépense doit être justifiée par une facture qui prouve sa nature et le montant engagé. Vous n'avez pas besoin de conserver les reçus papier, car ils seront stockés dans l'outil avec vos dépenses. Cependant, veuillez noter qu'un simple reçu de carte de crédit n'est pas considéré comme une preuve d'achat valide.
Comment ajouter une dépense depuis le site web :
Pour ajouter votre première dépense sur le site web, connectez-vous à votre compte Expensya via le site, ce qui vous amènera au tableau de bord. À partir de cette page, vous pourrez directement créer de nouvelles dépenses ou accéder à la liste de vos dépenses existantes.
La manière la plus simple est d'utiliser la reconnaissance intelligente. Sélectionnez le fichier précédemment enregistré sur votre appareil pour télécharger les scans de vos reçus. Grâce à la technologie OCR+, notre système analysera automatiquement les informations sur les reçus pour pré-remplir les champs de chaque dépense. En quelques secondes, vos dépenses seront créées et affichées comme "à vérifier". Vous pourrez ensuite les examiner individuellement pour apporter les corrections nécessaires avant de les valider.
Comment ajouter une dépense depuis l'application mobile :
Ajouter des dépenses peut également être fait simplement via l'application mobile.
Tout d'abord, connectez-vous à votre compte Expensya. Une fois connecté, l'application s'ouvrira automatiquement sur le menu Dépenses.
Pour ajouter une nouvelle dépense, cliquez sur le bouton + situé en bas à droite de votre écran. Ensuite, sélectionnez l'option Scan pour prendre une photo de votre reçu.
Ensuite cliquez sur le bouton en haut à droite pour sauvegarder votre dépense.
Comment ajouter une dépense depuis un e-mail :
Le traitement des dépenses par email se fait de la manière suivante :
Transférez votre facture à l'adresse expenses@expensya.com, mais seulement depuis l'adresse utilisée lors de la création de votre compte Expensya afin que notre système puisse les affecter à votre compte.Ces factures apparaîtront quasi-instantanément sur votre compte.
Numérisation des dépenses :
Lors de la numérisation de vos reçus, il est préférable de le faire par lots. De cette manière, vous pourrez les examiner simultanément pour gagner du temps. Assurez vous toujours que vos photos sont suffisamment claires !
La technologie OCR:
La technologie OCR+ d'Expensya est tout à fait unique : elle ne se contente pas de capturer en quelques secondes toutes les informations pertinentes d'une facture (montant, multi-TVA, date, catégorie, mode de paiement, devise, etc.), mais elle peut également récupérer des factures pour vous, lire des factures par e-mail, saisir en masse des dizaines de factures, voire extraire des données de niveau 3 (taxe de séjour, distinction déjeuner/soir, etc.).
La technologie OCR+ d'Expensya repose sur des mots-clés présents sur le reçu pour déterminer le type d'informations à récupérer. Par exemple, Expensya détectera les termes tels que « Restaurant », « Déjeuner », « Taxi », « Péage », etc., sur le reçu, et ces mots-clés seront également utilisés via l'intelligence artificielle pour déterminer le type de dépense parmi ceux définis dans les catégories de dépenses.
Cette technologie pour automatiser la saisie des données nécessite quelques secondes pour détecter toutes les informations pertinentes dans la facture. Bien que nous travaillions en continu pour réduire le temps de numérisation, nous vous invitons à faire preuve de patience lors du téléchargement de votre facture pour garantir de bonnes performances de l'OCR+.
