Rollen der Benutzer in Expensya
Rolle des Mitarbeiters:
Die Rolle des Mitarbeiters in Expensya bedeutet, dass er Ausgabenabrechnungen erstellen und über die mobile und Webanwendung einreichen kann. Mitarbeiter können auch ihre Ausgabenabrechnungshistorie einsehen und diese mit den zugehörigen Belegen aus ihrem persönlichen Bereich exportieren. Der Name dieser Rolle kann in Expensya geändert werden (dies kann auf Anfrage beim Support-Team erfolgen).
Rolle des Genehmigers:
Ein Genehmiger in Expensya kann eingereichte Ausgabenabrechnungen und Ausgaben einsehen, überprüfen, bearbeiten, ablehnen und exportieren, vorausgesetzt, dass der genehmigende Benutzer im Genehmigungsworkflow auf der Expensya-Plattform enthalten ist. Abhängig von der Organisation kann diese Rolle als Genehmiger, Manager, Projektleiter, HR-Manager und mehr identifiziert werden. Genehmiger haben Zugriff auf die ihnen zur Validierung zugewiesenen Ausgabenabrechnungen über die mobile und Webanwendung. Die Rechte der Genehmiger können auf spezifische Exporte, Genehmigung oder Ablehnung ohne Änderungsbefugnis für eine Ausgabenabrechnung beschränkt sein. Der Name dieser Rolle kann in Expensya geändert werden (dies kann auf Anfrage beim Support-Team erfolgen).
Rolle des Buchhalters:
Ein Buchhalter in Expensya kann eingereichte Ausgabenabrechnungen und Ausgaben einsehen, überprüfen, bearbeiten, ablehnen und exportieren, solange diese Buchhaltungsfunktion im Benutzerprofil identifiziert ist. Abhängig von der Konfiguration der Expensya-Lösung können Buchhalter auch eine oder mehrere Dateien exportieren (Buchhaltungsexport, Gehaltsexport, DSN-Export, Essensgutschein-Abzugsexport, SEPA-Export usw.). Buchhalter haben Zugriff auf die ihnen zur Kontrolle und Validierung zugewiesenen Ausgabenabrechnungen über die Webanwendung. Die Rechte der Buchhalter können auf eine bestimmte Mitarbeitergruppe (Buchhalter nach Gruppen), spezifische Exporte oder nur auf Genehmigung und Ablehnung ohne Änderungsbefugnis für eine Ausgabenabrechnung beschränkt sein.
Rolle des Administrators:
Der Administrator ist die umfassendste Rolle auf der Expensya-Plattform. Diese Rolle gewährt Zugang zu allen administrativen Funktionalitäten der Lösung, um verschiedene einmalige oder wiederkehrende Aufgaben selbstständig durchzuführen. Hier eine Liste von Aufgaben, die vom Expensya-Administrator durchgeführt werden können (unvollständige Liste):
- Verwaltung von Mitarbeiterankünften und -abgängen.
- Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank und -daten.
- Verwaltung der Genehmigungsworkflows.
- Import und Export der Mitarbeiterdatenbank.
- Verwaltung von Benutzerprofilen und Zugriffrechten.
- Verwaltung von Einheiten und der Organisationsstruktur jeder Einheit.
- Verwaltung von Benutzergruppen.
- Filtern und Exportieren von Daten (Ausgabenabrechnungen, Ausgaben, Buchhaltungsbestände, Belege, Anträge auf Genehmigung, Vorschüsse, Fahrzeuge).
- Verwaltung von Projekten/Klienten/Missionen/analytischen Zuweisungen, die verwendet werden können.
- Import von Projekten/Klienten/Missionen/analytischen Zuweisungen.
- Verwaltung von Ausgabenkategorien.
- Verwaltung der OCR-Erkennung beim Erstellen einer neuen Ausgabenkategorie.
- Verwaltung der Ausgabenrichtlinie des Unternehmens.
- Verwaltung der Kilometerpauschalen.
- Einsicht und Export der Fahrzeugliste (Hubraum, Fahrzeugtyp, Kennzeichen usw.).
- Anpassung der Ausgabenformularfelder.
- Verwaltung von Firmenkarten/Geschäftskarten für die Belegintegration.
- Verwaltung von Bankkonten für SEPA-Erstattung.
- Verwaltung verschiedener Datenimporte und -exporte (Bank, Reise-Tool, Buchhaltungssoftware, Gehaltsabrechnungssoftware, SEPA, Essensgutschein usw.).
- Verwaltung des Kontenplans (Aufwandskonto, USt-Konto, USt-Erstattungssatz, Mehrunternehmen-Kontenplan, Mitarbeiter- und Zahlungsmittelkonten, Kreditkartenkonten).
- Aktivierung oder Deaktivierung von Funktionen (Pauschalvergütung, Genehmiger-Erinnerungen, automatische Einreichung der Ausgabenabrechnung, Anpassung der Umrechnungskurse usw.).
- Und mehr...
Administratoren können auch die Rolle des Buchhalters haben und können auf nur-lesbare Rechte gesetzt werden, wenn Sie keine Änderungsrechte gewähren möchten. Administratoren können auch auf eine bestimmte Mitarbeitergruppe oder Einheit beschränkt werden, sodass sie nur die Ausgabenabrechnungen und Konfigurationen innerhalb ihres zugewiesenen Rahmens sehen.
Rolle des delegierten Zugriffs:
Die Funktion des delegierten Zugriffs ermöglicht es Benutzern, Eingabe- oder Validierungsrechte für Ausgabenabrechnungen für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft einfach zu übertragen. Benutzer können Rechte an einen anderen Benutzer delegieren und diesem Zugang zum Konto gewähren, ohne ihre Zugangsdaten weiterzugeben. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Eingaberechte an einen Assistenten oder Validierungsrechte während des Urlaubs eines Genehmigers zu delegieren. Delegierte können von ihrem Expensya-Konto zum Konto des zugewiesenen Inhabers wechseln, um Eingaben und/oder Validierungen vorzunehmen.
Ferner erhalten sowohl der Kontoinhaber für die Validierung als auch der delegierte Benutzer für die Validierung E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine Ausgabenabrechnung zur Genehmigung eingereicht wird. Diese E-Mail-Benachrichtigungen für delegierten Zugriff können in den persönlichen Einstellungen des Benutzers deaktiviert werden.
Die Verwaltung des delegierten Zugriffs durch Mitarbeiter kann auch im Bereich "Delegierter Zugriff" in den Ausgabeneinstellungen deaktiviert werden.
