Rol de los usuarios en Expensya
Rol de empleado
Tener el rol de empleado dentro de Expensya implica que puedes crear notas de gastos y enviarlas desde la aplicación móvil y web. También puedes consultar tu historial de notas de gastos y exportarlas con los justificativos asociados desde tu espacio personalizado. El nombre de este rol se puede modificar en Expensya (esta operación se realiza bajo solicitud al equipo de Soporte).
Rol de validador
Como validador en Expensya, puedes consultar, controlar, modificar, rechazar y exportar notas de gastos y gastos enviados, siempre que estés inscrito en el circuito de aprobación configurado en la plataforma Expensya. Dependiendo de tu organización, este rol puede identificarse con un verificador, un gerente, un jefe de proyecto, un responsable de recursos humanos, etc. Así, tendrás un menú en la aplicación móvil y web que te permitirá acceder a las notas de gastos que te han sido asignadas para validación. Tus derechos como validador pueden estar limitados a ciertas exportaciones, y al rechazo o aprobación únicamente, sin ninguna modificación posible en una nota de gasto. El nombre de este rol se puede modificar en Expensya (esta operación se realiza bajo solicitud al equipo de Soporte).
Rol de contable
Como contable en Expensya, puedes consultar, controlar, modificar, rechazar y exportar notas de gastos y gastos enviados, siempre que esta función contable esté identificada en tu ficha de usuario creada. También puedes, según la configuración deseada de la solución Expensya, exportar uno o varios archivos (export contable, export de nómina, export DSN, export de deducción de títulos de almuerzo, export SEPA...). Así, tendrás un menú en la aplicación web que te permitirá acceder a las notas de gastos asignadas para control y validación. Tus derechos como contable pueden estar limitados a una población de colaboradores (contable por grupos), a ciertas exportaciones, o al rechazo y aprobación únicamente, sin ninguna modificación posible en una nota de gasto.
Rol de administrador
Como administrador, tienes el rol más completo en la plataforma Expensya. Este rol te permite, entre otras cosas, acceder a todas las funcionalidades administrativas de la solución para realizar una serie de tareas puntuales o recurrentes con total autonomía. Aquí hay una lista de tareas que pueden ser realizadas por ti como administrador de Expensya (lista no exhaustiva):
- Gestionar llegadas y salidas de un empleado
- Gestionar la base de datos y los datos de los empleados
- Gestionar los flujos de aprobaciones
- Importar y exportar la base de datos de empleados
- Gestionar los perfiles y derechos de acceso de cada usuario
- Gestionar las entidades y la estructura organizativa de cada entidad
- Gestionar grupos de usuarios
- Filtrar y exportar datos (notas de gastos, gastos, provisiones contables, justificativos, órdenes de misión, adelantos, vehículos)
- Gestionar proyectos / clientes / misiones / imputaciones analíticas utilizables
- Importar proyectos / clientes / misiones / analítica
- Gestionar tipos de gastos
- Gestionar el reconocimiento OCR al crear un nuevo tipo de gasto
- Gestionar la política de gastos de la empresa
- Gestionar las tarifas de gastos kilométricos
- Consultar y exportar la lista de vehículos (potencia fiscal, tipo de vehículo, tarjeta de circulación, ...)
- Personalizar los campos de los formularios de gastos
- Gestionar las tarjetas corporativas / de negocios para la integración de los estados de cuenta
- Gestionar las cuentas bancarias para reembolso SEPA
- Gestionar los diferentes importes y exportaciones de datos (banco, herramienta de viaje, software contable, software de nómina, SEPA, vale de comida, ...)
- Gestionar el plan contable (cuenta de gasto, cuenta de IVA, tasas de recuperación de IVA, plan contable multi-entidad, cuentas de empleados y métodos de pago, cuentas bancarias...)
- Activar o desactivar funcionalidades (dieta fija, recordatorio para validadores, envío automático de notas de gastos, personalización del tipo de cambio, ...)
- Etc.
Además, puedes tener un rol contable, puedes estar en modo de solo consulta si no deseas otorgar derechos de modificación, y puedes estar limitado a una población de colaboradores o una entidad. Así, solo verás las notas de gastos y la configuración de tu ámbito asignado.
Rol de acceso delegado
La funcionalidad de acceso delegado te permite transferir simplemente derechos de entrada o validación de notas de gastos durante un período o de manera permanente. Así, puedes delegar derechos a cualquier usuario, dándole acceso a la cuenta, sin compartir tus credenciales. Esta funcionalidad es particularmente práctica para delegar accesos de entrada a un asistente, o para delegar accesos de validación durante un período de vacaciones de un validador. Así, el delegado puede cambiar desde su espacio Expensya, hacia las cuentas de propietarios que le han sido asignadas para entrada y/o validación.
Además, el propietario de la cuenta para validación y el delegado para validación recibirán notificaciones por correo electrónico cuando se someta una nota de gastos para aprobación. Desde los ajustes personales del usuario, estas notificaciones por correo electrónico de accesos delegados pueden ser desactivadas.
También es posible desactivar la gestión de accesos delegados por parte de los empleados en el área de "acceso delegado" desde los ajustes de gasto.
