Configuración del FMD - Tarifa fija por viaje
El módulo de Paquete de Movilidad Sostenible por viaje está disponible con todas las ofertas de Expensya.
Este módulo puede ser configurado por el administrador de la cuenta y permite al empleado usar, según sus preferencias, la oferta Navigo libertad (1,5€ por ticket) y el límite del paquete de movilidad sostenible.
En este caso, el empleado utilizará los medios de transporte suave que están cerca de su hogar.
Configuración del FMD – Tarifa por viaje
- Configuración del grupo de usuarios: Comience configurando a los usuarios que van a declarar gastos de movilidad sostenible:
- Creación de un grupo "Paquete de Movilidad Sostenible"
- Asignación de empleados al grupo "Paquete de movilidad sostenible"
- Configuración de las categorías
A. Configure los modos de transporte elegibles para declarar gastos de movilidad sostenible.
Ejemplo: FMD – Bicicleta eléctrica / Patinete eléctrico / FMD – Transporte
B. En la categoría tipo FMD, active el campo cantidad que servirá para contabilizar el número de viajes "domicilio – trabajo" hechos por el empleado para aplicar la tarifa por viaje:
Para activar este campo, simplemente:
- Accede a la pestaña Personalización de categoría.
- Pon el campo "Cantidad" como obligatorio.
C. Limite el uso de las categorías al grupo de usuarios "Paquete de movilidad sostenible"
Para asignar una categoría a un grupo de usuarios en particular, simplemente:
- Accede a la categoría FMD
- Haz clic en el botón siguiente hasta llegar al formulario de asignación de grupos de usuarios,
- Configuración del flujo de validación para los gastos FMD:
a. El caso "Paquete de movilidad" a crear es útil para:
- Ayudar al usuario al declarar el FMD a recordar el contexto de su gasto (FMD o nota de gasto)
- Configurar el flujo de validación que es diferente al flujo de validación de las notas de gastos.
b. Asigne el caso al grupo de usuarios "Paquete de movilidad sostenible"
c. Configurar el flujo de validación de los FMD eligiendo al validador en la pestaña validación/aprobación
- Configuración de la regla fija por viaje:
A. Añadiendo una política de gasto:
- Accede al menú Administración pestaña Gastos y Solicitudes luego submenú Política de gastos
- Haz clic en Añadir una nueva regla de gasto
- Selecciona la regla Reembolsar un monto fijo al empleado bajo ciertas condiciones
B. Elige el monto de la regla fija:
Ejemplo: 1,5€
C. Especifica que el límite se aplica solo en el contexto del paquete de movilidad eligiendo el caso "Paquete de movilidad" en el parámetro "Según caso o el valor del campo personalizado":
Configuración del límite del FMD:
- Añadiendo una política de gasto:
A. Accede al menú Administración pestaña Gastos y Solicitudes luego submenú Política de gastos
- Haz clic en Añadir una nueva regla de gasto
- Selecciona la regla Limitar automáticamente el reembolso de ciertos gastos a un límite
B. Elige el monto del límite anual (Ejemplo: 500€)
C. Especifica que el límite se aplica solo en el contexto del paquete de movilidad eligiendo el caso "Paquete de movilidad" en el parámetro "Según caso o el valor del campo personalizado"
Uso del FMD – Tarifa por viaje
- Empleado que hace movilidad sostenible
A. Elige la categoría de gasto del paquete de movilidad sostenible, buscando la categoría en cuestión
B. Elige el caso FMD – Paquete de movilidad para asegurarse de que se activa el flujo de validación correcto
Consejo: los colaboradores que solo hacen gastos de movilidad sostenible, pueden elegir el caso "FMD – Paquete de movilidad" como el caso predeterminado a seleccionar en todos los gastos para facilitar la entrada. Deben dirigirse a los ajustes personales en el menú "Configuración por defecto"
C. Expensya reconoce automáticamente que la tarifa por viaje es igual a 1,5€ y el monto del gasto se multiplica automáticamente por el número de viaje declarado por el usuario.
Ejemplo: En nuestro caso el empleado ha hecho tres veces el viaje “domicilio – trabajo”. Posteriormente, el monto del gasto ha sido multiplicado automáticamente por tres.
- Empleado que no hace movilidad sostenible
No notará ningún cambio en la experiencia de añadir un gasto, ya que no pertenece al grupo de empleados "Paquete de movilidad sostenible", así las categorías y el caso no aparecerán para él.
