Warum wurden meine Ausgaben nicht genehmigt?
Nachdem Sie Ihrer Abrechnung eingereicht haben, müssen Sie auf die Genehmigung Ihrer Ausgaben durch Ihren Vorgesetzten warten:
✅Wenn der Abrechnung genehmigt wurde: Das Finanzteam kümmert sich um Ihre Erstattung innerhalb einer Frist, die von den Prozessen in Ihrem Unternehmen abhängt.
❌ Wenn eine oder mehrere Ausgaben abgelehnt werden: Sie erhalten per E-Mail eine Begründung für die Ablehnung. Ein Duplikat der Abrechnung wird für die abgelehnten Ausgaben erstellt. Dieser Abrechnung hat den Status "Entwurf", sodass Sie ihn gemäß den Richtlinien des Unternehmens bearbeiten können.
Ablehnungsgründe:
Die Ablehnungsgründe sind in der Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens festgelegt. Daher sollten Sie diese vor dem Einreichen beachten.
Um zu verstehen, warum Ihre Ausgabe abgelehnt wurde, ist es wichtig, die Bedingungen zu kennen, unter denen die Ausgabe genehmigt werden kann. Diese können umfassen:
- Die Erstattung erfolgt, wenn gültige Belege vorliegen.
- Die Erstattung erfolgt auch zeitbezogen (d. h. nur für die Tage, an denen gearbeitet wurde).
- Eine Quittung von einer Kreditkarte ist kein gültiger Beleg. Abrechnungen mit Kreditkartenbelegen werden nicht akzeptiert. Spesen, die mit der Expensya-Karte ohne akzeptablen Beleg bezahlt wurden, werden von der Gehaltsabrechnung abgezogen.
- Nur die Originalbelege der Ausgaben (Rechnungen, Fahrkarten usw.) sind für die verschiedenen Kontrollen, denen das Unternehmen unterliegt, verbindlich. Sie müssen bei jedem Erstattungsantrag vorgelegt werden.
- Abrechnungen sind innerhalb einer Frist nach Ausgabe einzureichen. Wird diese Frist nicht eingehalten, gilt die Kostenabrechnung als abgelehnt.
Bitte beachten Sie, dass Sie abgelehnte Ausgaben nach sorgfältiger Prüfung der per E-Mail erhaltenen Begründung ändern und erneut einreichen können.
