Kontaktverwaltung auf Expensya

Als Administrator oder Mitarbeiter können Sie Ihre Kontaktliste direkt über die Web Anwendung verwalten.   

Kontaktarten 

Auf Expensya unterscheidet man zwei Kontaktarten: 

Interne Kontakte: dies sind Kontakte vom Typ „Mitarbeiter“ mit dem Status „öffentlich“. 

Externe Kontakte: dies sind Kontakte vom Typ „Externe“ entweder mit dem Status “öffentlich” oder “privat”. 

Die Wahl des Status ist bei der Erstellung des externen Kontakts festzulegen. 

Kontaktliste im Tab Administrator	Kontaktliste in den persönlichen Einstellungen der Mitarbeiter

Kontaktverwaltung durch den Mitarbeiter 

Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit: 

• Externe Kontakte zum Unternehmen hinzuzufügen 

Um einen externen Kontakt hinzuzufügen, muss man lediglich 

1. Auf die Initialen Ihres Namens in der oberen rechten Ecke der Expensya-Schnittstelle.klicken  
2. Auf „Einstellungen“ und dann im Menü auf „Kontakte“ gehen  
3. Auf die Schaltfläche „+ Kontakt“ klicken  
4. Die kontaktspezifischen Felder ausfüllen  
5. Das Hinzufügen über die Schaltfläche „Hinzufügen“ abschließen  

• Externe Kontakte des Unternehmens bearbeiten 

Um einen externen Kontakt zu bearbeiten, muss man lediglich 

1. Auf das Symbol in der oberen rechten Ecke der Expensya-Schnittstelle klicken 
2. Auf „Einstellungen“ und dann im Menü auf „Kontakte“ gehen 
3. Auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken 
4. Bearbeiten Sie die Daten, die Sie ändern möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“  

Der Mitarbeiter darf keine firmeninternen Kontakte bearbeiten.

• Einen oder mehrere Kontakte deaktivieren 

Um Kontakte zu deaktivieren, muss man lediglich 

1. Über die persönlichen Einstellungen des Kontos zur Kontaktliste gehen, 
2. Den oder die entsprechenden Kontakte wählen und auf die Schaltfläche „Deaktivieren“ klicken 

Kontaktverwaltung durch den Kontoadministrator 

Es ist nicht möglich, Kontakte über den Tab Kontoadministrator hinzuzufügen. 

Der Administrator kann nur Änderungen an bereits verfügbaren Kontakten vornehmen. 

• Einen Kontakt durch den Administrator bearbeiten 

Dazu braucht man lediglich: 

1. Auf den Tab „Verwaltung“, Untermenü „Benutzer und Zugriff“ und dann auf „Kontakte“ gehen 
2. Auf den zu bearbeitenden Kontakt klicken  
3. Über das Formular des Kontakts die nötigen Änderungen vornehmen 
4. Speichern 

Der Administrator des Kontos hat die Möglichkeit, jede Art von Kontakt zu bearbeiten: extern oder intern. 

Die Änderung kann sich nur auf die Funktion des Kontakts beziehen, wenn es sich um einen internen Kontakt handelt. 

Er kann hingegen Änderungen an den verschiedenen Formularfeldern eines externen Kontakts vornehmen. 

• Einen Kontakt durch den Administrator deaktivieren 

Um Kontakte zu deaktivieren, muss man lediglich: 

1. Über den Tab “Verwaltung”, Untermenü „Benutzer“ und dann „Kontakte“ zur Kontaktliste gehen 
2. Den oder die entsprechenden Kontakte wählen und auf die Schaltfläche „Deaktivieren“ klicken 

Hinzufügen und Konfigurieren von benutzerdefinierten Feldern auf Formularen für interne und externe Kontakte 

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, den Formularen für interne und externe Kontakte zusätzliche Felder hinzuzufügen.   

Hierzu muss man lediglich: 

1. Über den Tab Verwaltung im Untermenü „Erweiterte Einstellungen“ und dann auf „Benutzerdefinierte Felder“ gehen, 
2. Auf die Schaltfläche „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ klicken 
3. Im Feld Schnittstelle wählen Sie „Interner Kontakt“ und/oder „Externer Kontakt“, 
4. Den Typ des benutzerdefinierten Feldes wählen, 
5. Auf „Weiter“ klicken, um zur zweiten Etappe des Hinzufügen zu gelangen 
6. Die Felder ausfüllen und auf „Speichern“ klicken  

Das hinzugefügte benutzerdefinierte Feld, kann vom Administrator und/oder vom Mitarbeiter ausgefüllt werden 

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