Exportación de vales de comida con Expensya
Si tus empleados tienen vales de comida y se permiten los gastos de almuerzo, tus equipos contables querrán monitorear los gastos de almuerzo realizados para calcular el número de vales de comida a deducir.
Para facilitar este seguimiento, Expensya te proporciona el formato de exportación Título de Comida en su lista de integraciones a partir de la suscripción Gold.
Esta exportación ayuda a calcular el número de vales de comida a deducir basado en el número de gastos de almuerzo incurridos durante un día laboral y registrados durante el período elegido, tanto para los titulares del gasto como para sus invitados.
Activación de la Integración de Exportación de Vales de Comida:
Para activar la exportación de vales de comida, sigue estos pasos:
- Ve a la pestaña Admin.
- Accede al menú de Integraciones.
- Haz clic en el botón +Integración.
- Selecciona el tipo de integración como Pago.
- Elige Titre Repas.
- Configura la integración:
- Elige la etiqueta a mostrar durante la exportación.
- Define el tipo de usuario autorizado para generar este formato de exportación.
Configuración de Categorías para la Exportación de Vales de Comida:
Para identificar las categorías de gastos que deben contarse en la exportación de vales de comida, Expensya se basa en dos factores de configuración:
A- Configuración de Primitivas Relacionadas con Comida en la Categoría:
Para que una categoría de gasto se cuente en la exportación de vales de comida, el administrador de la cuenta debe asignar las primitivas "Food," "Bar," "Café," y "Restaurant" a dicha categoría.
Para configurar las primitivas de una categoría:
- Ve a la pestaña Admin.
- Accede al menú de Configuración Avanzada, luego a la sección Categorías.
- Navega a la categoría que deseas configurar.
- Haz clic en Siguiente en la parte inferior de la ventana a la derecha.
- Añade las primitivas.
- Guarda los cambios.
B- Configuración de un Intervalo de Tiempo Incluyendo el Mediodía (12:00) en la Categoría:
Para que una categoría de gasto se cuente en la exportación de vales de comida, el administrador de la cuenta debe configurar un intervalo de tiempo autorizado que incluya el mediodía.
Para configurar el intervalo de tiempo para una categoría:
- Ve a la pestaña Admin.
- Accede al menú de Configuración Avanzada, luego a la sección Categorías.
- Navega a la categoría que deseas configurar.
- Haz clic dos veces en Siguiente en la parte inferior de la ventana a la derecha.
- Establece una Hora de Inicio y una Hora de Fin que cubran el período del mediodía (12:00).
- Guarda los cambios.
Exportación de Vales de Comida:
Para generar una exportación de vales de comida:
- Ve al menú de Gastos.
- Selecciona los gastos relevantes.
- Haz clic en Exportar.
- Elige Exportación de Vales de Comida y descarga el archivo.
El archivo exportado está en formato CSV y consta de 3 secciones:
- Sección 1: Período cubierto por el gasto más antiguo y más reciente exportado.
- Sección 2: Lista de gastos de almuerzo exportados, incluyendo:
- Fecha del gasto
- Día del gasto
- Nombre y apellido del titular del gasto
- Motivo del gasto (campo específico en el formulario de gasto, deshabilitado por defecto)
- Lista de invitados internos
- Lista de invitados externos
- Indicación de si el gasto debe llevar a una deducción de vale de comida (Sí si se incurre en un día laborable, de lo contrario No)
- Categoría que contiene el nombre de la categoría configurada en Expensya
- Sección 3: Resumen de empleados e invitados externos con el número total de vales de comida a deducir.
