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Verwaltung von Regeln mit Gutschriften

Bitte lesen Sie den Artikel, um zu erfahren, wie man Ausgabenrichtlinien konfiguriert: Wie man die Ausgabenrichtlinien einreichtet.

Anwendungsbeispiel Ihr Unternehmen hat für eine Kategorie (z.B. "Verpflegung") einen Regeltyp wie "Erstattung nach Höchstbetrag" definiert, der die Ausgaben auf einen bestimmten Betrag begrenzt (z.B. 20 €). Wenn Sie eine Ausgabe erfassen, deren Betrag den Höchstbetrag übersteigt (z.B. 25 €), erhalten Sie nur eine Erstattung bis zum Höchstbetrag (in diesem Beispiel 20 €).

In dem Szenario, in dem Sie eine Gutschrift für diese Ausgabe mit einem Betrag anlegen wollen, der über dem Maximalbetrag liegt (z. B. 25 EUR), wenn die Regel für Gutschriften gilt und Sie eine Gutschrift mit einem Betrag anlegen, der über dem Maximalbetrag liegt (z. B. 25 EUR), wird das Unternehmen nur den Maximalbetrag zurückerstatten, der ursprünglich erstattet worden ist (in diesem Beispiel 20 EUR).

Aus diesem Grund haben Sie als Administrator die Möglichkeit, Ausgabenregeln zu konfigurieren. Sie können festlegen, ob diese Regeln auch für Gutschriften gelten sollen.

So aktivieren Sie die Verwaltung von Ausgabenregeln für Gutschriften

  1. Gehen Sie zu Admin und wählen Sie Globale Einstellungen.
  2. Öffnen Sie das Untermenü Ausgabe.
  3. Aktivieren Sie die Option Verwaltung der Regeln mit den Ausgaben.
Sobald diese Option aktiviert ist, wird beim Erstellen einer Regel für alle Regeltypen, die in Expensya zur Verfügung stehen, eine Schaltfläche angezeigt, mit der Sie eine Spesenregel auf Gutschriften anwenden können.

Ausgabenregeln auf Gutschriften anwenden

  1. Gehen Sie zu Admin und wählen Sie das Untermenü Ausgaben und Anträge > "Ausgabenrichtlinien".
  2. Klicken Sie auf "+Regel hinzufügen".
  3. Wählen Sie den Regeltyp aus.
  4. Klicken Sie auf "Weiter".
  5. Konfigurieren Sie die Regelanwendung
  6. Klicken Sie auf "Weiter".
  7. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen und weisen Sie der Regel einen Namen zu und legen Sie Ausnahmen fest,

• Aktivieren Sie die Option "Auf Guthaben anzuwenden".

• Klicken Sie auf "Regel hinzufügen".

So funktioniert die Ausgabenregel mit Krediten

  1. Gehen Sie zum Reiter "Ausgaben".
  2. Klicken Sie auf „Hinzufügen" und wählen Sie "Manuell“.
  3. Wählen Sie "Gutschrift / Stornierung".
  4. Füllen Sie die Felder aus.
  5. Wenn die Ausgabenregel nicht eingehalten wird, erscheint eine Warnmeldung.

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