Konfiguration des trip-basierten Moduls für das nachhaltige Mobilitätspaket
Das Modul für das nachhaltige Mobilitätspaket ist mit allen Expensya-Angeboten verfügbar.
Dieses Modul kann vom Kontoadministrator konfiguriert werden und ermöglicht es den Mitarbeitern, je nach ihren Vorlieben, das Angebot Navigo Liberté (1,5 € pro Ticket) und die Obergrenze des nachhaltigen Mobilitätspakets zu nutzen.
In diesem Fall werden die Mitarbeiter umweltfreundliche Transportmöglichkeiten wählen, die in der Nähe ihres Wohnorts liegen.
Konfiguration des trip-basierten Moduls für das nachhaltige Mobilitätspaket
1. Konfiguration der Benutzergruppe:
- Beginnen Sie mit der Konfiguration der Benutzer, die nachhaltige Mobilitätsausgaben deklarieren werden.
- Erstellen Sie eine Gruppe namens Sustainable Mobility Package (Nachhaltiges Mobilitätspaket).
- Weisen Sie Mitarbeiter der Gruppe Sustainable Mobility Package zu.
Weitere Details zur Erstellung von Benutzergruppen finden Sie im folgenden Artikel: Benutzergruppen in Expensya erstellen
2. Konfiguration der Kategorie:
- Konfigurieren Sie förderfähige Verkehrsmittel zur Deklaration nachhaltiger Mobilitätsausgaben.
Beispiel: FMD - Elektrisches Fahrrad / Elektrischer Roller / FMD - Transport.
- Für die FMD-Kategorie aktivieren Sie das Mengenfeld, um die Fahrten der Mitarbeiter von zu Hause zur Arbeit zu zählen und das trip-basierte Paket anzuwenden.
Um dieses Feld zu aktivieren:
- Gehen Sie zum Tab Kategorieanpassung.
- Setzen Sie das Mengenfeld als Pflichtfeld.
- Beschränken Sie die Nutzung von Kategorien auf die Benutzergruppe Sustainable Mobility Package.
Um eine Kategorie einer spezifischen Benutzergruppe zuzuweisen:
- Gehen Sie zur FMD-Kategorie.
- Klicken Sie auf Weiter, bis Sie zum Formular zur Benutzergruppenzuweisung gelangen.
Weitere Details zur Erstellung und Konfiguration von Kategorien finden Sie im folgenden Artikel: Wie erstelle ich eine Kategorie und konfiguriere meinen Kontenplan?
3. Konfiguration des Genehmigungsworkflows für FMD-Ausgaben:
- Erstellen Sie eine Angelegenheit namens Sustainable Mobility (Nachhaltige Mobilität) für:
- Unterstützung der Benutzer bei der FMD-Deklaration durch Erinnerung an den Kontext der Ausgaben (FMD oder Spesenbericht).
- Konfiguration eines Genehmigungsworkflows, der sich vom Genehmigungsworkflow für Spesenberichte unterscheidet.
- Weisen Sie die Angelegenheit der Benutzergruppe Sustainable Mobility Package zu.
- Konfigurieren Sie den Genehmigungsworkflow für FMD, indem Sie den Genehmiger im Tab Genehmigung auswählen.
4. Konfiguration der trip-basierten Pauschale:
- Fügen Sie eine Ausgabenrichtlinie hinzu:
- Gehen Sie zum Reiter Verwaltung, dann Ausgaben und Anfragen und dann Ausgabenrichtlinien.
- Klicken Sie auf Neue Ausgabenregel hinzufügen.
- Wählen Sie die Regel Pauschalbetrag dem Mitarbeiter unter bestimmten Bedingungen erstatten.
- Wählen Sie den Pauschalbetrag:
Beispiel: 1,5 €.
- Geben Sie an, dass die Pauschale nur im Kontext des nachhaltigen Mobilitätspakets gilt, indem Sie die Angelegenheit Sustainable Mobility im Feld "Nach Angelegenheit oder benutzerdefiniertem Feldwert" auswählen.
Es ist auch möglich, zusätzlich zur Pauschalregel eine Deckelungsregel zu konfigurieren, um eine jährliche Budgetgrenze für nachhaltige Mobilitätsausgaben festzulegen.
Weitere Informationen zur Konfiguration von Ausgabenrichtlinien finden Sie im folgenden Artikel: Wie konfiguriere ich Ausgabenrichtlinien?
5. Konfiguration der FMD-Obergrenze:
- Fügen Sie eine Ausgabenrichtlinie hinzu:
- Gehen Sie zum Reiter Verwaltung, dann Ausgaben und Anfragen und dann Ausgabenrichtlinien.
- Klicken Sie auf Neue Ausgabenregel hinzufügen.
- Wählen Sie die Regel Automatische Begrenzung der Rückerstattung bestimmter Ausgaben auf eine Obergrenze.
- Wählen Sie den jährlichen Höchstbetrag:
Beispiel: 500 €.
- Geben Sie an, dass die Obergrenze nur im Kontext des nachhaltigen Mobilitätspakets gilt, indem Sie die Angelegenheit Sustainable Mobility im Feld "Nach Angelegenheit oder benutzerdefiniertem Feldwert" auswählen.
Um die periodische Obergrenze zu aktivieren, kontaktieren Sie bitte den Expensya-Support unter support@expensya.com.
Nutzung des trip-basierten Moduls für das nachhaltige Mobilitätspaket
- Mitarbeiter, der nachhaltige Mobilität praktiziert:
- Wählen Sie die Kategorie der nachhaltigen Mobilitätsausgaben aus, indem Sie nach der relevanten Kategorie suchen.
- Wählen Sie die Angelegenheit Sustainable Mobility, um sicherzustellen, dass der richtige Genehmigungsworkflow ausgelöst wird.
Tipp: Mitarbeiter mit nachhaltigen Mobilitätsausgaben können die Angelegenheit Sustainable Mobility als Standard für alle Ausgaben auswählen, um die Dateneingabe zu erleichtern. Dies kann in den persönlichen Einstellungen im Menü Standardkonfiguration erfolgen.
- Expensya erkennt automatisch, dass die trip-basierte Pauschale 1,5 € beträgt, und der Ausgabenbetrag wird automatisch mit der Anzahl der vom Benutzer deklarierten Fahrten multipliziert.
Beispiel: In unserem Fall hat der Mitarbeiter die Fahrt von zu Hause zur Arbeit dreimal gemacht. Folglich wurde der Ausgabenbetrag automatisch mit drei multipliziert.
Wenn der Mitarbeiter die vom Kontoadministrator festgelegte Obergrenze überschreitet (in unserem Fall 500 €), wird der Mitarbeiter benachrichtigt, und der erstattungsfähige Betrag wird auf die Obergrenze beschränkt.
- Mitarbeiter, der keine nachhaltige Mobilität praktiziert:
- Er wird keine Änderungen bei der Einreichung von Ausgaben bemerken, da er nicht zur Mitarbeitergruppe Sustainable Mobility Package gehört. Daher werden die Kategorien und die Angelegenheit nicht für ihn angezeigt.
