Validation des Notes

L'une des principales tâches effectuées par les responsables est de passer en revue les notes de frais de leurs employés afin de les valider ou de les rejeter. 

Afin de comprendre le processus, parcourons le étape par étape. 

  1. Notification par e-mail pour les validateurs : 

Tout d'abord, les validateurs reçoivent une notification par e-mail dès qu'une note est soumise pour validation. 

Cependant, le comptable reçoit une notification par e-mail lorsqu'une note est envoyée à la comptabilité. 

S'il y a plus d'un comptable pour un compte particulier, aucune notification par e-mail n'est envoyée à aucun des comptables. 

 

 

Les validateurs peuvent également recevoir des rappels par e-mail tous les trois jours pour les informer des notes en attente de validation. L'administrateur du compte peut activer cette option depuis l'onglet Administration --> Paramètres Globaux --> Validation. 

 

Une fois que l'e-mail est envoyé aux validateurs, vient l'étape de : 

  1. Validation des dépenses : 

Pour cela, trois alternatives sont possibles : 

  • Validation sur le Web :

C'est probablement l'option vers laquelle les validateurs ont tendance à se tourner le plus souvent. 

 Afin de connaître les étapes requises pour accomplir cette tâche, veuillez vous référer à cet article. 

  • Validation sur Mobile : 

Le processus de validation est également possible sur l'application mobile. Vous trouverez tous les détails dans le même article. 

  • Validation sur l'application Teams :

L'application Expensya sur Teams permet à ses utilisateurs d'ajouter, de revoir et de soumettre leurs dépenses professionnelles, mais permet également aux responsables de passer en revue les rapports de leurs employés et de valider ou de rejeter leurs dépenses. 

Un article décrivant les différentes fonctionnalités offertes par l'application Expensya sur Teams, en particulier le processus de validation, peut être trouvé sur ce lien. 

Les dépenses et notes rejetées sont systématiquement renvoyées à leur propriétaire.
  1. Demandes d'exception : 

Dans certains cas, les employés soumettent également une demande particulière à leurs validateurs pour examen, connue sous le nom de demandes d'exception, afin de demander le remboursement intégral d'une dépense ou d'un montant dépassant un plafond fixé par l'entreprise. 

Découvrez les demandes d'exception à travers cet article. 

Dans le cas où l'employé a plus d'un validateur, la dépense n'est transmise à la comptabilité qu'après avoir été validée par tous les validateurs. Ainsi, le comptable ne peut voir la dépense dans l'onglet "Comptable" qu'après sa validation par tous les validateurs.

 

 

 


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