Import von Kontoauszügen durch den Administrator
Um das Ausgabenmanagement zu optimieren und den Prozess der Einbindung von Transaktionen in Benutzerkonten zu vereinfachen, ermöglicht Expensya Administratoren das nahtlose Importieren von Kontoauszügen von Unternehmensdebikarten.
Diese Importfunktion wird über die Administrator-Registerkarte auf der Webplattform ausgeführt und umfasst folgende Schritte:
- Vorläufige Einbindung von Unternehmensdebikarten in das System und Zuordnung jeder Karte zum jeweiligen Mitarbeiter.
- Aktivierung der Bankintegration mit Partnerbanken, um eine nahtlose Verbindung zum Import von Kontoauszügen herzustellen.
Ausführliche Informationen zur Aktivierung von Bankintegrationen finden Sie auf dieser Seite: Wie man Bankintegrationen aktiviert.
Import von Kontoauszügen über die Administrator-Registerkarte:
- Gehen Sie zur Administrator-Registerkarte im Menü Zahlung und dann zur Transaktionen
- Klicken Sie auf Importieren und dann auf Kreditkartenabrechnung importieren.
- Wählen Sie aus den bereits aktivierten Integrationen den Typ des zu importierenden Kontoauszugs aus.
- Klicken Sie auf Datei importieren, um die Datei der Kreditkartenabrechnung zu importieren.
- Klicken Sie auf Importieren.
Ein zusammenfassendes Tabellenblatt mit den Namen der Mitarbeiter und der Anzahl der hinzugefügten Ausgaben wird nach dem Import automatisch angezeigt.
Ausgaben werden der Ausgabenliste im Konto des entsprechenden Benutzers hinzugefügt und im Status "Zu überprüfen" angezeigt.
Ausgaben, die dem Benutzerkonto hinzugefügt werden, zeigen das Kreditkarten-Symbol und ein T für Transaktion an. Dies ermöglicht es dem Benutzer, zwischen Bankauszugs-Ausgaben und den manuell erstellten Ausgaben zu unterscheiden.
Der Abgleich zwischen den bereits eingetragenen Ausgaben und den Transaktionen erfolgt nur, wenn die Ausgaben im Entwurf- oder abgelehnten Status sind. Wenn die Ausgaben im Genehmigungs- oder Archivstatus sind, wird der Abgleich nicht durchgeführt.
Ausgaben können auch über den Administrator-Tab (aus der Transaktionsliste) aufgerufen werden.
Die Benutzeroberfläche zeigt Filter an, die es dem Administrator ermöglichen, Transaktionen leicht nach dem Namen des Mitarbeiters, dem Transaktionsdatum oder dem Status zu finden.
