Rôle des utilisateurs sur Expensya

Rôle employé 

Avoir le rôle d’employé au sein d’Expensya, c’est de pouvoir créer des notes de frais et les envoyer depuis l’application mobile et web. L’employé peut également consulter son historique de notes de frais et les exporter avec les justificatifs associés depuis son espace personnalisé. Le nom de ce rôle est modifiable dans Expensya (cette manipulation se fait sur demande auprès de l'équipe Support). 

CAPTURE 1 : CREATION D’UN UTILISATEUR EMPLOYE  

Rôle valideur 

Le valideur dans Expensya peut consulter, contrôler, modifier, rejeter, et exporter des notes de frais et des dépenses envoyées, dans la mesure où cet utilisateur valideur est inscrit dans le circuit d’approbation configuré dans la plateforme Expensya. En fonction de votre organisation, ce rôle peut être identifié à un vérificateur, un manager, un chef de projet, un responsable des ressources humaines, etc... Ainsi, le valideur disposera d’un menu dans l’application mobile et web lui permettant d’accéder aux notes de frais qui lui sont attribuées dans la validation. Les droits du valideur peuvent être limités à certains exports, et au rejet ou à l’approbation seule ; sans aucune modification possible sur une note de frais. Le nom de ce rôle est modifiable dans Expensya (cette manipulation se fait sur demande auprès de l'équipe Support). 

CAPTURE 2 : AFFECTATION DE PLUSIEURS VALIDEURS SUR UN EMPLOYE 

 

Rôle comptable 

Le comptable dans Expensya peut consulter, contrôler, modifier, rejeter, et exporter des notes de frais et des dépenses envoyées, dans la mesure où cette fonction comptable est identifiée dans la fiche utilisateur créée. Le comptable peut aussi, selon le paramétrage souhaité de la solution Expensya, exporter un ou plusieurs fichiers (export comptable, export paie, export DSN, export déduction des titres repas, export SEPA...). Ainsi, le comptable disposera d’un menu dans l’application web lui permettant d’accéder aux notes de frais qui lui sont attribuées pour le contrôle et la validation. Les droits du comptable peuvent être limités à une population de collaborateurs (comptable par groupes), à certains exports, ou au rejet et à l’approbation seule, sans aucune modification possible sur une note de frais. 

CAPTURE 3 : CREATION D’UN UTILISATEUR COMPTABLE PAR GROUPE 

 

Rôle administrateur 

L’administrateur est le rôle le plus complet de la plateforme Expensya. Ce rôle permet entre autres d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités administrative de la solution pour y réaliser un certain nombre de tâches ponctuelles ou récurrentes en parfaite autonomie. Voici une liste de tâches pouvant être réalisées par l’administrateur Expensya (liste non exhaustive) : 

  • Gérer les arrivées et départ d’un salarié 
  • Gérer la base et les données salariés 
  • Gérer les workflows d’approbations 
  • Importer et exporter la base de salariés 
  • Gérer les profils et droits d’accès de chaque utilisateur 
  • Gérer les entités et la structure organisationnelle de chaque entité 
  • Gérer des groupes d’utilisateurs 
  • Filtrer et exporter des données (notes de frais, dépenses, provisions comptables, justificatifs, ordre de mission, avances, véhicules)  
  • Gérer les projets / clients / mission / imputations analytiques pouvant être utilisés 
  • Importer des projets / clients / mission / analytique 
  • Gérer les natures de frais 
  • Gérer la reconnaissance OCR lors de la création de nouvelle nature de frais 
  • Gérer la politique de frais de l’entreprise 
  • Gérer les barèmes de frais kilométrique 
  • Consulter et exporter la liste des véhicules (puissance fiscale, type de véhicule, carte grise, ...)  
  • Personnaliser les champs des formulaires de dépenses 
  • Gérer les cartes sociétés / affaires pour l’intégration des relevés de cartes  
  • Gérer les comptes bancaires pour le remboursement SEPA 
  • Gérer les différents import et exports de données (banque, outil voyage, logiciel comptable, logiciel Paie, SEPA, ticket restaurant, ...) 
  • Gérer le plan comptable (compte de charge, compte de TVA, taux de récupération de TVA, plan comptable multi-entité, comptes salariés et moyens de paiements, comptes CB...) 
  • Activer ou désactiver des fonctionnalités (indemnité forfaitaire, relance des valideurs, envoi automatique des notes de frais, personnalisation du taux de change, ...) 
  • Etc... 

L’administrateur peut également avoir un rôle comptable, peut être en consultation seule si vous ne souhaitez pas donner des droits de modifications, et peut être limité à une population de collaborateur ou une entité. Ainsi l’administrateur ne verra que les notes de frais et le paramétrage de son périmètre affecté. 

CAPTURE 4 : CREATION D’UN UTILISATEUR ADMINISTRATEUR PAR GROUPE 

 

Rôle accès délégués 

La fonctionnalité des accès délégués permet aux utilisateurs de transférer simplement des droits de saisie ou de validation de notes de frais sur une période ou de manière permanente. Ainsi, l'utilisateur peut déléguer des droits à n’importe quel utilisateur, en lui donnant accès au compte, sans partager ses identifiants. Cette fonctionnalité est notamment pratique pour déléguer des accès de saisie à un(e) assistant(e), ou pour déléguer des accès de validation pendant une période de congés d’un valideur. Ainsi le délégataire pourra basculer depuis son espace Expensya, vers les comptes propriétaires qui lui ont été attribués pour de la saisie et/ou validation. 

Par ailleurs, le propriétaire du compte pour validation et le délégataire pour validation recevront des notifications par e-mails lorsqu’une note de frais est soumise pour approbation. Depuis les paramètres personnels de l’utilisateur, ces notifications par e-mail des accès délégués peuvent être désactivées. 

 

CAPTURE 5 : CONFIGURATION D’UN ACCES DELEGUE 

 

Il est également possible de désactiver la gestion des accès délégués par les employés dans la zone “accès délégué” depuis les paramètres de dépense.