Benutzerdefinierte Felder – die Grundlagen

Imen Habouria Aktualisiert von Imen Habouria

Benutzerdefinierte Felder werden verwendet, um dem Ausgabenformular mehr Informationen hinzuzufügen. Diese Felder können die Form von Textfeldern, Dropdown-Listen, Zahlen oder Kontrollkästchen haben. 

Sie ermöglichen es, die auf den Reisekostenabrechnungen erfassten Daten entsprechend den Bedürfnissen Ihrer Tätigkeit zu erweitern: Geben Sie z. B. den Grund für die Ausgabe, die analytische Anrechnung, den Abfahrtsort, den Ankunftsort, den Namen einer Fortbildung an.  

Die benutzerdefinierten Felder sind eine Funktion, die bei allen Angeboten von Expensya verfügbar ist. Sie wird vom Administrator des Kontos verwaltet. 

Weitere Details zue Anpassung der Formularfelder einer Ausgabe finden Sie in folgendem Artikel: Anpassen der Felder auf einem Ausgabenformular
Es ist auch möglich, ein benutzerdefiniertes Feld mit einer Ausgabenrichtlinie zu verknüpfen. Weitere Einzelheiten finden Sie im folgenden Artikel: Benutzerdefinierte Felder: Verknüpfung mit einer Ausgabenrichtlinie

Erstellung und Konfiguration von benutzerdefinierten Feldern 

 

Um ein benutzerdefiniertes Feld zu erstellen, muss der Administrator: : 

 

  1.  Auf die Registerkarte „Admin“, Untermenü „Erweiterte Einstellungen“, Rubrik „Benutzerdefinierte Felder“ gehen. 
  2. auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ klicken. 

  1. den/die Schnittstellentyp(en), zu dem/denen Sie das benutzerdefinierte Feld hinzufügen möchten, auswähle. 
  1. Zuweisen des hinzugefügten benutzerdefinierten Feldes zu einer oder mehreren Kategorien 

  1. Wählen Sie den Typ des benutzerdefinierten Feldes, das Sie hinzufügen möchten: 

 

Es gibt verschiedene Typen von benutzerdefinierten Feldern, die Sie je nach Bedarf verwenden können. 

Ein benutzerdefiniertes Feld kann folgenden Typen entsprechen: 

 

  •  Text 
  • Auswahl (Ja/Nein) 
  • Listenelement 
  • Ganze Zahl 
  • Dezimalzahl 
  • Datum 

- Benutzerdefiniertes Feld vom Typ Text: eine Abfolge kurzer alphanumerischer Werte, wie ein Name oder eine Adresse 

 Um dieses Feld hinzuzufügen, befolgen Sie einfach die nachstehenden Schritte: 

- Benutzerdefiniertes Feld vom Typ Auswahl(Ja/Nein): Dies ist ein Feld, das die Werte Ja und Nein enthält, wobei das Feld nur einen der beiden Werte enthalten kann. 

- Benutzerdefiniertes Feld vom Typ Listenelement: eine Abfolge von Werten, die Sie bei der Erstellung des Feldes angegeben haben. Die Art der Werte eines Feldes vom Typ Auswahl aus einer Liste kann Text oder Zahl sein. 

Alle Details zur Erstellung von benutzerdefinierten Feldwerten vom Typ "Listenelement" finden Sie im folgenden Artikel Benutzerdefiniertes Feld vom Typ Listenelement

- Benutzerdefiniertes Feld vom Typ „ganze Zahl“: Numerische Daten in Form einer ganzen Zahl. Die Eingabewerte liegen zwischen einem unteren Grenzwert und einem oberen Grenzwert. 

Der Maximalwert wird bei der Erstellung des Feldes festgelegt. 

- Benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Dezimalzahl“: Numerische Daten mit Dezimalstellen. Die Eingabewerte liegen zwischen einem unteren Grenzwert und einem maximalen Grenzwert, die bei der Erstellung des Feldes festgelegt werden. 

- Benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Datum“: Zeigen Sie das Datum in einem Kurzformat an, z. B. 14.1.2022. Der Benutzer kann das Datum aus einem Kalender auswählen. 

Ein erstelltes benutzerdefiniertes Feld ist auf dem Ausgabenformular standardmässig obligatorisch. Sie müssen es ausfüllen, um die Ausgabe speichern zu können. Sie können es als "nicht obligatorisch" einstellen, indem Sie das Formular des Feldes aufrufen und die Schaltfläche "obligatorisch" deaktivieren.

Bearbeiten eines benutzerdefinierten Feldes: 

 

Der Administrator des Kontos kann Änderungen an einem bereits erstellten benutzerdefinierten Feld vornehmen. Um dies zu tun, brauchen Sie nur die nachfolgenden Schritte zu befolgen: 

  

  1. Auf die Registerkarte „Admin“, Untermenü „Erweiterte Einstellungen“, Rubrik „Benutzerdefinierte Felder“ gehen. 
  2. auf das benutzerdefinierte Feld zugreifen, das Sie bearbeiten möchten 
  3. die gewünschten Änderungen vornehmen 
  4. auf „Speichern“ klicken 

Deaktivierung eines benutzerdefinierten Feldes: 

 

Es ist nicht möglich, ein benutzerdefiniertes Feld zu löschen. Der Administrator hat jedoch die Möglichkeit, es zu deaktivieren. Um dies zu tun, brauchen Sie nur die nachfolgenden Schritte zu befolgen: 

 

  1. Auf die Registerkarte „Admin“, Untermenü „Erweiterte Einstellungen“, Rubrik „Benutzerdefinierte Felder“ gehen. 
  2.  auf das benutzerdefinierte Feld zugreifen, das Sie deaktivieren möchten 
  3. die Auswahl der Schaltfläche „aktiv“ aufheben 
  4. speichern 

Um benutzerdefinierte Felder zu löschen, wenden Sie sich an den Expensya Support

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