Comment ajouter ou supprimer une dépense ?

Imen Habouria Mis à jour par Imen Habouria

Sur Expensya, vous pouvez ajouter des dépenses de différentes manières, depuis la version web ou bien depuis le mobile. 

Depuis la version web

- Depuis l'onglet "Dépenses de

  1. Rendez-vous sur l'onglet "Dépenses".
  2. Cliquez sur "+ Dépense". Trois options vous seront présentées:
    1. Reconnaissance intelligente: ajoutez une photo ou un PDF de votre facture et Expensya en extraira automatiquement toutes les données pertinentes. Les données sont modifiables par l'utilisateur.
    2. Saisie manuelle: remplissez manuellement un formulaire d'ajout de dépense et rajoutez des justificatifs présents dans votre mobile ou sur votre ordinateur.
    3. Traitement par email: Transférez vos factures reçues par email à Expensya (expenses@expensya.com) et elles seront automatiquement saisies et ajoutées à votre compte.
    Veillez à utiliser l'adresse mail avec laquelle vous êtes inscrit sur Expensya. Vous pouvez aussi transmettre vos factures depuis une adresse mail secondaire ajouté à l'avance sur le compte.

D'autres options sont aussi disponibles pour ajouter les dépenses :

  • Indemnité forfaitaire, cliquez sur ce lien pour plus de détails.
  • Import de relevé bancaire, cliquez sur ce lien pour plus de détails.

-> Ces deux options doivent être préalablement activées sur le compte.

-E-factures (Collecteurs automatiques des factures en ligne) : Ne perdez plus de temps à télécharger les factures chez vos différents marchands en ligne : Expensya le fait automatiquement pour vous, et les saisit directement. Expensya permet de vous connecter à un nombre de marchands mis à jour régulièrement.

Vous pouvez également ajouter des dépenses depuis une note:

  1. Depuis l'onglet "Notes"
  2. Cliquez sur la note à laquelle vous souhaitez ajouter une dépense

  1. Cliquez sur "+ Dépense"

Pour ajouter des frais kilométriques, suivez les étapes mentionnées ici

Modification multiple d'une dépense

Il est possible d'apporter une modification sur plus d'une dépense à la fois. Pour cela il suffit de :

  1. Se rendre dans la page “Dépenses”
  2. Sélectionner les dépenses à modifier
  3. Cliquer sur “Modification multiple”
  4. Continuer en cliquant sur “Modifier”
  5. Ajouter vos modifications sur les dépenses choisies
  6. Enregistrer vos modifications via le bouton “Sauvegarder”

La modification ne peut se faire que sur des dépenses qui sont en statut "à vérifier" ou "vérifiée". Une dépense envoyée en validation est non accessible pour modification depuis le compte de l'utilisateur.
La modification multiple des frais kilométriques n'est pas encore supportée par Expensya

Duplication des dépenses

  1. Dans la page “Dépenses”
  2. Cochez la dépense à dupliquer
  3. Cliquez sur “Duplication multiple”
  4. Choisissez le nombre de copies à créer, l’état, et la date de chaque copie
  5. Enregistrez vos modifications via le bouton “Dupliquer”

Pour supprimer une dépense :

  1. Cochez la dépense à supprimer
  2. Puis cliquez sur "Supprimer"
Vous pouvez aussi ajouter une dépense depuis le tableau de bord de votre compte sur le web.

Depuis la version mobile 

Pour ajouter vos dépenses depuis votre mobile:

  1. Rendez-vous dans le menu "Dépenses"
  2. L’ajout des dépenses peut se faire en saisissant les détails manuellement ou via le scan intelligent. Sélectionnez le mode de prise de vue selon le format de votre facture :
  • Dépense simple: pour les factures qui tiennent sur une seule page
  • Plusieurs dépenses: pour prendre en photo plusieurs factures d'affilée
  • Facture multipage: pour les factures qui s'étalent sur plusieurs pages

  • Sur Android:

  • Sur IOS:

Pour ajouter une dépense depuis une note:

Comme sur le site web, pour ajouter une dépense à une note, rendez-vous sur la note en question

  1. Appuyez sur " Notes " dans le menu latéral

  1. Créez une note ou sélectionnez une note existante
  1. Appuyez sur "Ajouter une dépense"

Pour supprimer une dépense

  1. Accédez au menu "Dépenses"
  2. Appuyez longuement sur une dépense
  3. Une fois que l’icône de la corbeille apparaît, appuyez dessus pour supprimer.

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