Import des véhicules personnels par l’administrateur
Mis à jour
Un véhicule personnel est par défaut ajouté par l'utilisateur lui même et ce depuis les paramètres personnels de son compte, comme expliqué dans l'article suivant : La gestion de mes véhicules personnels
Dans certains cas, la politique interne de la société exige que les véhicules personnels soient ajoutés par l'administrateur du compte et non pas par l'utilisateur propriétaire du véhicule.
Pour répondre à cette exigence et/ou besoin Expensya a mis en place une option permettant à l'administrateur du compte d'ajouter les véhicules personnels de ses collaborateurs depuis l'onglet Administration du compte.
Cette option est gratuite et elle est disponible pour toutes les offres sur Expensya même en version d'essai gratuit.
Comment l'administrateur peut-il ajouter les véhicules personnels
Il est à noter que l'ajout des véhicules personnels par l'administrateur ne peut se faire que par import.
Pour réaliser cet import, il suffit à l'administrateur du compte de:
- Depuis l'onglet Administration, rendez-vous sur le menu Barème et Véhicules sous le menu Véhicules.
- Cliquez sur Importer les véhicules, puis sur Téléchargez le fichier modèle.
- Le fichier modèle est un fichier au format CSV. Les colonnes de ce fichier se présentent comme suit :
- Vehicle Name - nom attribué au véhicule.
- Vehicle Type - type du véhicule. Les options incluent: Car, Moped, Scooter, Motorcycle, Bicycle, CarUpTo900, CarBeyond900, Van, LightMotorcycle, HeavyMotorcycle, EPATractor, Quadbike, ATV, Snowmobile, Motorboat, MotorboatUpTo50, MotorboatBeyond50, Other.
- Administrative Power - puissance fiscale du véhicule.
- Current Year Km - distance parcourue durant l'année actuelle.
- Last Year Distance Km - distance parcourue durant l'année précédente.
- User Mail - Mail de l’utilisateur.
- User PayId - Matricule de l’utilisateur.
- Energy Type - type d’énergie du véhicule. Les options incluent: Diesel, Gasoline, HybridPetrol, HybridDiesel, PlugInHybridPetrol, PlugInHybridDiesel, BatteryElectric, Hydrogen, NaturalGas, LPG, Biofuel, Other. Notez que la colonne Energy Type peut être configurée par l’administrateur comme obligatoire, optionnelle ou masquée. Si elle est masquée, la colonne n’apparaîtra pas dans le CSV.
- Après avoir rempli le tableau, importez le fichier. La liste des véhicules sera ajoutée sous l’onglet Véhicules personnels.
Comment l’administrateur peut-il supprimer un véhicule
L’administrateur peut désactiver un véhicule dans la liste des véhicules mais ne peut pas le supprimer.
