El flujo de un informe
En Expensya, el Informe de gastos pasa por distintas etapas. Y, por tanto, va cambiando de estado desde su creación hasta su finalización en función de la etapa en que está. Es lo que denominamos Flujo de un informe (o Flujo de aprobación). Dicho flujo empieza por el estado «Borrador» y termina por el estado «Archivado».
Los diferentes estados de un informe:
Cuando el usuario crea un informe, primero éste toma el estado «Borrador». Al tener este estado, es posible al usuario modificar el informe, eliminar algunos o todos los gastos que le pertenecen o agregarle unos nuevos.
El informe que está en «Borrador» está visible solamente para el usuario que lo ha creado.
El estado del informe va cambiando en función del perfil o el papel que tiene el usuario en Expensya.
Para el perfil «Empleado»:
En cuanto el empleado cree un informe, éste toma el estado «Borrador».
Para enviar el informe:
- Marcar el informe en cuestión
- Pulsar en «Acciones» y, luego, en «Enviar»
Cuando el informe está enviado al aprobador nivel 1, su estado pasa de «Borrador» a «Enviado» en el caso de que los niveles de validación adicional no estén activados.
Para el perfil «Validador/Aprobador nivel 1»:
El aprobador nivel 1 tiene la opción de:
- «Aprobar todo»: aprobar el informe y enviarlo o bien al validador adicional (si lo hay) o bien al contable (dependiendo del flujo de validación establecido por el administrador)
- «Rechazar todo»: rechazar el informe completo y esto se devuelve al empleado para corregirlo si tiene algún dato que no está correcto.
- «Aprobar 1/2»: aprobar solamente una parte del informe. Los gastos rechazados se devuelven al empleado y los aprobados se envían al validador adicional o al contable (según el flujo de validación establecido).
Para el perfil «Validador(es) adicional(es)»:
El validador adicional puede validar los informes sólo en el caso de que esté incluido en el flujo de validación.
Una vez que el aprobador del nivel 1 valide el informe, éste se envía al validador adicional con el estado «En validación».
El validador adicional tiene la opción de:
- «Aprobar todo»: aprobar todo del informe y pasarlo al contable (si lo hay).
- «Rechazar todo»: rechazar todo el informe y esto se reenvía al empleado para editarlo o corregirlo.
- «Aprobar 1/2»: aprobar solamente una parte del informe. Los gastos rechazados se devuelven al empleado y los aprobados se envían al validador adicional o al contable (si lo hay).
Para el perfil «Contable»:
Al recibir los informes, el contable tiene la opción de:
- «Aprobar todo»: lo que significa que el informe está listo para ser integrado en el sistema de contabilidad y que el reembolso se va a efectuar al trabajador en el plazo indicado por la administración o la contabilidad de la empresa.
- «Rechazar todo»: es decir, el informe está rechazado o bien por algún motivo, que está indicado en el mensaje de rechazo, o bien por algún error o algún dato que falta, y que el usuario tendrá que corregir o completar. El mensaje de rechazo aparecerá a los distintos validadores y al empleado en cuestión.
- «Rechazar 1/2»: cuando el contable rechaza una parte del informe. Los gastos rechazados se devuelven al empleado para editarlos si contienen un error.
Los informes son visibles para el contable, el validador adicional (si lo hay), el administrador y para el empleado en cuestión.
