Export tickets Restaurants

Imen Habouria Mis à jour par Imen Habouria

Si vos collaborateurs disposent de tickets restaurants et que les frais de repas midi sont autorisés, vos équipes comptables souhaiterons suivre les dépenses de repas midi effectués afin de calculer le nombre de titres restaurant à déduire. 

Pour faciliter ce suivi, Expensya vous met à disposition le format d’export « Titre repas » dans sa liste d’intégration dès l’offre Gold. 

Cet export permet de calculer le nombre de titres restaurants à déduire en fonction du nombre de dépenses de repas midi effectuées durant un jour ouvré et comptabilisées sur la période choisie, pour les propriétaires des dépenses ainsi que leurs invités.

Activation de l’intégration des exports tickets restaurants :  

Pour activer l’export des tickets restaurants il suffit de : 

  1. Se rendre sur l’onglet "Administrateur"  
  2. Accéder au menu "Intégration"   
  3. Cliquer sur le bouton "+intégration" 
  4. Sélectionner le type d’intégration "Paie"  
  5. Choisir "titre repas" 
  6. Configurer l’intégration : 
    1. Choisissez l’intitulé qui va s’afficher au moment de l’export
    2. Définissez le type d’utilisateur autorisé à générer ce format d’export

Configuration des catégories à comptabiliser par l’export Titres repas :

Pour identifier les catégories de dépense qui doivent être comptabilisées par l’export Titre repas, Expensya se base sur deux facteurs de configuration :

A- La configuration des primitives de restauration sur la catégorie :

Pour qu’une catégorie de dépense soit comptabilisée dans l’export Titre repas, l’administrateur du compte doit lui affecter les primitives « Aliments », « Bar », « Café » et « Restauration ».

Pour configurer les primitives d’une catégorie :

  1. Se rendre sur l’onglet "Administrateur"
  2. Accéder au menu "Paramètres avancés", puis la rubrique "Catégorie"
  3. Accéder à la catégorie à paramétrer
  4. Cliquer sur suivant en bas de la fenêtre à droite
  5. Ajouter les primitives
  6. Sauvegarder

Retrouvez plus de détails sur l’ajout des primitives dans cet article : Configurer la reconnaissance intelligente d’une catégorie

B- La configuration d’une plage horaire contenant le midi (12 :00) sur la catégorie :

Pour qu’une catégorie de dépense soit comptabilisée dans l’export Titre repas, l’administrateur du compte doit lui paramétrer une plage horaire autorisée contenant le midi.

Pour configurer la plage horaire d’une catégorie:

  1. Se rendre sur l’onglet "Administrateur"
  2. Accéder au menu "Paramètres avancés", puis la rubrique "Catégorie"
  3. Accéder à la catégorie à paramétrer
  4. Cliquer deux fois sur suivant en bas de la fenêtre à droite
  5. Paramétrer une « Heure de début » et une «Heure de fin» couvrant le Midi (12:00)
  6. Sauvegarder

Export des tickets restaurants :

Pour générer un export des titres repas :

  1. Se rendre sur le menu dépenses
  2. Sélectionner la ou les dépenses en question
  3. Cliquer sur exporter
  4. Sélectionner Export des Tickets restaurants puis télécharger le fichier

Le fichier exporté est un fichier sous format CSV composé de 3 blocs :

Bloc 1 : Période couverte par la plus ancienne et la plus récente dépense exportées

Bloc 2 :  Liste des dépenses de restauration midi exportée avec :

  • La date de la dépense
  • Le jour de la dépense
  • Le prénom et le nom du propriétaire de la dépense
  • La raison de la dépense (champ spécifique du formulaire de dépense, désactivé par défaut)
  • La liste des invités internes de la dépense
  • La liste des invités externes de la dépense
  • La comptabilisation indiquant si la dépense doit induire une déduction de titre restaurant (Oui si elle est effectuée durant un jour ouvré, non sinon)
  • La nature contenant le nom de la catégorie configurée dans Expensya

Bloc 3 : Résumé des collaborateurs et invités externes avec le nombre total de titres restaurant à déduire.

Si un ou plusieurs invités sont ajoutés au niveau de la dépense, ces derniers se verront aussi retiré un ticket restaurant par invité.

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