Les notifications e-mail envoyées par Expensya

Imen Habouria Mis à jour par Imen Habouria

Cet article regroupe les différentes notifications emails transmises par Expensya aux utilisateurs : collaborateurs, valideurs, comptables et délégataires.

Mails collaborateurs : 
  1. Lorsqu'un administrateur crée un nouveau collaborateur, ce dernier reçoit un mail pour terminer la validation de son compte. 

  1. Lorsqu’une note est envoyée :

Quand le collaborateur envoie une note de frais pour validation, il reçoit un mail de notification pour l’informer que la note a été envoyée avec succès.

  1. Lorsqu’une note est validée :

Quand le valideur approuve une note, le collaborateur reçoit un mail de notification pour l’informer que sa note a été approuvée.

  1. Lorsqu’une note est rejetée :

Quand le valideur rejette une note, le collaborateur reçoit un mail de notification pour l’informer que sa note a été rejetée.

  1. Lorsqu’une note est à la compta :

Après l’envoi de la note au comptable, le collaborateur reçoit un mail de notification pour l’informer que sa note a été envoyée au comptable.

  1. Lorsqu’une note est archivée :

Quand le comptable archive une note, le collaborateur reçoit un mail de notification pour l’informer que sa note a été archivée.

  1. Après l’envoi d’une facture par mail :

Quand le collaborateur transfère une facture via le traitement e-mail, il reçoit un mail de notification pour l’informer que sa facture transférée a été traitée avec succès et prête à être vérifiée.

Plus de détails sur l'envoi de facture par mail sont disponibles au niveau de l'article : Comment ajouter ou supprimer une dépense ?

  1. Dans le cas de réception ou de création d'une délégation d'accès :

Quand une délégation d'accès est ajoutée par l'administrateur ou par un utilisateur,

  • La personne bénéficiaire de cette délégation reçoit un mail de notification pour l’informer qu’un accès délégué lui a été accordé.

  • La personne propriétaire du compte reçoit un mail de notification pour l’informer qu’un accès délégué a été donné pour son compte

Les notifications par e-mails des accès délégués sont paramétrés depuis les paramètres personnels du collaborateur. Pour plus de détails, veuillez consulter l'article suivant : Mes paramètres personnels

Mails approbateurs :

  1. Les valideurs reçoivent un mail de notification lorsqu’ils reçoivent une note à valider :

Qu'il s'agit d'un valideur niveau 1, niveau 2 ou niveau "n", ce dernier est notifié par mail dès qu'une note lui a été envoyée pour validation.

Le comptable, quant à lui, reçoit un mail de notification quand une note est envoyée en comptabilité.

S'il y a plus d'un comptable sur le compte, aucun mail de notification n'est envoyé à aucun des comptables.

Les valideurs peuvent recevoir des e-mails de relances chaque trois jours pour les informer que des notes sont en attente de validation. C'est l'administrateur du compte qui peut activer cette option depuis l'onglet Administration --> Paramètres Globaux -->Validation

  1. Dans le cas d’un accès délégué :

Quand la délégation d'accès fait inclure "la validation" le propriétaire du compte pour validation et le délégataire pour validation recevront des notifications par e-mails lorsqu’une note de frais est soumise pour approbation.

Pour plus de détails concernant les délégations d'accès, veuillez consulter les articles suivants : Gérer les accès délégués

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