Exporter l'ensemble des notes de frais de votre tenant
Mis à jour
En tant qu’administrateur, vous pouvez exporter l'ensemble des dépenses et des notes de frais de votre tenant depuis la version web.
Pour cela, suivez ces étapes :
- Connectez-vous à votre compte Expensya sur le site web.
- Rendez-vous dans l'onglet Administration, puis cliquez sur Liste des frais ou Notes.
- Cliquez sur Exporter pour télécharger vos dépenses ou notes de frais.
- Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez le format d’export.
- Sélectionnez Inclure les reçus des dépenses si vous souhaitez envoyer les données à votre comptable ou à votre prestataire de récupération de TVA.
- Si votre tenant a activé l’option Export CSV Complet Expensya, celle-ci s’affiche dans la liste des formats d'exports proposés. Sélectionnez-la, puis choisissez le caractère utilisé pour séparer les données: point-virgule (;) ou virgule (,). Cela permet d’éviter les problèmes de formatage dans Excel, notamment aux États-Unis et au Royaume-Uni, où les normes de séparation des données diffèrent.
Le système propose un caractère en fonction de votre pays, mais vous pouvez le modifier avant l’export.
- Vous pouvez exporter les notes provisoires que les employés n’ont pas encore soumis pour approbation en utilisant l’option Exporter les provisions. Pour accéder à cette option, allez au sous-menu Notes sous l’onglet Administration.
Les managers et les comptables peuvent exporter des notes à partir de leurs onglets respectifs. Toutefois, ils peuvent uniquement accéder aux notes qui leur sont soumises et les exporter.
Volumétrie recommandée pour les exports sur Expensya
Avec les exports standards disponibles sur Expensya, vous pouvez exporter jusqu'à :
- 300 dépenses en format d'export PDF
- 5000 dépenses en format Excel
- Un nombre infini de dépenses avec une intégration API
Les exports par API nécessitent une intégration technique du côté du client.
