Comment les alertes d'Expensya renforcent la conformité et préviennent les anomalies.
Mis à jour
Les alertes et notifications jouent un rôle crucial dans la détection des anomalies et dans le maintien de la conformité aux politiques internes lors du processus de gestion des notes de frais.
Découvrons comment ces fonctionnalités offrent un contrôle accru, préviennent les irrégularités et optimisent la gestion des dépenses.
- Alertes de conformité des reçus
Expensya vérifie automatiquement la qualité et la validité de l'image du reçu. Si une anomalie est suspectée ou détectée, le système affiche une alerte dans la liste des dépenses et au sein de la dépense elle-même.
- Aucun reçu détecté
Lorsque l'image téléchargée n'est pas identifiée comme un reçu, une alerte apparaît pour l'employé, l'approbateur, le comptable et l'administrateur.
- Image de mauvaise qualité
Lorsque l'image téléchargée est floue ou de mauvaise qualité pour être traitée, une alerte apparaît pour l'employé, l'approbateur, le comptable et l'administrateur.
- Suspicion de reçu généré par l'IA
Lorsque un reçu semble être généré avec des outils d'IA, une alerte apparaît pour l'approbateur, le comptable et l'administrateur pour une vérification supplémentaire.
- Alertes liées au contenu des dépenses
Expensya détecte d’éventuelles irrégularités dans le contenu des dépenses.
- Détection de plusieurs catégories
Lorsque l’OCR détecte plusieurs catégories sur un même reçu, une alerte invite l’employé à diviser la dépense pour assurer un traitement précis.
- Détection de plusieurs invités
L’OCR peut détecter plusieurs invités et envoyer une alerte.
- Alerte en cas de doublon
Expensya vérifie si une dépense a été soumise plus d'une fois. Une alerte apparaît pour l'employé, l'approbateur, le comptable et l'administrateur dans les cas suivants:
- Dépenses dupliquées – lorsqu’une nouvelle dépense correspond à une dépense existante.
- Duplication des invités – lorsqu’un même invité est ajouté par différentes personnes dans des dépenses séparées.
- Alertes sur les modifications manuelles de champs
Lorsqu’un employé augmente manuellement un champ clé, comme le montant, la distance ou le taux de conversion, Expensya affiche une alerte à l’employé, à l'approbateur, au comptable et à l’administrateur. Cette alerte informe des modifications suivantes :
- Augmentation manuelle du taux de conversion – lorsque le taux généré par le système est augmenté manuellement.
- Augmentation manuelle du montant de la dépense – lorsque le montant de la dépense scannée est modifié manuellement.
- Alertes bloquantes
Les alertes bloquantes empêchent la soumission ou la modification d’une dépense tant que l’action requise n’a pas été effectuée.
- Abonnement requis
Lorsqu’un employé tente de modifier une dépense sans abonnement actif, une alerte bloquante s’affiche uniquement pour l’employé. - Vérification des champs mis en évidence
Lorsque des champs obligatoires sont manquants ou contiennent des erreurs, une alerte bloquante apparaît pour l’employé, l'approbateur, le comptable et l’administrateur jusqu’à ce que les corrections soient effectuées.
- Alerte de dépense rejetée
Lorsqu’un manager rejette une dépense, Expensya notifie l’employé. L’alerte indique comment consulter la dépense et la soumettre à nouveau dans un nouveau rapport.
