Abwesenheitsverwaltung

Der Import von Abwesenheiten kann in Expensya durchgeführt werden und ermöglicht es dem Genehmiger oder Buchhalter, die Abwesenheiten der Mitarbeiter (bezahlter Urlaub, Freizeit, Krankheitsurlaub usw.) zu visualisieren.

Dies ermöglicht es dem Genehmiger, sicherzustellen, dass keine Ausgaben angefallen sind, während ein Mitarbeiter im Urlaub war. Der Genehmiger kann dann die Ausgaben ablehnen.

Diese Funktion kann auf Anfrage beim Support-Team aktiviert werden.
Abwesenheitsimport 
  1. Gehen Sie zur Registerkarte Admin, dann zum Menü Benutzer und Zugang.
  2. Gehen Sie zum Untermenü Abwesenheiten.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.
  2. Laden Sie die Vorlage über die Schaltfläche Vorlagendatei herunterladen herunter.
  3. Eine CSV-Datei wird heruntergeladen. Öffnen Sie sie in Excel und füllen Sie die entsprechenden Felder aus.
  • ExternalId: Eindeutige Kennung
  • PayId: Personalnummer des Mitarbeiters
  • Mail: E-Mail des Mitarbeiters
  • StartDate: Startdatum der Abwesenheit
  • EndDate: Enddatum der Abwesenheit
  • Label: Bezeichnung (z.B. Krankheit)
  • AbsenceState: Status der Abwesenheit (0: abgesagt / 1: bestätigt)
  • AbsenceType: Art der Abwesenheit (2: bezahlter Urlaub / 4: Krankheit / 8: Freizeit / 16: Andere)
Der Standardwert für den Abwesenheitsstatus („AbsenceState“) ist „Bestätigt“.
Der Standardwert für die Abwesenheitsart („AbsenceType“) ist „Andere“.
Wenn Sie einen anderen Wert als „2“, „4“, „8“, „16“ bei „AbsenceType“ eingeben, wird der Standardwert gespeichert.
Wenn Sie einen anderen Wert als „0“, „1“ bei „AbsenceState“ eingeben, wird der Standardwert gespeichert.

  1. Sobald die Datei vollständig ist, importieren Sie sie in Expensya, indem Sie auf Datei importieren klicken.
  2. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Importieren.
Richten Sie eine Regel für während der Abwesenheit angefallene Ausgaben ein: 

Der Administrator hat die Möglichkeit, entweder eine alarmartige Spesenregel oder eine Sperrregel speziell für während Abwesenheitszeiten anfallende Ausgaben festzulegen.

Für weitere Details zur Konfiguration der Ausgabenrichtlinien konsultieren Sie bitte den folgenden Artikel über diesen Link: Wie richte ich Ausgabenrichtlinien ein?
  1. Wählen Sie die Art der Regel, die Sie hinzufügen möchten (Alarm- oder Sperrregel).
  2. Klicken Sie auf Abhängig davon, ob die Ausgabe an einem Abwesenheitstag erfasst wird.
  3. Wählen Sie die Art(en) des Urlaubs, während dessen die Regel angewendet wird.
Kalenderansicht von Abwesenheiten während der Noten-Genehmigung 
Um zu erfahren, wie die Kalenderansicht aktiviert wird, konsultieren Sie bitte diesen Artikel: Wie sehe ich meine Notizen/Ausgaben im Kalender-Modus? - Expensya - Spesenabrechnung - Hilfe

Durch die Konsultation der Genehmigungsnotizen haben Sie die Möglichkeit, im Kalender die Abwesenheiten mit den durchgeführten Ausgaben zu sehen, um zu überprüfen, ob diese mit einem Datum übereinstimmen, an dem der Kollege abwesend war.

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