Gestion des contacts sur Expensya

Imen Habouria Mis à jour par Imen Habouria

Vous pouvez en tant qu'administrateur ou employé, gérer votre liste de contacts directement à travers l'application web.  

Les types de contacts

Sur Expensya on distingue deux types de contacts :

Les contacts internes : ce sont les contacts de type "collaborateur" ayant le statut "public".

Tout utilisateur ajouté sur le compte de l'entreprise est automatiquement ajouté dans la liste des contacts. Il est partagé par défaut et visible par tous les autres collaborateurs.

La liste des contacts internes est visible aussi bien depuis l'onglet Administrateur que depuis les paramètres personnels de chaque collaborateur.

Les contacts externes : ce sont les contacts de type "Externes" ayant un statut soit public soit privé.

Le choix du statut est à définir lors de la création du contact externe.

Les contacts externes (publics et privés) sont visibles depuis l'onglet Administrateur. Seuls les contacts externes publics sont visibles depuis les paramètres personnels des collaborateurs.

Liste des contacts sur l'onglet Administrateur

Liste des contacts au niveau des paramètres personnels du collaborateur

Gestion des contacts par le collaborateur

Tout collaborateur a la possibilité de :

  • Ajouter des contacts externes à la société

Pour ajouter un contact externe, il suffit de :

  1. Cliquez sur les initiales de votre nom, en haut à droite de l’interface Expensya 
  2. Allez dans "Paramètres", puis, dans le menu "Contacts" 
  3. Cliquez sur le bouton "+ Contact" 
  4. Remplissez les champs propres au contact 
  5. Finalisez l’ajout via le bouton "Ajouter" 

  • Modifier des contacts externes à la société

Pour modifier un contact externe, il suffit de :

  1. Cliquez sur l’icône en haut à droite de l’interface Expensya
  2. Allez dans “Paramètres”, puis, dans le menu “Contacts”
  3. Cliquez sur le bouton de modification
  4. Modifiez les données que vous voulez changer, puis, cliquez sur le bouton “Sauvegarder” 

Le collaborateur n'est pas autorisé à modifier les contacts internes à la société.


L'ajout et la modification d'un contact est aussi possible depuis le formulaire de la dépense. Vous trouverez plus de détails au niveau de l'article suivant : Ajouter un invité sur une dépense

  • Désactiver un ou plusieurs contacts

Pour désactiver des contacts, il suffit de :

  1. Se rendre sur la liste des contacts depuis les paramètres personnels du compte,
  2. Sélectionner le ou les contacts en question puis de cliquer sur le bouton "Désactiver"

Gestion des contacts par l'administrateur du compte

Il n'est pas possible d'ajouter des contacts depuis l'onglet Administrateur du compte.

L'administrateur ne peut qu'apporter des modifications sur les contacts déjà disponibles.

  • Modifier un contact par l'administrateur

Pour cela il suffit de :

  1. Se rendre dans l’onglet “Administration”, sous menu “Utilisateurs et accès” puis dans "Contacts"
  2. Cliquez sur le contact à modifier 
  3. Apporter les modifications nécessaires depuis le formulaire du contact
  4. Sauvegarder

L'administrateur du compte a la possibilité de modifier tout type de contact : externe ou interne.

La modification ne peut porter que sur la fonction du contact s'il s'agit d'un contact interne.

Il peut en revanche apporter des modifications sur les différents champs du formulaire d'un contact externe.

  • Désactiver un contact par l'administrateur

Pour désactiver des contacts , il suffit de :

  1. Se rendre sur la liste des contacts depuis l'onglet Administration, sous menu "Utilisateurs" puis "Contacts"
  2. Sélectionner le ou les contacts en question puis de cliquer sur le bouton "Désactiver"

Ajout et configuration des champs personnalisés sur les formulaires des contacts internes et externes

En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité d’ajouter des champs supplémentaires sur les formulaires des contacts internes et externes.  

Pour cela, il suffit de :

  1. Se rendre dans l'onglet Administration sous menu "Paramètres avancés" puis "Champs personnalisés",
  2. Cliquer sur le bouton “Ajouter un champ personnalisé”,
  3. Sélectionner “Contact interne” et/ou “Contact Externe” au niveau du champ Interface,
  4. Choisir le type du champ personnalisé,
  5. Cliquer sur “Suivant” pour passer à la deuxième étape de l'ajout,
  6. Renseigner les champs, puis cliquer sur “Sauvegarder” 

Vous trouverez plus de détails concernant les champs personnalisés au niveau des articles suivants :
Les champs personnalisés - les bases
Champ personnalisé de type choix parmi liste

Le champ personnalisé ajouté, peut être renseigné par l'administrateur et/ou le collaborateur.

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